Rengjør det! Å være produktiv på jobb starter med organisasjonen


Rengjør det! Å være produktiv på jobb starter med organisasjonen

Hva er ditt største hinder for produktivitet på jobb? For noen mennesker er det konstant buzz av smarttelefonvarsler og e-postmeldinger; For andre er det distraherende forstyrrelser fra medarbeidere. Men for mange arbeidere er den eneste tingen som står i vei for effektivitet, ganske enkelt ikke i stand til å raskt finne det de trenger for å fullføre en oppgave.

"Å være uorganisert koster deg tid og penger," sa Donna David, grunnlegger av organisasjonskonsulentfirma Donna David og Co. "[People] kan tilbringe timer på jakt etter ting på kontoret og på datamaskinen."

"For mye papir, teknologi, e-post, telefonsamtaler, fakser, etc. Overveldende og hindrer produktiviteten, som da påvirker andre områder av livet ditt, "la John Rowley, en helse- og velværeinstruktør og forfatter.

Selv om et rotete skrivebord ofte er et tegn på uorganisering, er det fysiske arbeidsområdet ikke det eneste stedet rotet kan pile opp . Jen Cohen-Crompton, en sjefsproduktivitetsekspert og sjefsredaktør ved forretningssoftware og tjenesteleverandør The Neat Company, mener at mange profesjonelle i dag kjemper for "digital hoarding" og holder fast på filer, bilder, e-post og andre digitale eiendeler lo ng etter at de har tjent deres hensikt.

"[Digital hoarders] har ofte mentaliteten at de ikke vil bli kvitt noe de kanskje måtte ha av en eller annen grunn," fortalte Cohen-Crompton Mobby Business. "De kan gjennomgå sine dokumenter med hensikt å avskjære, men ender ikke med å slette fordi de tenker," Hva om jeg trenger denne dagen? " [eller] de bekymrer seg for at en slettet e-post kan føre til et problem i fremtiden når de trenger å hente spesifikk informasjon. I utgangspunktet holder de på sine digitale dokumenter fordi de tilordner en større betydning for dokumentet enn faktisk eksisterer. "

Å fortelle rotet ditt betyr å bruke mindre tid på å lete etter det du trenger, og derfor kan du forbedre effektiviteten din på jobben. Hvis du vil ødelegge dine vaner - både fysisk og digital - og bli mer organisert og produktiv, her er noen tips for å komme i gang.

Forhandle papir raskt. Rowley informert Følg en "berøringspapir-en gang" -regel: Så snart du har gjennomgått et utskrevet dokument, må du enten legge det i vei, kaste det eller ta det til for å redusere skrivebordet ditt. Du kan bruke samme regel i e-postboksen din, sa han.

For papirfiler som fakturaer og kvitteringer som må lagres en stund, anbefalte David å skanne og konvertere dem til digitale filer slik at du kan rive og resirkulere det fysiske kopier og lagre skrivebordsplass.

Fjern skrivebordet. Forsikre deg om at ingenting utenom er utelatt på skrivebordet ved slutten av arbeidsdagen, sa David. Dette betyr at arbeidsområdet ditt vil være rent og klart til en ny start om morgenen.

Lag en liste. Til tross for de mange notatbøkene og digitale kalendere som er tilgjengelige, tilordner mange fagfolk deres organisasjonsferdigheter til en gammeldags , håndskrevet liste over oppgaver. Snarere enn å ha ulike papirer spredt over skrivebordet ditt, fordi du må adressere dem i løpet av dagen, kan du skrive dem ned på en liste, og du kan sette dem ut og bare ta dem ut når du er klar til å takle oppgaven.

"Det er noe om å sette en penn til papir og skrive ut en oppgaveliste som hjelper deg med å holde orden," sa Samantha Lambert, direktør for menneskelige ressurser på webdesignbyrået Blue Fountain Media. "Ved å ha en håndskrevet gjøremålsliste, med alle oppgaver prioritert av nummer, blir mine oppgaver for dagen aldri tapt blant alle de andre tingene som skjer på datamaskinen min i løpet av en dag. Sette opp den håndskrevne listen i morgenen bidrar til å skissere hvordan dagen vil se ut og gjøre det klart i begynnelsen av dagen hva som må gjøres. "

Ditch ubrukte programmer og filer. På samme måte som det fysiske skrivebordet, bør du forsøke å holde det virtuelle skrivebordet rent og ryddig, sa Cohen-Crompton. Avinstaller eller fjern ikoner for programmer du ikke bruker, og hold filene dine organisert basert på det som trengs mest, umiddelbart.

