Velge prosjektstyringsprogramvare: En kjøpsguide


Velge prosjektstyringsprogramvare: En kjøpsguide

Prosjektstyringsprogramvare er en allsidig måte å strømlinjeforme prosessen med å administrere et prosjekt, enten det er å designe og bygge innvendig i en bygning eller lage et nettsted for en klient. Prosjektstyringsprogramvare hjelper til med å forene prosessen, i stedet for å tvinge lag til å jobbe på tvers av flere forskjellige applikasjoner. I stedet blir alle kommunikasjonsverktøy, fildeling, oppgave og deadline-overvåkning og rapportering samlet i ett program.

Prosjektstyringsprogramvaren fungerer som en sanntidss arbeidsplass som bidrar til å holde øye fokusert på det store bildet, samtidig som det er effektivt administrerer daglige detaljer. Det aller beste er dynamisk, automatisk omplanlegging av arbeid når en deadline blir savnet. Noen omlegger arbeidet avhengig av ferdigstillelse av den sentrale oppgaven.

Det er viktig å gjenkjenne at prosjektstyringsprogramvaren er utviklet for fulle prosjekter som tar tid og samarbeid å fullføre. De er sannsynligvis for omfattende og dyptgående for rutinearbeid. For eksempel kan bruk av prosjektstyringsprogramvare for å sette opp og konfigurere et datanettverk være ganske nyttig. Men bruk av prosjektstyringsprogramvare for å opprettholde et datanettverk vil trolig være clunky og forvirrende.

En god tommelfingerregel for å avgjøre om du jobber med et prosjekt, er å spørre: "Har jeg en endelig startdato? Jeg har en endelig frist? Har jeg en klar forståelse av mine mål mellom nå og da? "

" Et selskap trenger prosjektstyringsprogramvare når de samordner mellom flere enkeltpersoner eller forretningsenheter, både internt eller eksternt, for å fullføre oppgaver som involverer en rekke leveranser eller reklamer, sier Conrad Magalis, markedsføringsansvarlig for Advance Acceptance. "Det er en best practice, slik at all informasjon og samtaler knyttet til et bestemt prosjekt eller en oppgave kan dokumenteres og delegeres til hver interessent som er involvert."

Tegnetekstene som en organisasjon trenger prosjektledelse inkluderer følgende:

  • Prosjekter forsinket på grunn av overdreven e-postkorrespondanse, og arbeid blir begravet i gruppemedlemmernes innboks
  • Forvirring rundt altfor opptatt og ikke-brukervennlig regneark
  • Ubesvarte frister, enten med individuelle oppgaver eller komplette prosjekter, på grunn av manglende ansvar og åpenhet i prosessen
  • Dårlig kommunikasjon mellom lagmedlemmer og ledere på grunn av manglende rapportering om status for prosjektet eller individuelle oppgaver
  • Overlappende eller overflødig arbeid på grunn av forvirring rundt hver gruppemedlems spesifikke rolle
  • Uklare eller ubesvarte tidslinjer som følge av dårlig planlegging eller dårlig kommunikasjon

Leveraging av prosjektstyringsløsninger i riktig situasjon kan strømlinjeforme hele prosessen, en oppnå ditt team for å levere høyere kvalitetsarbeid på kortere tid. Den beste programvaren lar deg lagre og spore flere prosjekter samtidig, noe som gjør det enkelt å overvåke tidsfrister og individuelle lagmedlemmeres framgang. I hovedsak kan arbeidsbelastningen din lagres på en enkelt plattform, hvor hver av gruppemedlemmene har tilgang til all den informasjonen de trenger for å oppfylle sin egen rolle.

Prosjektstyringsprogramvare starter ofte med et dashbord som fungerer som hjemmebase og gir tilgang til alle de viktigste funksjonene i programvaren. Fra dashbordet kan brukerne ofte lage nye prosjekter, samt administrere og organisere gamle. I mange prosjektledelsesløsninger er det også oversikt over aktive og gjennomførte prosjekter, som brukerne kan få tilgang til når som helst. Dashboards kan ofte deles på tvers av hele lag, noe som gir dem all enkel tilgang til relevante prosjekter og oppgaver.

"Prosjektledelsessoftware gir brukerne mulighet til å konsolidere arbeidsaktiviteter på en sentral plattform, slik at ansatte kan spare tid ved å plassere alle oppgavene på ett grensesnitt, sier John Furneaux, administrerende direktør i prosjektledelsefirmaet Hive, til Mobby Business. "Spekteret av programvare varierer fra oppstart - for eksempel Hive - til veteranspillere som SharePoint. Alt prosjektledelsesprogramvare varierer i sine evner, og det er viktig å vurdere hva forretningsbehovene er og hvordan prosesser kan forbedres."

