Slik bruker du Google Apps for Business

Google Apps for Business er et solid alternativ til Microsofts Office 365-pakke, og en god alt-i-ett-løsning for små bedrifter som ikke har mye av et IT-budsjett. Et abonnement inneholder programvare for å opprette, redigere og samarbeide på dokumenter; en god videokonferanse app; sky lagring med ubegrenset plass; og en kalender som gjør det enkelt å planlegge avtaler. Les videre på fem måter for å få mest mulig ut av Google Apps for Business.

1. Se og rediger dokumenter

Google Docs er en fullstendig tekstbehandler som lar deg skrive, redigere og annotere dokumenter. I mellomtiden er Google Sheets en kraftig regnearkredigeringsverktøy, og lysbilder lar deg lage bedriftspresentasjoner. Fordi alle tre appene kjører i nettleseren din, kan du gjøre alt du skriver og redigerer uten å installere dedikert programvare på datamaskinen, noe som gir deg mer fleksibilitet til å fungere på hvilken maskin du velger. Og så lenge du har en aktiv Internett-tilkobling, synkroniserer Google Dokumenter dine filer automatisk til skyen, slik at de sikkerhetskopieres og alltid er tilgjengelige. Det fungerer også offline; eventuelle endringer eller endringer du gjør i et dokument blir synkronisert neste gang du er online.

Google Dokumenter, ark og lysbilder tillater også redigering av samarbeid. Du kan jobbe i et enkelt dokument samtidig med lagkamerater eller andre kolleger, se endringer som de er laget i sanntid, og kommuniser gjennom innbygget chat. Avanserte dokumentinnstillinger gir deg mulighet til å redigere, vise og kommentere for hvert dokument.

2. Kalender

Google Kalender er et pålitelig verktøy for å hjelpe teamplanprosjektene dine, koordinere avtaler og planlegge møter. Og abonnere på Google Apps for Business legger til nye funksjoner for å gjøre teamet mer produktivt. For det første lar du deg bruke en delt kalender for å bla gjennom og reservere konferanserom og delt utstyr, for eksempel projektorer, bare ved å legge dem til en kalenderhendelse.

Google Kalender gjør det også enkelt å planlegge møter, siden du enkelt kan la andre vet når du er tilgjengelig. Du kan også raskt sjekke medarbeiderens tilgjengelighet, og til og med lag flere kalendere i en enkelt visning for å se hvordan planene dine overlapper. I tillegg gjør Google det enkelt å migrere fra andre forretningskalendere, med verktøy for å importere avtaler og hendelser fra Exchange, Outlook og iCal.

3. Cloud Storage

Google Disk er en solid cloud storage-plattform som lar deg sikkerhetskopiere filene og dokumentene dine, og få tilgang til dem senere på omtrent hvilken som helst nettilkoblet enhet. Når du registrerer deg for en individuell Google Drive-konto, får du 15 GB lagringsplass per bruker, men du kan betale litt mer for å legge til ekstra lagringsplass og funksjonalitet.

Et grunnleggende abonnement gir 30 GB lagringsplass for hver bruker, for $ 5 per bruker per måned . Men for en ekstra $ 5 per bruker per måned, kan du få tilgang til Google Vault, et arkiv- og dokumentoppdagelsesverktøy. Du får også ubegrenset lagringsplass for alle ansatte som en bonus. Å legge opp til bare $ 10 per bruker per måned, er omtrent halvparten av prisen på det største lagringsalternativet som tidligere ble tilbudt av Google, som ga bare 1 TB lagringsplass for hver bruker. Det er en advarsel for de minste bedriftene: Bedrifter med færre enn fem ansatte vil fortsatt være på 1 TB per bruker.

Google Apps for Business legger også til ny funksjonalitet til Google Disk. For eksempel gir det deg flere muligheter til å gi tillatelser for nedlasting, visning, redigering eller kommentering på dokumenter. I tillegg får du tilgang til integrerte Google Drive-apper, for eksempel DocuSign for digital dokumentsignering og Smartsheets for prosjektledelse.

4. E-post

Gmail er allerede en av de beste nettposttjenestene rundt. Men når du registrerer deg for Google Apps for Business, åpnes tonnevis av nye funksjoner for profesjonelle. Til å begynne med kan du opprette profesjonelle e-postadresser for alle dine ansatte, av formatet [email protected]. Det er et stort pluss for små bedrifter som ønsker å vises mer profesjonelt online.

Andre fordeler for bedriftsbrukere inkluderer to ganger lagringen av personlige Gmail-kontoer: 30 GB per bruker i stedet for 15 GB. Det betyr at du aldri trenger å bekymre deg for å slette en viktig melding. Google Apps for Business eliminerer også annonser i Gmail, og gir et verktøy for å synkronisere e-postadresser, hendelser og kontakter mellom Microsoft Outlook og Google-kontoen din. Hvis du foretrekker å bruke en stasjonær e-postklient i stedet for en webportal, er Gmail kompatibel med Microsoft Outlook, Apple Mail og Mozilla Thunderbird.

5. Videokonferanse

Den gratis versjonen av Google Hangouts er en anstendig løsning for en-til-en-videokonferanse. Men et abonnement på Google Apps for Business åpner nye alternativer. Det lar deg legge til en Hangout til et hvilket som helst møte i en delt kalender, slik at ansatte, kolleger og kolleger kan delta i videokonferansesesjonen med ett enkelt klikk.

Og Google Hangouts har funksjoner som gjør videomøter enklere. For eksempel fokuserer skjermen automatisk på den som snakker på tiden, og dynamisk muting bidrar til å eliminere forstyrrende bakgrunnsstøy. Appen lar deg også dele skjermen din for å gå gjennom lysbildene eller gi en ekstern opplæring hvor som helst. I mellomtiden kan innebygd chat du enkelt dele koblinger. Hangouts er en god løsning for små bedrifter, men 15-personers hetten for videomøter kan hindre større selskaper.

Hva er IaaS (infrastruktur som en tjeneste)?

Infrastruktur som en tjeneste (IaaS) er en cloud computing service modell. Som det er tilfelle med alle cloud computing-modeller av virksomheten, gir IaaS tilgang til databehandlingsressurser i et skybasert miljø. I tilfelle av IaaS er de oppgitte databehandlingsressursene virtualisert maskinvare, eller en databehandlingsinfrastruktur.

(Virksomhet)

Lyden av alarmen: Tid for et forretningssikkerhetssystem?

Bedriftseiere er ofte de første i og de siste ut, så låsing av dørene er andre natur. Men det tar mer enn en nøkkel til å beskytte småbedrifter mot tyveri og andre brudd som kan tørke ut alt du har jobbet for å bygge. Mange småbedriftseiere går til forretningssalarmsystemer som kan være nyttige for å sikre verdifulle ressurser, inkludert personer, utstyr, kundeoppføringer og immaterielle rettigheter.

(Virksomhet)