Velge en bedriftskriver: Kjøperhåndbok

Typen skriver du vil hente på en kontorforretning, kommer ikke til å kutte den for forretningsbruk, i alle fall i de fleste tilfeller. Selv små kontorer trenger vanligvis langt mer sofistikerte maskiner for effektivitet og produktivitet.

De fleste bedrifter velger nettverksskrivere som kan deles av flere brukere, i stedet for individuelle skrivere for hvert skrivebord. Disse maskinene sparer ressurser og har en tendens til å vare mye lengre enn utelukkende varianter. De tilbyr også raskere utskriftshastigheter, bedre håndtering og avanserte etterbehandlingsalternativer. De fleste er også i stand til å kopiere, skanne, e-post og fakse.

Nettverksskrivere er tilgjengelig i hundrevis av modeller og i ulike typer, alle med forskjellige funksjoner og funksjoner, noe som kan gjøre kjøpsprosessen skremmende. De kan være kablet eller trådløst; laser, LED, blekkskriver eller fast blekk; og svart / hvitt eller farge. Noen er kompatible med mobilutskrift, mens andre ikke er. Du finner også store variasjoner i kostnadene.

I denne kjøpers guide vil vi bryte ned alternativene dine for å forenkle kjøpsprosessen. Vi forklarer hvilke typer forretningsprintere, tilgjengelige funksjoner og muligheter, nettverksalternativer, kostnader og betalingsalternativer. Vi tilbyr også noen praktiske tips for å velge riktig leverandør.

Typer av forretningskrivere

Laser / LED

Laser og LED-skrivere, som er svært liknende, er langt de mest populære i kontorer. Ved hjelp av en lyskilde projiserer de et bilde på en roterende trommel, som deretter overfører toner til papiret. Disse er pålitelige og raske, og de produserer tekst av høy kvalitet. Minne- og harddiskfunksjonene er ideelle for nettverk. Løpende kostnader er rimelige fordi toner er relativt billig sammenlignet med andre utskriftsmetoder.

På downside er laser og LED-skrivere dyre på forhånd. De er heller ikke ideelle for fotoutskrifter.

Blekkskrivere

Blekkskrivere er vanligere for personlig bruk og hjemmekontor, selv om de kan være egnet for noen småbedrifter. Disse jobber ved å sprute flytende blekk gjennom et pinhode. Blekkskrivere er billigere foran og fotokvaliteten er høy, så de er gode for brosjyrer, flyger og dokumenter som inneholder grafikk. De kan skrive ut på mange typer medier.

Selv om det er mulig å finne en blekkskriver av kontorskvalitet med nettverksfunksjoner, er disse mindre vanlige. Dette skyldes hovedsakelig de høye løpende kostnadene ved å erstatte blekk, noe som ikke er praktisk for høyvolumstrykk. Disse skriverne er også mye langsommere.

Ekstra skrivertyper

Mindre vanlige skrivertyper inkluderer:

Solid blekkskrivere som smelter blokker av farget voks på papir. Disse har en tendens til å være sammenlignbare med laserskrivere i svart-hvitt utskriftskvalitet, pålitelighet og løpende kostnader, men de er overlegne for fargeutskrift. De er også mindre og mer kompakte. Imidlertid er blekkskrivere utsatt for smussing. Og fordi de er mindre vanlige, er det langt færre modeller å velge fra.

Stillbilder> utskrift av bilder. Fotokvaliteten er mye høyere enn med andre typer skrivere. Disse er mer vanlige til hjemmebruk, men de kan også ha forretningsapplikasjoner.

Fargestoff-sublimeringsskrivere , som kommer svært nær fotokvalitet ved å bruke varmeoverført fargestoff. Vanligvis er disse skriverne reservert for bedrifter som grafisk designfirmaer, som må ha overlegen bildekvalitet. Kostnadene per side er ekstremt høye med $ 2 eller mer.

Kablet mot trådløse skrivere

De fleste av oss bruker trådløse skrivere hjemme. Hvorfor bekymre deg for å koble datamaskinen din når du kan skrive ut hvor som helst? Imidlertid er kablede tilkoblinger vanligvis raskere, mer pålitelige og langt sikrere, som alle er viktige i forretningsmiljøer, hvor skrivere blir brukt oftere og av flere personer samtidig. Trådløse oppsett er på den annen side mer fleksible, sammen med å være billigere å distribuere. De er også kompatible med mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett.