Prosjekter og oppgaver kan vanligvis opprettes (eller forespurt om en overordnet må godkjenne prosjektet før det begynner) direkte i prosjektstyringsprogramvare. Når et prosjekt er opprettet, har brukerne tilgang til en rekke verktøy for å organisere og koordinere spesifikke aspekter av hvert prosjekt, sikre ansvar for aktualitet og kvalitet til spesifikt tilordnede oppgaver.

Ansatte kan også planlegge og spore oppgaver og prosjektets tidslinjer med sofistikerte verktøy som Gantt Charts. Disse verktøyene hjelper med å holde lagmedlemmer på samme side, selv om de ikke jobber på samme fysiske plassering, og lette byrden på å møte stramme tidsfrister. Siden lagmedlemmer er i stand til å se hvilke oppgaver som er tildelt hverandre, kan de koordinere mellom hverandre langt lettere. Noen programvare har selv innebygde chat-applikasjoner, noe som gjør samarbeid øyeblikkelig og direkte.

For ledere er full kontroll over prosjektets retning nøkkelen. Ledere kan omfordele arbeid eller blande rundt tildelte oppgaver hvis ett lagmedlem er overveldet mens andre ikke er, og styrer ressursene bedre på fly. Med detaljerte oversikter og rapporter kan ledere også lettere holde seg oppdatert med nye utviklinger. Et hvilket som helst komplekst prosjekt har mange bevegelige deler, så det er viktig å holde beslutningstakerne informert - det er hva prosjektstyringsprogramvaren gjør for ledergruppen din.

Mens de fleste kvalitetsprosjektstyringsprogrammer tilby alle funksjonene som er skissert ovenfor, ingen to er nøyaktig det samme. Det gjør utvelgelsesprosessen en viktig del av organisasjonens suksess. En stor bedriftsvirksomhet vil for eksempel ha forskjellige behov enn en liten oppstart med et lite lag. For å undersøke hver søknad nøye, og å stille de riktige spørsmålene, er nøkkelen. «

« Bedrifter bør ta seg tid til å demo flere alternativer før de går fremover, samt factoring i "adopsjonstid" for teamet og klientene å bli vant til å bruke søknaden , Sa Magalis. "Hvis du jobber på et høyt teknisk felt (for eksempel IT), kan det være mer vanlig enn i andre bransjer å ha erfaring med prosjektledelsesprogrammer."

Det kan også være nyttig å identifisere de spesielle problemene du for øyeblikket har ledende prosjekter. Ved å gjenkjenne hvor fallgruvene ligger - kanskje det deles rettidig oppdatering med en klient eller kanskje det er intern kommunikasjon - du kan lettere fokusere på programvare som styrker dine sterke sider og støtter dine svakheter. Hver prosjektstyringsapplikasjon har sine egne standout-funksjoner, så det er viktig å velge en som utfyller teamet ditt.

Til slutt velger du et system du enkelt kan implementere og bruke, er nøkkelen. Hvilken god er en løsning som bringer med seg en klumpete utrulling, noe som skaper hodepine for teamet ditt og fører til en motproduktiv innsats bare for å få det oppe og løp? Videre, hvis ansatte ikke kan lære å bruke systemet, gir det i tillegg null fordeler. Implementering og brukervennlighet bør være viktige faktorer for å gjøre beslutten din.

"Det er vanskelig å implementere et enterprise project management system. Dette er et kulturelt, ikke et verktøy problem," sa Alan Zucker, grunnlegger av Project Management Essentials. "De fleste organisasjoner har ikke konsekvent og standard praksis for å administrere prosjekter og rapportering om porteføljeprestasjon. Noe som tilsynelatende enkelt som å ha en standard dag for rapportering av status over hele bedriften, kan sende shockwaves, da folk er vant til å rapportere status på en bestemt dag, vanligvis på grunn av deres ledelsesstatuskadence. "


Slik starter du din egen klærlinje

Slik starter du din egen klærlinje

Har du noen gang drømt om å være mote designer? Kanskje du aldri kunne finne klær du likte, så du gjorde din egen, eller kanskje du ble forelsket i hjemmeklassen din i middelskolen. Men denne banen startet for deg, den har potensial til å ende i et vellykket motemerke. Du kan ikke vise din linje i New York Fashion Week, men du kan fortsatt opprette og starte din egen linje.

(Virksomhet)

Gjenta mediaposisjoner er nøkkelen til effektive PR-kampanjer

Gjenta mediaposisjoner er nøkkelen til effektive PR-kampanjer

Planlegger en PR-kampanje? Ikke forvent å sette virksomheten på kartet med en enkelt medieplassering. Ny forskning finner ut at gjentatt eksponering er nøkkelen til å få merkevarekjennskap og engasjement. Bospar, et PR-firma for PR, spurte 1.010 amerikanske voksne for å avgjøre hvor sannsynlig folk skal besøke et teknologiselskaps nettsted, basert på mediedekning.

(Virksomhet)