Dokumenthåndteringssystemer: En Kjøperhåndbok

Hvis du er i markedet for et dokumenthåndteringssystem, er et av de første spørsmålene du må svare om du vil huske systemet i bedriften din eller være vert i skyen . Mens begge alternativene gir et rammeverk for lagring og organisering av dine elektroniske dokumenter, har hver sine egne fordeler og ulemper.

Vår guide hjelper deg å forstå forskjellene mellom selvbehandlede og cloud-hosted dokumentstyringssystemer, samt funksjonene de inkluderer og fordelene de tilbyr. I tillegg gir vår guide tips om hva du skal se etter når du velger et dokumenthåndteringssystem.

Hva er et dokumenthåndteringssystem?

• Dokumenthåndteringssystemer er elektroniske arkivskap som gir et rammeverk for å organisere alle digitale og papirdokumenter.
• Disse systemene fungerer sammen med skannere, som konverterer papirdokumenter til digitale versjoner.
• Ved hjelp av sofistikerte søkemotorer gir dokumentstyringssystemer rask tilgang til ethvert dokument eller en fil.

Funksjoner av disse systemene:

• Lagre ulike dokumenttyper, inkludert tekstbehandlingsfiler, e-postmeldinger, PDF-filer og regneark
• Søke på et helt bibliotek med filer ved enkelt søkeord
• Begrens tilgang til bestemte dokumenter
• Overvåke hvem som viser dokumenter og når
• Sporingsredigeringer til dokumenter
• Hente tidligere versjoner av redigerte dokumenter
• Kontrollere og regulere når utdaterte dokumenter kan slettes
• Få tilgang til, redigere og dele dokumenter via mobile enheter

Edito rs notat: Leter du etter et dokumenthåndteringssystem for din bedrift? Hvis du leter etter informasjon som hjelper deg med å velge den som passer for deg, bruker du spørreskjemaet nedenfor for å få vår søsterside, BuyerZone, til å gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

Hva ekspertene sier: Jeff Pickard, administrerende direktør i Lucion Technologies, leverandør av dokumenthåndteringsløsninger, sa at disse systemene hjelper bedrifter å organisere alle sine papir- og digitale filer på ett sentralt sted, hvor alle på kontoret har tilgang.

"Det er en utfordring for bedrifter å holde følge med alt papirarbeid og elektroniske filer som kommer inn i et hjemmekontor eller virksomhet hver dag, "sa Pickard til Mobby Business. "Det starter vanligvis sakte - en epost her, kvittering der, innkommende fakturaer og kundekorrespondanse - og før du vet det, har du et fjell papir og ingen måte å finne dokumentene du trenger."

Nå som du vet hva et dokumenthåndteringssystem er, bør du bestemme hvilken type som passer best for dine behov - en selvbetjent eller skybasert løsning. Begge systemene har de samme funksjonene, men de har flere viktige forskjeller.

Selvbehandlet dokumentstyringssystem

• All programvare er lagret i bedriften din på bedriftens egne servere.
• Du kan lagre så mange dokumenter og filer som serveren tillater.
• Programvaren har en engangspris basert på antall brukere. Selvstyrte systemer koster vanligvis minst tusen dollar. Noen systemer krever en innledende avgift for programvaren, samt lisensavgifter for hver bruker. I tillegg krever noen en installasjonsavgift.
• Det er et valgfritt årlig gebyr for kontinuerlig støtte og programvareoppgraderinger.

Fordeler: Den største fordelen med et selvstendig dokumenthåndteringssystem er at du alltid er inne kontroll over systemet og ikke stole på noen andre for å holde den oppe og i gang. Du er ikke avhengig av internett heller. Hvis din onlineforbindelse går ned, har du fortsatt tilgang til alle dokumentene dine.

Ulemper: Ulempen kommer i store kostnader, samt den ekstra årlige regningen av programvareoppdateringer. I tillegg er det opp til deg å sørge for at du har et riktig backup-system på plass, siden filene dine ikke lagres automatisk i skyen. Et annet mulig negativt er at ikke alle self-hosted systemer arbeider med både Windows og Mac-datamaskiner; mange er kompatible med bare den ene eller den andre.