I vår stadig mobile verden har mange bedrifter - spesielt store bedrifter - valgt å installere programmer som tillater mobilutskrift, enten ved å koble enheten til skriveren eller ved hjelp av en Wi-Fi- eller Bluetooth-tilkobling. Dette kalles ofte skyutskrift eller mobilutskrift. Ikke alle skrivere er kompatible med denne nye teknologien, men det er noe å vurdere om du har en svært mobilt arbeidskraft. Enkelte kontorskrivere er også kompatible med mobilutskriftsteknologier som Apple AirPrint, HP ePrint og Google Cloud Print, men det er noe du må bekrefte.

Farge vs Monokrom

Hvis du bare skriver ut enkelt forretningsdokumenter i vanlig tekst-regneark, notater og bokstaver -monokrom er sannsynligvis bra. Hvis du trenger å skrive ut grafikk, egendefinerte logoer eller dokumenter med diagrammer og andre visuelle bilder, vil du gå med en fargeskriver. Monokrome skrivere selger fortsatt overraskende godt fordi de kutter løpende kostnader, men husk at du sannsynligvis sitter fast med skriveren du velger i mange år. Hvis du trenger muligheten til å skrive ut farge i fremtiden, må du finne en annen kilde.

Virksomhetsskriverfunksjoner

En av de første tingene du bør vurdere når det gjelder funksjoner, er om du trenger en enkeltfunksjon eller multifunksjonsskriver (MFP). Akkurat som det høres, gjør enkeltfunksjonsskrivere en ting: skrive ut dokumenter. MFP er i stand til mange andre oppgaver, inkludert skanning, kopiering, e-post og konvertering av dokumenter. Ulike modeller kombinerer forskjellige funksjoner.

MFP er kostnadseffektive fordi du unngår å måtte kjøpe flere maskiner, og de tar mindre plass. De hjelper strømlinjeformat dokumentbehandling og forretningsflyt fordi du kan fakse, skanne og sende dokumenter alle fra samme maskin. Men de er dyrere. Og hvis en person bruker maskinen til å skrive ut, må en annen ansatt vente på å sende en faks, lage en kopi, etc.

Følg deretter utskriftshastigheten og volumet, som har stor innvirkning på prisen. Vanligvis er utskriftshastighetene på mindre enn 20 sider per minutt (ppm) for sakte for kontormiljøer; hastigheter på 20 ppm til 40 ppm vil være tilstrekkelig for de fleste kontorer; og hastigheter over 40 spm er ideelle for høy volumbruk. Noen av de mest sofistikerte maskinene når 100 spm, selv om dette er langt mer enn de fleste små bedrifter trenger. Utskriftsvolum kan variere fra grunnleggende modeller som holder bare 100 ark i skuffen og 250 i kassetten til MFPer som holder 500 ark i skuffen og 2000 eller mer i to eller flere kassetter.

Minne er også viktig. De fleste kontorskrivere spenner fra 64 MB til 256 MB RAM, selv om noen høyere skrivere tillater deg å legge til ekstra minne om nødvendig senere.

Ytterligere funksjoner du kanskje vil vurdere, er:

• Automatisk tosidig utskrift -Også kjent som duplexing, skriv ut på begge sider av papiret uten å lade maskinen på nytt.
• Automatisk dokumentmatere (ADF) -Skann, kopier, e-post og faks dokumenter med flere sider.
• Multifunksjonsbrett -Print på spesialpapir som konvolutter, postkort, visittkort, brosjyrer og stort papir.
• Dots per inch (dpi) -Det antall prikker per kvadratmeter kan skriveren passe på et stykke papir. Jo høyere nummer, skarpere dokumenter og bilder vil være.
• USB og kortlesere for å skrive ut uten en datamaskin.
• Interaktive berøringsskjermkontroller for enkel bruk og bekvemmelighet.
• Energy Star-samsvar for reduserte driftskostnader.

Nettverksalternativer

Deling av en skriver blant så mange ansatte som mulig gir praktisk og økonomisk sans. For å gjøre dette må skriveren være koblet til kontoretettverket, slik at brukerne kan skrive ut til en enkelt maskin fra sine respektive skrivebord, bærbare datamaskiner, mobilenheter og noen ganger eksternt.

Det er to måter å knytte til en laserskriver til kontoretettverket ditt: kjøp en skriver som har innebygde nettverksfunksjoner eller fester en skriver til en dedikert utskriftsserver. Skrivere med innebygde funksjoner er enklere å koble til, men vil trolig koste mer. Uansett kan du enten leie en ekstern leverandør for å gjøre oppsettet (hvis det ikke er inkludert i kjøps- eller leieprisen), eller stole på ditt interne IT-personale (hvis du har en).

