4 Feilsøking for felles forretningsmøter som skal unngås

Forretningsmøter har et langvarig rykte for å være unexciting, kjedelig og sløsing med tid. Underholdning og lagerbilder karakteriserer møter med scener av kjedelige medarbeidere som ser på klokken, ruller øynene og sovner mens presentatøren ser ut til å drone på interminably.

Selv om representasjonene på TV og bilder virker overdrevet, er de sanne i livet. Ifølge en nylig undersøkelse av bedriftens intranettfirma Igloo Software, finner omtrent halvparten av alle ansatte møter for å være uproduktive. Nærmere bestemt er ansatte irritert med unødvendige møter (76 prosent), møter går off topic (59 prosent) og folk gjentar hverandre (58 prosent). "Når folk føler at et møte mangler produktivitet, er de mindre sannsynlig å beholde selvtillit, det er en god bruk av sin tid, og dermed frigjør de seg, sier Amanda Milligan, en talskvinne for Igloo Software og prosjektleder for undersøkelsen.

Det er viktig for ledere å vurdere hvordan de driver møter - og hvor ofte - for å se om det er det beste for sine lag, sa Milligan. Hvis dine ansatte ikke ser ut til å få noe ut av selskapsmøter, vil du kanskje vurdere om du gjør disse feilene.

[Se Related Story: Ønsker du et bedre forretningsmøte? Vær mer forberedt ] 1. Du mangler et klart formål eller en agenda

Møter uten et klart mål blir klassifisert som "meningsløse" og "unødvendige" av ansatte.

"Møter må ha et klart formål utover en statusrapport, som kan håndteres veldig bra av et av de mange verktøyene for online prosjektstyring som er ute på markedet, sier Stephen Sheinbaum, grunnlegger av Bizfi, et finansielt teknologiselskap og alternativ finansleverandør. «Opprett en møteagenda, og send den til alle deltakere på forhånd. De vet hva som forventes av dem på møtet.»

Tim Eisenhauer, president for intranettleverandøren Axero Solutions, var enig om at å sende en agenda er en stor feil, da dette ofte fører til lange, off-topic møter.

"Hold det kort," sa Eisenhauer. "Har definerte start- og sluttider, og viktigst, har noen å lede møtet og holde det på sporet."

2. Du bruker "buzzwords"

Få ting slår av ansatte raskere enn å høre bedriftens jargong under møter. Du kan tro at populære buzzwords som "synergi" og "paradigmeskift" gjør at du høres mer i tråd med selskapets forretningsstrategi, men laget ditt sannsynligvis foretrekker enkle forklaringer på disse vage, overused setningene.

Igloo Software fant at Følgende buzzwords irkede de ansatte mest under møter:

Tenk utenfor boksen

• Berør base
• Ta med til tabellen
• Synergy
• Fortsett
• 3. Du deltar i distraherende atferd under møter.

Igloo Software-undersøkelsen fant at ansatte er irritert av distraherende atferd som å ta samtaler (51 prosent), ha sidekonferanser (47 prosent) og spise eller drikke (22 prosent) under møter. Du kan ikke innse at du gjør disse tingene eller effekten på andre medmennesker, men det kan være en del av grunnen til at de stikker ut.

Eisenhauer ga et eksempel på en tidligere kollega som tygget tyggegummi høyt under møter "Så snart jeg så eller hørte henne, kunne du telle meg ut," sa han. "Jeg vil fokusere på å tygge og bli distrahert, kanskje til og med litt hypnotisert. Så hvis noe som dette løsnet meg, tenk på de tingene som kan koble dine ansatte."

4. Du bruker ikke teknisk verktøy på riktig måte.

Selv om teknologien har gjort PowerPoints, skjermdeling, videokonferanser og andre aspekter av det moderne møtet mulig, er det ikke alltid perfekt. Teknologiske feil kan og kan skje - så ofte at 34 prosent av Igloo-undersøkelsens respondenter citerte konstante tekniske problemer som en av deres største møteproblemer. Hvis videoforbindelsen kutter inn og ut eller utgangsbeskjermen fortsetter å stenge, hvordan kan du forvente at dine ansatte skal være fokusert? Test alle møteverktøy før du må bruke dem, og selv om alt går greit, vær forberedt på å kjøre møtet teknisk uten at noe skjer.

Et relatert problem mislykkes i å bruke teknologi effektivt. En annen 29 prosent av respondentene sa at de ikke likte møter som bruker PowerPoint-presentasjoner hele tiden. Leser av en lysbildefremvisning - og ikke legger til ytterligere informasjon - føles som en sløsing med arbeidernes tid fordi de kunne like like lese det på egenhånd uten et møte. "Til tross for at det finnes mange digitale og teknologiske ressurser på selskapers disposisjon, ledere kan ikke vite de beste måtene å utnytte disse ressursene i forbindelse med møtene sine, sier Milligan til Mobby Business. "Det er viktig at bedriftsledere undersøker alternativene og identifiserer hvordan de kan kommunisere med de ansatte på den mest enkle og engasjerende måten."

Er møtet ditt nødvendig?

Før du ringer til et møte hvor du kan potensielt gjøre over feil, ta et øyeblikk til å tenke på om du virkelig trenger det i utgangspunktet.

"Du bør spørre deg selv om et møte som kan forstyrre produktiviteten, er den beste måten å [oppnå et mål] Sheinbaum sa. "Når jeg vil se på fremdriften av noen av teknologien vi utvikler, ber jeg om en samtale eller e-post fra teamlederen, ikke et gruppemøte. Men da jeg ønsket å kommunisere hvorfor vi rebranded selskapet tidligere i år, Jeg samlet hele firmaet sammen på slutten av hverdagen. Hvis et møte er den riktige løsningen, må du være sikker på at du ved slutten har oppnådd målet du satte. "

" Et betydelig antall av mindre møter som fokuserer på oppdateringer eller bare formidling av informasjon, kan gjøres i samarbeidsrom, noe som sparer all tid og fjerner muligheten for avbrudd eller distraksjon, "tilføyer Milligan. "Det bidrar også til å ha en åpen kultur som oppfordrer folk til å jobbe høyt, for å avsløre daglige samtaler og avdelings arbeidsflyt for å gjøre det enklere å følge. Bedriftskulturer med grunnlag i gjennomsiktighet har mindre behov for hyppige -personmøter. "

Noen kildeintervjuer ble utført for en tidligere versjon av denne artikkelen.

Forferdelig Boss? Her er hva du kan gjøre

Alle blir frustrert på jobb noen ganger. Men i noen tilfeller er personen du jobber for, ikke selve jobben, kilden til forverringen din. Hvis du ikke liker din leder, kan den til slutt skygge din mening om jobben din og endre hvordan du pleide å føle deg om arbeidsplassen din. Nylig forskning fra Gallup fant at 56 prosent av ansatte er misfornøyde med jobbene sine.

(Karriere)

Nyt ferien begynner med å være forberedt

Alle trenger en ferie. Å ta en mye trengte pause er nødvendig i dagens arbeidende verden. Hvis du ikke gjør det, begynner du å mangle lidenskap og energi. Mange ansatte mislykkes imidlertid i å bruke ferien, slik at de kan gå ubrukt i slutten av året. For de som velger å feriere, bruker mange ofte tid på sine enheter, sjekker arbeidsemail og svarer på virksomhetssamtaler - selv om det fører til utbrenthet i det lange løp.

(Karriere)