M-Files gjennomgang: Best Document Management Software Total


M-Files gjennomgang: Best Document Management Software Total

M-Files er et kraftig dokumenthåndtering, digitalt arkiverings- og produktivitetssystem som fyller flere roller og har applikasjoner for dusinvis av forskjellige ansatte. Den har funksjoner for både SMB og bedrifter, i stand til å håndtere et hvilket som helst antall dokumenter for kategorisering og søking. Du kan se bedriftens dokumenter med en hvilken som helst Internett-aktivert enhet.

Hovedgrensesnittet til M-Files ligner det kjente Windows Explorer-oppsettet. Du kan raskt navigere i databasen med mapper og utføre lignende funksjoner som å kopiere og dele filer til ulike kilder med bare et høyreklikk. Dette reduserer behovet for kostbar og tidkrevende trening drastisk, siden de fleste ansatte allerede bør være kjent med et Explorer-grensesnitt. På samme måte emulerer grensesnittet Mac Finder-grensesnittet på Mac. En merkbar forskjell er imidlertid at mapper er unødvendige. Dokumenter er utpekt med flere metatags for sortering. Disse inkluderer dokumenttype, klient, prosjekt, dato og status. Det er flere andre tagger du kan søke manuelt for å gjøre det enkelt å bla og søke etter bestemte dokumenter.

Datasystemet ditt og nettverket behandler M-filer som en annen stasjon, som lar deg dra og slippe filene dine til andre steder i datamaskinen eller vice versa. Du kan lagre filer fra et hvilket som helst program til M-filer som om du vil ha en annen stasjon.

M-Files er både en server og en cloud-løsning. Med et hybridsystem som dette, er sikkerhetskopierings- og gjenopprettingssystemet lett å håndtere i tilfelle datatap.

Redaktørens notat: Leter du etter et dokumentstyringssystem for din bedrift? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruk spørreskjemaet nedenfor for å få vår søsterside. BuyerZone gir deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

M-Files gjør skanning og organisering av store antall papirdokumenter enkelt med optisk gjenkjenning og fange. Denne funksjonen lar deg automatisk klassifisere skannede dokumenter basert på layout og jevnt innhold. M-filer bruker intelligent tegngjenkjenning for å skanne dokumentets tekst og bruke de nødvendige kodene for å kategorisere den. Med denne funksjonen kan du skanne i tusenvis av dokumenter om gangen, som automatisk blir sortert for enkel søk senere.

Dette er en av flere automatiseringsfunksjoner som kan forbedre arbeidsflyten i kontoret. Flere forskjellige prosesser, for eksempel gjennomgang og godkjenningsvarsler for kontrakter og standard operasjonsprosedyrer, kan programmeres i M-Files for å holde kontoret ditt som en brønnoljet maskin og spare tid på de daglige oppgavene.

M -Files holder nøye oversikt over hvert dokuments historie, inkludert når det sist ble åpnet, som åpnet det og hvilke endringer de gjorde. Den grundige versjonen muliggjør enkel revisjon og backtracking, vanligvis helt tilbake til når dokumentet ble opprettet. Tillatelser kan angis for enkelte brukere å ha prioritet over bestemte dokumenter og tillate dem å lage notater og kommunisere mens et dokument pågår med noen andre. Andre tillatelser tillater visse brukere å medforfattere et dokument og foreta samtidig redigeringer. Personell kan også utpeke bestemte filer for offline bruk hvis de trenger å gå uten internettilgang. Utpek etter prosjekt, type eller kunde, og du vil kunne ta dem på din bærbare eller mobile enhet. Når du er tilbake på nettverket, synkroniseres filene automatisk med endringene dine.

Du kan dele filer med kollegaer, klienter og andre tredjeparter direkte gjennom grensesnittet, og redusere behovet for overflødige e-postmeldinger og vedlegg, med riktig Tillatelser gitt automatisk. Integrasjon med Outlook lar deg raskt slippe e-postvedlegg i M-filer for automatisk kategorisering.

M-Files 'pris for din bedrift er basert på bedriftens behov, hvor mange brukere du planlegger å legge til systemet, og hvis du bestemmer deg for å gå med et system på stedet, et skytsystem eller hybrid . Mens M-Files er et godt system for små og mellomstore bedrifter, fortalte representanter oss at minimumsprisene starter på rundt $ 1000 i måneden, noe som sannsynligvis gjør dette systemet til en bedre verdi for bedriftsvirksomheter. Heldigvis kan du laste ned en prøveversjon av søknaden for å se om grensesnittet passer godt for din bedrift.

Våre samhandlinger med kundeservicerepresentanter var positive. De ga kunnskapsrike og direkte svar på våre spørsmål og var gjennomsiktige om prising. Når vi beskrev omfanget av våre småbedrifter og budsjett, var de ærlige i deres vurdering at deres program kanskje ikke passer til vårt budsjett, men de støttet oss fortsatt og var glad for å demo produktet for oss uansett. Du kan nå representanter raskt via telefon, email og live chat. I tillegg til direkte støtte, er M-Files vert for en omfattende kunnskapsbase, komplett med datablad, ofte stillede spørsmål og veiledninger. Nettstedet er også et fellesskapss forum hvor du kan spørre andre brukere om problemer og løsninger.

M-Files er en hybrid av lagringsplass for lagring og lagring på stedet, noe som betyr at du kan få tilgang til dokumentene dine fra nesten hvilken som helst Internett -koblet enhet gjennom en nettleser. Men du må fortsatt installere programvare og gi tillatelse til enheten for at den og andre applikasjoner skal gjenkjenne M-filer som et sted for å lagre dokumenter til.

Selv om grensesnittet er kjent, kan det kaste noen brukere av det mapper er ikke påkrevd. Systemet katalogiserer flere metatags på et dokument for å kategorisere det, men for å maksimere søkbarheten, må du og dine ansatte legge til egne spesialiserte tagger, spesielt når det gjelder et stort antall dokumenter. Denne måten å arkivere kan ta litt å bli vant til for de som er vant til tradisjonelle metoder for å organisere digitale dokumenter.

Klar til å velge et dokumenthåndteringssystem? Her er en sammenfatning av vår komplette dekning:

  • Dokumenthåndteringssystemer: En Kjøperhåndbok
  • Best Dokumentstyringsprogramvare og -systemer 2018
  • Best Low Cost Document Management
  • Beste dokumentstyring for små bedrifter
  • Best Mobile Document Management


Beste videokonferansetjenester 2018

Beste videokonferansetjenester 2018

Mange moderne bedrifter stoler på videokonferanser for å møte geografisk spredte kolleger og samarbeidspartnere. Derfor er det så viktig å velge riktig videokonferansetjeneste for dine forretningsbehov. Partnering med feil tjeneste eller forsøk på å integrere flere tjenester som ikke blander, kan ende opp med å koste deg mer nedover veien.

(Solutions)

Slik velger du et kundesenteringsenter for bedriften din

Slik velger du et kundesenteringsenter for bedriften din

Responsiv kommunikasjon er et absolutt must for bedrifter, spesielt i en digital verden der kundene forventer rettidig og tilfredsstillende oppmerksomhet. Dessverre kan bemanning av telefonene og drift av virksomheten din på samme tid bli tungt uten internt kundeservice, noe som kan være dyrt å implementere og vedlikeholde ved skalering.

(Solutions)