Mange kontorer trenger mer enn en skriver. Bare så mange medarbeidere kan stole på samme skriver uten å logge inn, slik at bedrifter ofte velger å kjøpe en laserskriver for hver avdeling, gruppe eller team. Separate skrivere kan oppholde seg på samme nettverk, slik at ansatte kan bytte frem og tilbake blant dem. Dette er spesielt nyttig hvis ansatte må bytte fra en monokrom maskin til en fargemaskin, for eksempel. Du kan også bruke delnettverk som tillater bestemte brukere tilgang til bare bestemte skrivere. Disse brukes noen ganger for å begrense eller begrense tilgangen til fargeskrivere fordi deres driftskostnader er så mye høyere.

Virksomhetsskriverkostnader

Ah, det magiske spørsmålet: Hvor mye må jeg bruke? Dette er et vanskelig spørsmål å svare uten å vite de spesifikke behovene til bedriften din, men vi gir deg en generell ide om hva du kan forvente.

Du kan kjøpe en grunnleggende hjemmeprinter for mindre enn $ 100 i disse dager, men don ' Ikke forvent at sammenlignbare priser på skriverprinteren. Bedriftskvalitetskrivere er langt mer avanserte og sofistikerte, og prisen reflekterer det.

Grunnleggende blekkskrivere designet for svært små bedrifter starter i $ 150 til $ 300-serien, men disse er ikke robuste nok for de fleste kontorer. Visst, de er et alternativ hvis du har et svært begrenset budsjett, men også faktor i den totale eierkostnaden, som inkluderer utskifting av blekk. På et visst nivå av utskriftsvolum, koster kostnaden for et billig blekkskriver og kostnaden for blekk overstiger å kjøpe en dyrere laserskriver som har lave løpende kostnader.

De mest grunnleggende fargelaserskrivere starter på $ 300, men modeller som passer for små til mellomstore kontorer koster vanligvis $ 750 til $ 3000. High-end laserskrivere med nettverksfunksjoner koster ofte $ 5000 til $ 10.000 eller mer.

Leasing vs Kjøper

Mange bedrifter velger å leie ut skrivere i stedet for å kjøpe dem direkte. Dette sparer forutgående utgifter - du betaler lite eller ingenting ned - og det tillater deg å handle i maskinen hvert par år for en nyere eller bedre egnet modell. Du vil ikke leie en $ 300 blekkskriver, selvfølgelig, men det begynner å være fornuftig når du snakker om laserskrivere som koster tusenvis eller titusenvis av dollar. En ting å merke seg, men: Leasing er dyrere i det lange løp på grunn av leasing / finansieringsgebyr. Leasinginnbetalinger fordeles over en periode på måneder, vanligvis 12 til 60. Jo lengre leieperioden, jo lavere månedlige utbetalinger vil være.

Skriverens vedlikehold og service

Laserskrivere krever regelmessig vedlikehold, inkludert rengjøring, inspeksjon og utskifting av slitte og defekte deler. Regelmessig vedlikehold bidrar til å forhindre uventede brudd, og det forlenger maskinens levetid.

De fleste produsenter og selgere tilbyr vedlikeholds- og serviceavtaler mot en ekstra avgift. Disse dekker vanligvis kostnadene for kontorbesøk for vanlig service og vedlikehold, samt erstatningsdeler som en toner og trommer. Noen selgere krever en fast årlig rente, mens andre prislegger sine planer basert på utskriftens volum. En standard sats basert på utskriftsvolum er 1 eller 2 cent per side. Mange produsenter tilbyr rabatter hvis du kjøper planen når du kjøper maskinen, i stedet for å vente til garantien utløper, eller hvis du betaler for flere år på forhånd. Vær også oppmerksom på at prisen på serviceplaner øker etter at garantien utløper fordi du må betale leverandøren for å sikre at maskinen er i god stand.

Du trenger ikke å kjøpe en serviceavtale -En selger bør ikke tvinge deg - men det er klokt. Du trenger ikke å håndtere uventede reparasjonskostnader nede i veien, og du vil sannsynligvis få raskere service hvis maskinen ikke fungerer.