Cloud-Hosted Document Management System

• Alle programvarene er vert for leverandøren din og tilgjengelig online.
• Du kan logge deg på disse systemene fra hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet som er koblet til Internett.
• Du betaler en månedlig avgift for hver bruker. Kostnadene varierer fra noen få dollar til nær $ 100 per bruker, avhengig av leverandøren, antall funksjoner du velger og mengden lagring du vil ha.
• Systemleverandøren, uten ekstra kostnad, håndterer programvareoppgraderinger og vedlikehold .

Fordeler: De største fordelene er at du ikke trenger et IT-team for å installere programvaren og holde den i gang, og at det ikke er store kostnader på forhånd. Du kan også tappe inn i disse systemene fra hvor som helst som har tilgang til Internett, og du trenger ikke å sikkerhetskopiere filene dine, siden de automatisk lagres i skyen.

Ulemper: Du er din nåde leverandør for å holde systemet i gang. Hvis leverandøren din har et problem med datasenteret, kan det forhindre deg i å få tilgang til filene dine til situasjonen er løst. I tillegg, hvis Internett-tilkoblingen din mislykkes, vil du ikke kunne komme til filene dine.

Sara Sutton Fell, administrerende direktør og grunnlegger av FlexJobs, sa at hun liker å lagre alle filene digitalt og i skyen tillater henne å få dokumentene hvor som helst hun er, som er spesielt viktig fordi hun jobber eksternt. "Å ha tilgang til all vår dokumentasjon, uansett hvor vi fysisk jobber fra, er fantastisk," sa Sutton Fell. "Jeg vet at hvis jeg går til en konferanse eller bare kaffebaren til å jobbe på ettermiddagen, kommer alle dokumentene mine med meg."

Vanlige spørsmål om dokumentstyringssystemer

Er du fortsatt usikker på hva et dokumentstyringssystem gjør? Ikke noe problem. Her er noen spørsmål og svar som kan gi mer klarhet.

Spørsmål: Er dokumentstyringssystemer kun verdifulle for store organisasjoner, eller kan små bedrifter også få fordel av dem?

A:

Selv om de kanskje ikke har det store antallet filer som større organisasjoner gjør, kan små bedrifter fortsatt ha fordel av dokumentstyringssystemer, sier Jesse Wood, administrerende direktør for eFileCabinet. "Et dokumenthåndteringssystem er en flott måte for bedrifter å bli mer effektive i sine respektive bransjer , uavhengig av størrelsen på selskapet eller hvor mange kunder det har, "sa Wood.

Q: Jeg ser ofte referanser til dokumenthåndteringssystemer, dokumenthåndteringsprogramvare og dokumenthåndteringsløsninger. Hva er forskjellene?

A:

Til tross for de forskjellige navnene, utfører de alle de samme oppgavene. Mary Williams, markedsføringsdirektør for DocuWare, sa at forskjellene er et spørsmål om semantikk. "Vår industri gjør en god jobb forvirrende for publikum, fordi det er mange begreper der ute som er utskiftbare," sa hun. Spørsmål: Hva er forskjellen mellom sky-lagring og skybaserte dokumentstyringssystemer?

A:

Mens skylagring bare fungerer som et sted å huse dokumenter i skyen, er skybaserte dokumentstyringssystemer en mye mer robust løsning som hjelper bedrifter å håndtere sine viktige dokumenter, sa Wood.

"Som et lagringslager, mangler skylagring samarbeid, sikkerhet og diverse automatiseringsfunksjoner i et dokumentstyringssystem, nemlig i form av revisjonsstier, brukerrettigheter, templering, versjoner og bankkvalitets kryptert fildeling, sier han. Q: Hvordan får du dokumenter som er lagret i systemet?

A:

Det finnes flere måter å legge til filer, for eksempel å laste dem opp fra datamaskinen og skannepapiret dokumenter direkte inn i systemet. Pickard sa at skanningskapasiteten er en stor del av et system.

