E-post Etiquette: Dos and Don'ts of Professional Emails


E-post Etiquette: Dos and Don'ts of Professional Emails

Å svare på e-post er en nødvendighet i næringslivet, men å ta seg tid til å skrive ut et gjennomtenkt, høflig svar på hverandre kan spise en god del av dagen din. Google har lagt til en smart svar-funksjon i Inbox by Gmail og Google Allo som gjør det mulig for e-postbrukere å velge raske, automatisk genererte svar som er foreslått for dem basert på e-postteksten.

Mens det er tid og et sted for dette, Uformelle svar på profesjonelle e-postmeldinger kan gjøre mer skade enn godt, ifølge Sharon Schweitzer, grunnlegger av protokoll og etikett over hele verden. Automatiserte svar kan redusere forbindelsene mellom avsendere og mottakere, og å skape mer generiske snarere enn tilpassede e-postmeldinger kan føre til feilkommunikasjon.

Jodi RR Smith, eier av etikettkonsulentvirksomhet Mannersmith, og Schweitzer delte sitt råd for å holde e-postene skikkelig og profesjonelt, inkludert

Å åpne en epost med "hei" eller "hei" kan være OK for kollegaer. du er vennlig med, men for nye kontakter, rådde Schweitzer med å starte e-posten din med en skikkelig respektfull hilsen, for eksempel «god morgen», «god ettermiddag», «god kveld» eller «hei». dag "eller" hilsener "er andre fraser som ofte brukes på den internasjonale arenaen," la hun til.

Gjør: Proofread

"Disse feilene ser uprofesjonelle og reduserer sannsynligheten for at e-posten blir tatt seriøst," la Schweitzer. "Email programvare leveres med mange profesjonelle verktøy som stavekontroll. Bruk dem."

Gjør: Hold deg konsistent

"Mottakere vil bare lese første linje eller to før de bestemmer seg for å beholde eller slette [en epost]," sa Smith. "Vær sikker på at du sier hva du trenger å si tilstrekkelig."

Gjør: Hold deg rolig

The Don'ts

Ikke: Sett noen ned

"Du vil aldri si noe dårlig om noen i en epost," sa Smith. "Det er rett og slett for enkelt for det å bli videresendt og få det til å bli lest av noen som det ikke var ment for."

Ikke: Punktlig dårlig

"De små blinkende ikonene er for tekstmeldinger," sa Schweitzer. "De er upassende og uprofesjonelle i en e-postadresse. Emoticons kan overføre e-post til et spamfilter eller søppelpostkasse."

Ikke: Glem samtalen nærmere

"Ved å la mottakeren vite at et svar ikke er nødvendig, fortsetter e-post-syklusen ikke for alltid," sa Schweitzer .

Andre nærmere alternativer inkluderer "ikke nødvendig svar", "takk igjen", "se deg på møtet" og "vennligst gi meg beskjed om jeg kan ha ytterligere hjelp."

Hvordan CC og BCC riktig

Når du bruker CC-funksjonen, sa Smith å huske på at mindre er mer. Du må også tenke på hva det er som du sender og hvor viktig det er for andre.

"Tror virkelig på hvem som trenger å være i løkken på denne kommunikasjonen," sa Smith. «Trenger de denne informasjonen, eller er det noe de kan legge til i samtalen?»

Schweitzer la til at noen ganger er folk så stolte av sitt arbeidsprodukt at de legger til et dusin mottakere i CC-linjen og deretter legger seg i rampelyset av etterglød når alle kommenterer hvor mye eller hvor godt de gjør. Dette kan tolkes som glatt skryt, et rop for oppmerksomhet eller selvsentrering, så hold CC-ene til bare de som trenger å vite.

Med BCC-funksjonen kan du legge til noen i en e-samtale uten at andre vet det, så det kan være litt vanskeligere å bestemme når eller om det er riktig å bruke det. Smith sa at det er tider når BCC-ing andre er en god ide.

Hvis du planlegger noe, men ikke alle i samtalen kjenner hverandre, bruker BCC alle e-postadressene privat til de er klare til å dele dem med gruppen.

  • Hvis du har blitt bedt om å fullføre en oppgave, kan du ved at du inkluderer henvendelsen via BCC, at personen vet at oppgaven er i gang.
  • Hvis du svarer til en klient som ikke er fornøyd , BCC-ing sjefen din vil sørge for at han eller hun ikke vil bli overrasket, bør kunden ringe.
  • Smith sa det er best å forlate de som ikke faller inn i kategorien "trenger å vite" av en email og redusere rot i deres innboks. Og hvis du ikke er sikker, sa Smith at den beste tilnærmingen til å ta er å spørre personen du vil CC eller BCC hvis de ønsker å bli med.

For flere forretningsmetikettips, besøk denne Mobby Business Guide .

Noen kildeintervjuer ble utført for en tidligere versjon av denne artikkelen.


5 Store regulatoriske endringer som kan påvirke virksomheten din i 2018

5 Store regulatoriske endringer som kan påvirke virksomheten din i 2018

Et nytt år betyr nye reguleringspolitikker og debatter for å holde øye med. Selv om disse foreslåtte endringene beveger seg mål som kanskje ikke kommer til å passere, er det viktig å holde seg informert om den pågående utviklingen som i siste instans kunne påvirke virksomheten din i 2018 og utover. Å holde seg orientert om politiske endringer kan være forskjellen mellom å skaffe seg en konkurransefortrinn eller faller bak grunnet problemer med overholdelse eller strategiske feilsteg.

(Ledelse)

Arbeid for en yngre chef? Hvordan det påvirker ditt engasjement

Arbeid for en yngre chef? Hvordan det påvirker ditt engasjement

Arbeidsgiveres alder og arbeidserfaring påvirker hvordan engasjerte medarbeider er til arbeidsgiveren, finner nye undersøkelser. Studien fant at eldre ansatte som jobber for yngre sjefer med mindre utdanning og arbeidserfaring, har en tøff tid å utvikle lojalitet til arbeidsgiveren. Dette gjelder spesielt når de yngre lederne er transformasjonsledere som prøver å inspirere sine underordnede til å jobbe for organisasjonens gode ved å motivere dem gjennom deres strategiske visjon, visjonens kommunikasjon og engasjement for visjonen, ifølge studien, publisert på nettet I journalen Personalsykologi.

(Ledelse)