Før du signerer en serviceavtale, les den fine utskriften for å finne ut nøyaktig hva den dekker . Noen dekker ikke hva som anses som rutinemessig vedlikehold, og definisjonen av det kan variere fra ett selskap til et annet. Andre vil ikke dekke elementer som toner. Vær heller ikke redd for å stille detaljerte spørsmål. Hvis skriveren bryter ned, hva er prosedyren for å be om et serviceanrop? Hvor lang tid tar det for en tekniker å ankomme? Er deler og komponenter holdt på lager til fart i løpet av reparasjonsprosessen?

Slik vurderer du dine behov og budsjett

Før du begynner å handle, er det viktig å vurdere bedriftens behov - hva vil du at skriveren skal gjøre? Hvor mange mennesker vil bruke det? Er hastigheten viktigere, eller vil du prioritere utskriftskvaliteten? Vil du bruke skriveren til grunnleggende dokumenter som regneark og Word-filer, eller vil du skrive ut dokumenter som inneholder grafikk og bilder?

Identifiser hvordan skriveren skal brukes, og gjør deretter en liste over topp prioriteringer og må ha egenskaper. Listen trenger ikke å være en vær-og-all-end. Sjansene er at du snubler over andre funksjoner og prioriteringer senere på prosessen. Men å ta deg tid til å vurdere behovene dine på forhånd, gjør det lettere å luke gjennom de myriade alternativene som er tilgjengelige, og det hjelper leverandører anbefaler de typene og modellene som passer best for din bedrift.

Vurder også budsjettet ditt. Hva er du villig til og / eller i stand til å bruke? Kom opp med et ideelt utvalg og deretter et tak - en pris som er din absolutte grense. Vær imidlertid oppmerksom på at forretningsprintere er en viktig investering fordi de er kritiske for daglige funksjoner. Den billigste modellen på markedet gir ofte ikke det beste valget for pengene dine på lang sikt. Du vil ikke overskride dine midler, men du vil heller ikke angre kjøpet senere.

Velge en leverandør

Din siste oppgave er å velge selger. Noen leverandører selger flere merker, og andre jobber direkte for en enkelt produsent. Det spiller ingen rolle hvilken du velger, så lenge du velger en anerkjent selger som tar deg tid til å forstå dine behov, i stedet for å presse på det høyeste salg.

Noen ekstra tips:

Vær oppmerksom på salg taktikk

• -Søk for selgere som utdanner deg om alle tilgjengelige alternativer. Vær forsiktig med alle som prøver å presse produkter som er utenfor det du trenger. Å lage forslag er flott, men å være for aggressiv er ikke OK. Be om referanser
• -Annen velrenommerte leverandør bør være villig til å gi referanser fra kunder som har kjøpt den samme modellen du vurderer. Snakk med disse kundene for å finne ut om de er fornøyd med ikke bare modellen, men kundeservice. Har selskapet vært rask til å svare på telefonsamtaler, for eksempel? Be om en prøveversjon på stedet
• - Spesielt med dyre maskiner, vær ikke sjenert om å be om en test på stedet. Det er ingenting som å bruke en maskin for å vurdere om det passer godt. Er skriveren brukervennlig? Er du fornøyd med funksjonene, utskriftskvaliteten og utskriftshastigheten? Handle rundt
• -Måte med flere leverandører før du velger en for å sammenligne referanser, priser og kvaliteten på tjenesten. Utover prisen vil du bli overrasket over hvor mye du kan fortelle om et selskap eller en selger bare ved å møte personlig. En er sannsynlig å skille seg ut som best.

  ---

  

  En veiledning for å velge riktig småbedriftslån

  Hvis du trenger et bedriftslån i 2018, kan det være en forvirrende prosess å finne riktig utlåner og type lån. Å peke deg i riktig retning må du først svare på noen få kritiske spørsmål: Hvor mye penger trenger du? Hva trenger du pengene til? Hvor raskt trenger du pengene? Hvor lenge vil det ta deg å betale det tilbake?

  (Solutions)

  

  Best E-Commerce Software 2018

  Bedrifter har ulike behov for e-handelsprogramvare basert på budsjett, produkter og andre faktorer. Vi har undersøkt og gjennomgått dusinvis av e-handelsprogramvareløsninger for å finne de beste for små bedrifter. Her finner du en oversikt over våre beste valg og hvordan vi valgte dem. For å hjelpe deg med å finne den riktige e-handelsprogramvaren for din bedrift, sjekk ut vår kjøpsguide: Velge riktig e-handelsprogramvare for dine behov .

  (Solutions)