ØNsker du et bedre forretningsmøte? Bli mer forberedt
La oss innse det: Forretningsmøter er kjedelige. Ingen liker å gå til dem, og du oppnår sjelden alt du vil gjøre i den tildelte tiden. Selv om du har en streng dagsorden, er det fortsatt usannsynlig at alle vil bli fokusert - en nylig undersøkelse av skybasert presentasjonsplattform Prezi fant at 46 prosent av amerikanske arbeidstakere innrømmer teksting, sjekker e-post eller sosiale medier, surfer på nettet, eller til og med sovner i løpet av en medarbeideres presentasjon.
Hvorfor er forretningsmøter så ødelagte over hele linja? Oftere enn ikke, det er måten møtet kjøres på. Ifølge Prezi-undersøkelsen, som ble gjennomført i samarbeid med Harris Poll og forretningscoach Carmine Gallo, vet 63 prosent av presentatørene at presentasjoner av slideshow - uten tvil det vanligste formatet for forretningsmøter - kan være ineffektive og kjedelige for publikum, og likevel de fortsetter å kaste sammen gliddekk og ta en tilfeldig, uforberedt tilnærming når det er på tide å stå opp og presentere. «
« En del av grunnen til at folk ikke betaler oppmerksomhet, er relatert til presentatørers vinge det og ikke tar seg tid for å gjøre innholdet relevant for publikum, sier Peter Arvai, administrerende direktør i Prezi. "Å tenke gjennom presentasjonen på forhånd gjør at du kan koble prikkene og sørge for at presentasjonen er så kortfattet som mulig."
"Mennesker som er vert for møter, bruker ikke nok tid til å forberede seg," la Larry Dorie, administrerende direktør for Web konferanseløsninger leverandør RHUB Communications. "Når du planlegger møtet og sender dagsordenen, må du gi en veiledning om hva folk skal bidra til [og ønsket] utfall. Hvis folk vet hva som forventes av dem når de kommer til et møte, blir det mer produktivt. "
Forberedelse før møtet inkluderer også at teamet ditt godtar ideene og temaene som skal diskuteres før noen går gjennom døren.
" Samarbeid på forhånd gir samarbeidsånd til et møte, "sa Dorie. "Hvis folk har tilbrakt tid på forhånd, kan de ha ideer og behov, det er mindre påstand i møtet. Det gjør det mer effektivt." Men det er bare halvparten av kampen som er grundig å forberede seg på et møte. Den andre utfordringen ligger i å holde folk fokusert når møtet begynner.
"Møter som er for lange utfordrer folks evne til å bli forlovet," sa Joel Levitt, administrerende direktør for Springfield Resources Springfield og forfatter av "10 minutter i uken til Great Meetings "(CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013). "Straying for langt fra dagsordenen vil føre til oppmerksomhet til å vandre. Øv lederskap ved å stoppe folk som gjentar seg, vandre, snakke om andre ting eller er uhøflig eller forstyrrende."
Gjør møtet mer conversational ved å be om tilbakemelding om emner du vet at publikum bryr seg om, kan også føre til bedre engasjement, hvis du holder på temaet.
"Folk er programmert til å engasjere, ikke bare for å høre," fortalte Arvai Mobby Business. "En altfor lang dataliste og bullet point-heavy presentasjon vil sette et publikum i dvale og vil være vanskelig for alle å komme igjennom. I stedet oppretter du en overordnet historie og noen hovedpunkter som sikkerhetskopierer det. Vær målrettet mot publikums svar og juster presentasjonen din i samsvar med dette. "
Når du bestemmer deg for å gjøre endringer eller justeringer i møtestrategiene, anbefaler Levitt å observere virkningen av endringene for å lære hva som fungerer, og hva som ikke er slik at du kan fokusere på den mest effektive taktikken.
Forretningsmøter er noen ganger nødvendige, og det følger av de ovennevnte rådene at de kan bidra til å gjøre dem mer produktive. Men det rette arbeidsmiljøet og holdningen kan faktisk tillate deg å oppnå mer ved å ikke ha møter i det hele tatt.
"Møter tar mye tid, og mange emner som kan diskuteres i et møte, kan i stedet håndteres med rask en -on-one-samtaler, sier Zach Supalla, grunnlegger og administrerende direktør for open-source IoT toolkit Spark. "Ved å skape en kultur der folk føler seg bemyndiget til å ta sine egne beslutninger, kan du dramatisk redusere overhead på laget og øke det du og teamet ditt kan få gjort."
Opprinnelig publisert på Mobby Business
. Korrigering: I en tidligere versjon av denne artikkelen ble Peter Arvai etternavn feilstavet som "Arzai" i en referanse.
Hvorfor Glade Arbeidere Ofte Likte Boss Burn Out
Alle ønsker at sjefen skal spille rettferdig, men ny forskning tyder på at det kan gjøre ansatte fornøyd, det er ikke alltid så bra for sjefen. Spesielt, sjefer som er rettferdige, gjør deres arbeidere lykkeligere og deres bedrifter mer produktive, men til slutt kan de brenne seg ut, ifølge en ny studie ledet av Michigan State University's Russell Johnson.
Mens hardt arbeid, engasjement og dyktighet gjør en flott ansatt, gjør disse egenskapene ikke nødvendigvis en god sjef. Bosser trenger andre kvaliteter til å være en god leder, noe som de kanskje ikke naturlig har. Ifølge en 2014-studie av Gallup har bare 10 prosent av befolkningen det talentet som er nødvendig for å håndtere andre.
Populære Innlegg