Opprett et effektivt arkiverings- og filnavnesystem. Med så mange bedrifter som bruker skybasert samarbeid verktøy og arbeid med flere versjoner av det samme dokumentet, betaler det seg å få et teamwide system for navngivning, lagring og tilgang til disse digitale filene.

"Kom opp med navngivningssystem for dine egne filer, eller om du kan, for organisasjonen din, "sa Lambert. "Når du prøver å få tilgang til et dokument som du lagret noen måneder tilbake, lagres en struktur for måten filene lagres på.

Lambert anbefalte også å dele alle versjoner av hvert dokument du lagrer, spesielt når folk gjør oppdateringer og rediger. Unngå forvirring andkeep filer organisert etter bestemt dato i navngivningssystemet for filene dine, sa hun.

Bruk teknologi til din fordel. Det finnes utallige programmer og programmer tilgjengelig for folk som vil ha for å få sine filer og daglige gjøremålslister i rekkefølge. Ikke sikker på hvor du skal begynne? Se på de topprangerte appene på mobilenheten, eller spør deg rundt kontoret og sosialkretsene for å finne ut hvilke organisasjonsapplikasjoner de vil anbefale. Hvis du leter etter et dokumentstyringssystem på profesjonelt nivå, sjekk ut Business News Dailys beste plukkeliste.

Uansett om eiendelene dine er fysiske eller digitale, er nøkkelen til å få (og beholde) dem organisert er å lære å iden tify hva som kreves for ditt daglige arbeid og hva som ikke er, sa Cohen-Crompton. Hun anbefalte å gjennomføre en revisjon av alt på skrivebordet og enheter og vurderer hvilken hensikt hvert element eller fil faktisk tjener.

"Finn ut hva som er nødvendig for å beholde - og sørg for at det er klart definert - og hva som kan gå, og deretter faktisk bli kvitt ting, sier Cohen-Crompton. "Evaluer hvert dokument. Fjern øyeblikkelig duplikater, bli kvitt ting som er utdaterte, og slett [filer] som ikke lenger tjener deg."

For digitale filer kan arkivering være en god løsning for e-post eller dokumenter du ikke Jeg trenger ikke akkurat nå, men vil trenge i nær fremtid. Cohen-Crompton rådet til å flytte filer til et arkiv for å få dem "ute av syne", noe som vil skape mindre rot i din aktive innboks eller dokumentmappe. David enige om at det digitale arkiveringssystemet ditt skulle speile papirarkiveringssystemet, med bestemte mapper som er fargekodede om nødvendig for å hjelpe deg med å finne arkiverte dokumenter raskere når du trenger dem.

Til slutt, det beste du kan gjøre å holde orden, er å gjøre en vane med å håndtere alt med en gang, da det kommer opp.

"Les det, svar så, slett [eller] arkiv," sa Cohen-Crompton. "Å adressere det potensielle rotet på vei inn eliminerer å måtte håndtere det senere og forsøke å tvinge det tilbake."


6 Rare og interessante Office Desk Solutions

6 Rare og interessante Office Desk Solutions

Ikke alle er en fan av det tradisjonelle kontorbordet og stoloppsettet. Noen av oss er for rastløse og trenger å gjøre noe mer aktivt i løpet av 9 til 5 dager enn å sitte stille på tastaturene våre. Noen av oss trenger mer fred og ro for å fokusere, og noen av oss trenger bare å være komfortable. Vi har samlet en liste over interessante møbler og utstyr som introduserer nye måter å sitte, stå og pedal på når du får arbeidet ditt.

(Karriere)

Menn stresset mest av arbeid, kvinner etter livet

Menn stresset mest av arbeid, kvinner etter livet

Mens personlige saker som familieproblemer og levende situasjoner kan forårsake mest stress for kvinner, viser ny forskning at det er problemer på jobben som gir menn mest angst. En studie fra Polaris Marketing Research angående kildene til stress viste at menn var mer sannsynlig å si arbeid problemer forårsaket dem angst, mens kvinner var signifikant mer sannsynlig å sitere økonomiske problemer, mangel på tid, familieproblemer, leveforhold og forhold til forhold.

(Karriere)