"Skanning tar bare noen sekunder, og hvis du får den riktige teknologipakken, kan du automatisk opprette redigerbare søkeordsøkbare filer i et universelt format, som PDF, mens du skanner, "sa han. "En god skanningsløsning gjør det også enkelt å skanne masseskanning, og gjenkjenne hvor separate dokumenter begynner og slutter i en stabel og sender dem til den riktige mappen, som en virtuell filist." Spørsmål: Hvordan finner du dokumenter i systemet etter at de er arkivert?

A:

Disse systemene tilbyr mange måter å raskt finne dokumenter på, blant annet ved å søke i filens tittel, forfatterens navn og når det ble lagt inn i systemet. I tillegg tillater mange av disse løsningene å søke etter innhold i hver fil.

"Hvis du finner en løsning med integrerte søkefunksjoner, kan du bare gjennomføre et søkeordssøk for å trekke opp dokumenter på sekunder [og motta] en forhåndsvisning for å sikre at du har den riktige filen før du åpner den, "sa Pickard. Q: Fungerer dokumentstyringssystemer med andre programmer jeg allerede bruker?

A:

Mens de fleste systemer har integreringer for Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks og flere andre populære programmer, noen inkluderer også et programmeringsgrensesnitt (API) som muliggjør tilpassede integrasjoner.

"En dokumentadministrasjonsteknologi med en åpen API utvider denne tilpasningsgraden til organisasjoner som ønsker å skreddersy dokumentstyringssystemet til sine konkrete tiltak, sier Wood. Q: Foruten å holde deg mer organisert, kan dokumenthåndteringssystemer hjelpe deg med å få arbeid gjort på andre måter?

A:

Ja og en vei er med arbeidsflytverktøy s, som hjelper bedrifter å holde oppgaver og prosjekter på sporet. Disse verktøyene, som er inkludert i enkelte systemer, gir beskjed til ansatte når det er deres tid til å jobbe på enkelte oppdrag og bidra til at oppgavene aldri går seg vill i en ansattes innboks, sier Errick Anthony, prosjektleder for LSSP Corporation, en dokumentadministrasjonsleverandør .

"Workflow betyr muligheten til å la en person eller gruppe mennesker vite at handling må utføres på en fil for å fullføre prosessen," sa Anthony. "Arbeidsflytbehandling inneholder også muligheten til å spore og administrere disse filene av en leder." Q: Med dokumentstyringssystemer, har alle brukere tilgang til alle filer?

A:

De fleste dokumentbehandling Systemer har sikkerhetsrestriksjoner som kan kontrollere hvilke ansatte som har tilgang til hvilke filer. Dette sikrer at ansatte ser bare de dokumentene de burde.

"Sikkerhet har en så viktig rolle i dokumentstyringssystemet," sier Anthony. Q: Hva skjer hvis en katastrofe rammer min virksomhet? Er filene og dokumentene lagret i systemet mistet for godt?

A:

En stor fordel med de skybaserte løsningene er at dataene dine er lagret trygt på stedet. "Dokumenthåndteringssystemer muliggjør en øyeblikkelig forretnings beredskapsplan, ettersom sikkerhetskopiene dine er lagret i utgangspunktet i sjeldne tilfeller av skade eller ødeleggelse på stedet," sa Anthony.

Brukerhåndterer for dokumentstyringssystemer Virksomheter vi snakket med rapporterte noen få fordeler med å bruke disse systemene. Her er noen av de største plussene som de pekte på.

Enkel tilgang:

John Bustrum, administrerende direktør og grunnlegger av My 403b Coach, sa at å ha slik programvare på plass, betyr at han ikke lenger trenger å lagre masse filer på sitt skrivebord . I stedet, når kundene ringer, kan han umiddelbart finne de dokumentene han trenger på sin datamaskin.

