Cybersikkerhet i skattesesongen: Hvordan beskytte dine økonomiske data

Cybersikkerhet er viktig året rundt, men spesielt i løpet av skatteperioden, en tid da bedriftseiere ofte deler sensitiv informasjon med fagfolk, ofte over Internett. Hackere som vil gjerne ta hånd om dine personlige og forretningsmessige opplysninger, vet at små bedrifter kanskje ikke har de samme kildesikkerhetsressursene som større selskaper, noe som gjør dem enkle mål. Så Mobby Business snakket med David Wagner, administrerende direktør for e-postkrypteringsselskapet ZixCorp, om trinnene entreprenører bør ta for å sikre at deres sensitive data ikke går i stykker.

Mobby Business: Hvilken forberedelse skal små bedrifter ta opp til

David Wagner: Når småbedrifter begynner å trekke sammen skattedokumenter, vil de sørge for at de tar viktige grunnleggende sikkerhetsregler.

Eventuell sensitiv eller identifiserende informasjon skal krypteres hvis det deles utenfor firmaet via e-post, og du bør alltid sørge for at sluttmottakeren er den tiltenkte personen. Med økningen av W-2-svindelskadende firmaer i år, kan du ikke være for forsiktig.

I tillegg foreslår vi at alle CPA- eller eksterne skatteprofessorer du jobber med, bruker kryptering når du deler forretningsinformasjonen din med dem. Hvis en skattemessig ber deg om å dele informasjon på nettet eller i e-post, er det viktig at informasjonen utveksles sikkert.

Mobby Business: Hva er de vanligste feilene eller overbevisningene som småbedrifter begår når det gjelder skatter?

Wagner: Vi ser mange småbedrifter eiere deler sin personlige informasjon med sin regnskapsfører eller skattemessig profesjonell over e-post, uten å bruke en krypteringstjeneste. Kriminelle er godt klar over at skattedagen kommer, og de retter seg mot intetanende bedriftseiere ved å utgjøre seg som skattemyndigheter ved bruk av phishing-angrep. Aldri klikk på koblinger du ikke stoler på eller send privat informasjon over ukryptert e-post. I stedet, gi skattemyndighetene en samtale for å diskutere eventuelle spørsmål han / hun måtte ha.

En annen vanlig feilmelding kommer når småbedriftseiere velger passordene sine for nettbaserte regnskapstjenester. De to vanligste passordene i verden er "123456" og "passord", ifølge SplashData. Unngå enkelt hackable passord ved å rydde bort barns navn eller fødselsdatoer. Sørg for å bruke en blanding av store og små bokstaver, tall og symboler.

Mobby Business: Hvordan kan små bedrifter sikre at fagfolk sikrer sin mest sensitive skattinformasjon?

Wagner: Små og mellomstore bedrifter trenger å snakke med sin skattemessige for å sikre at de tar de nødvendige forholdsregler for å beskytte bedriftseierens data. Hvis du kommuniserer via e-post, spør hva slags e-postkrypteringsalternativer de har. For de som bruker elektroniske regnskapstjenester, se på selskapets nettsted for å se hvilke sikkerhetsfunksjoner de tilbyr.

Du vil søke etter passordbeskyttede sikkerhets- og krypteringstjenester for å dele filer online.
Mobby Business: Are Er det noen ekstra skritt som små bedrifter kan ta for å sikre sensitiv informasjon og kommunikasjon?

Wagner: Småbedriftseiere bør ha en samtale med ansatte for å sikre at de er klar over potensielle farer for dataene sine online og strategier for å Beskytt personlig informasjon mot trusler. En nylig undersøkelse av IT- og IT-sikkerhetsspesialister ved Raytheon fant at 70 prosent av respondentene sa at de ser flere hendelser forårsaket av utilsiktede feil enn ved forsettlige eller ondsinnede angrep. Alle ansatte må ha sterke passord som beskytter sine enheter - smarttelefoner og bærbare datamaskiner inkludert. Oppfordre også ansatte til å bare bruke Wi-Fi-nettverk de er kjent med for å unngå unødig informasjonsdeling. Overvei å registrere deg for et webinar for sikkerhetssikkerhet eller treningsøkt, slik at alle ansatte kan få opp til hastighet på enkle måter å beskytte seg mot fra et databrudd.

Sett opp forsvar, for eksempel Data Loss Prevention teknologi, for å beskytte ansatte fra seg selv. Du kan installere programvare som vil skanne utgående e-post for mulige røde flagg. Hvis det er grunn til bekymring, vil programvaren karantene meldingen og sjekke inn med administratoren for å bekrefte at denne informasjonen skal leveres. På den måten kan arbeidsgivere og ansatte hvile lettkjennende sensitiv informasjon - som personnummer, kredittkortinformasjon, etc. - er trygt.

Mobby Business: Er det noe annet entreprenører bør være oppmerksomme på?

Wagner:

Mens skattesesongen er en spesielt utsatt tid for små bedrifter, eksisterer sikkerhetsrisiko året rundt. For å forhindre at privat informasjon kommer i feil hender, velg sikkerhetsalternativer som er enkle å bruke og mobilvennlige. Best case scenario, sikkerhet fungerer automatisk og i bakgrunnen uten ekstra skritt for dine ansatte og eksterne forretningspartnere. Det nest beste alternativet er en løsning som fungerer i to trinn eller mindre. Alt annet er en forstyrrelse og forstyrrelse for dine ansatte og din virksomhet.

Velge riktig e-postmarkedsføringstjeneste for bedriften din

Leter du etter en e-postmarkedsføringstjeneste i 2018? Her er alt du trenger å vite om hva en e-postmarkedsføringstjeneste er, hva den tilbyr, hvordan du velger en og hvordan den adskiller seg fra et e-postmarkedsføringsfirma. Hvis du allerede vet hva du leter etter, kan du besøke vår beste side for å se hvilke vi anbefaler, samt en komplett liste over andre som kan fungere for deg.

(Virksomhet)

Small Business Snapshot: Bryson City Sykler

Vår Snapshot-serie inneholder bilder som representerer, på bare ett bilde, hva de små bedriftene vi har alt om. Diane Cutler, medeier av Bryson City sykler , forklarer hvordan dette bildet representerer sin virksomhet. Sykling er gøy, men sykkelbransjen kan være en vanskelig måte å leve på. Å være lokalisert i nærheten av en verdensklasse terrengsykling destinasjon hjelper absolutt, men vi tror at å gi tilbake til lokalsamfunnet vårt er det som holder vår virksomhet summende.

(Virksomhet)