• Lett å søke : Å kunne lete gjennom selskapets dokumenter er en stor fordel, sa Karen Walker, grunnlegger av One Team Consulting. Hun sa at muligheten til raskt å søke etter og hente presentasjoner og notater er uvurderlig.
• Bedre samarbeid: Å bli kvitt kopi av dokumenter gjør det enkelt for ansatte å jobbe med hverandre, sier Gary Tuch, grunnlegger av professor Egghead Science Academy. Når flere ansatte jobber av ett dokument, og det skjer stadig redigering, sikrer dokumentstyringssystemer at arbeidstakere alltid har den mest oppdaterte kopien. Medarbeidere spilder ikke tid på å skrive ut revisjoner eller dobbeltsjekker for å sikre at de har den nåværende versjonen, tilføyde Tuch.
• Sparer plass: Utveksling av papirdokumenter for digitale versjoner kan spare en enorm mengde fysisk plass, sier Randy Jourgensen , eier av Digital Office Solutions. Siden han har omgjort sitt kontor til et papirløst miljø for over 15 år siden, har Jourgensen kunnet konvertere plass som tidligere ble brukt til filoppbevaring i rom som kan generere inntekter.
• Hva skal vi se etter i et dokumenthåndteringssystem? Vi spurte våre eksperter om å markere hva de synes er noen av de viktigste funksjonene og funksjonene som små bedrifter bør se etter når de velger en dokumenthåndteringsløsning.

Filstruktur

: Systemet skal tilby en brukervennlig filstruktur som gir mening for brukere, for eksempel en kabinett-skuff-mappe tilnærming.

• Søker : Du vil ha et bredt utvalg av muligheter for raskt å finne filer. Du bør kunne søke ikke bare av filens navn, men også av innholdet inne i filen.
• Enkel bruk : Systemet skal være enkelt for ansatte å bruke. Hvis det er for vanskelig, vil du ikke få fullstendig innkjøp fra personalet, noe som vil gjøre systemet mindre effektivt.
• Mobil tilgang : Du vil ha et dokumenthåndteringssystem som er tilgjengelig via smarttelefoner og nettbrett.
• Integrasjon : Systemet bør enkelt integreres med de programmene du allerede bruker, for eksempel e-postklienten og kundeforbindelsesstyringsprogramvaren.
• Skanning : Løsningen skal være kompatibel med en rekke skannere .
• Sikkerhet : Systemet bør tillate deg å begrense hvem som kan se bestemte mapper og filer. Du bør være i stand til å angi tilgangstillatelser av medarbeider.
• Nå som du vet hvilke typer dokumenthåndteringssystemer som er tilgjengelige og hva hver tilbyr, må du bestemme hvilken løsning som passer best for deg. For å begrense valgene dine, sjekk ut vår beste plukker-roundup-side. Klar til å velge et dokumenthåndteringssystem? Her er en oversikt over vår komplette dekning:

Best Document Management Software og -systemer 2018

Best Document Management Software Total

• Best Low Cost Document Management
• Beste dokumenthåndtering for små bedrifter
• Beste mobildokument Ledelse
• Redaktørens notat: Leter du etter et dokumenthåndteringssystem for din bedrift? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruker du spørreskjemaet nedenfor for å få vår søsterside, BuyerZone, til å gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

• ---

  

  5 Funksjoner å se etter i en CRM-løsning

  CRM-løsninger (CRM) kan gjøre mye mer enn å organisere kontakter og fungere som en digital rolodex. Med de riktige funksjonene kan CRM-programvare også hjelpe deg med å øke salget ved å holde øye med kunder, fra ledende prospekter nærmer seg å lukke salget og opprettholde kundeloyalitet. Det kan også spare deg for tonnevis av tid og penger gjennom salgsstyringsautomatisering.

  (Solutions)

  

  Beste kredittkortprosessorer 2018

  Godta kredittkort er en av de beste beslutningene en liten bedrift kan gjøre. Hvis du bare aksepterer penger, går du glipp av salg. Men for mange bedriftseiere velger den vanskeligste delen et kredittkortprosessor. Med hundrevis av kredittkortprosessorer tilgjengelig, og med mange måter bedrifter kan godta kredittkort, er det lett å føle at du er over ditt hode.

  (Solutions)