Papirsti: En veiledning for hva du skal spare og hva som skal søppel

Uansett om hvilken leir du faller inn i, et par sentrale spørsmål vedvarer: Hvor lenge har en bedrift behov for å henge på forretningsdokumentene sine? Og hva skal det holde?

Som så mange av livets spørsmål eksisterer det ikke et svart-hvitt svar. Internal Revenue Service-regler har lenge tjent som standard, men det er andre ting bedrifter bør ta hensyn til. Fremfor alt må små bedrifter imidlertid ha en eksplisitt, eksekverbar plan.

"Det er veldig mulig for små bedrifter å undervurdere verdien av poster og behovet for å beholde dem," sa Benjamin Wright, en Dallas-basert advokat som spesialiserer seg på teknologi og dokumenter.

I en grad gir IRS litt fleksibilitet i hvordan bedrifter håndterer sine dokumenter, inkludert bruk av elektroniske systemer.

"IRS vil ikke fortelle deg alt du trenger å gjøre. Du trenger veiledning fra en CPA, sier Wright, som blogger mye om dokumentsystemer.

IRS har imidlertid nylig forklart at den vil godta elektroniske regnskapssystemer, for eksempel QuickBooks, for en revisjon.

IRS-publikasjon 583 legger vekt på at ethvert dokumentbevaringssystem skal tillate at en skattyter lett støtter forretningsresultater som vises på en selvangivelse. I lang tid holdt fastholdelsesregelregelen at bedrifter og enkeltpersoner skulle beholde selvangivelser og dokumenter i syv år, men Publikasjon 583 indikerer at det ikke er sant. Snarere gjelder ulike lovbestemmelser om ulike skattesituasjoner. For eksempel, hvis en virksomhet skylder tilleggsskatt, er begrensningsloven tre år.

IRS tilbyr eksempler på de beste dokumentene for å beholde:

Inntekter:

Kasseinnskudd, bankinnskuddslister, fakturaer, 1099s

• Innkjøp og kostnader: Avbestillte sjekker, kredittkort kvitteringer, kontoutskrifter
• Alt i alt er sju år ikke en dårlig standard, selv om det er litt mer enn nødvendig i flere situasjoner. Men merk: Det er ingen lov om begrensninger på falsk eller ufiltrert selvangivelse. Dokumenter tjener mer divergerende formål enn å støtte selvangivelser. Wright nevnt som et eksempel byggefirmaer som kanskje trenger å overholde spesielle miljølover. Andre føderale eller statlige myndigheter kan fastsette at relevante dokumenter skal opprettholdes på ubestemt tid.

"Teoretisk sett kan du ha krav som går utover [IRS-kravene]," sa Wright. "Hvis ja, vil du sikkert vite om det."

Små bedrifter bør ikke anta at en mer sofistikert dokumentbeholdningsplan krever sofistikert utstyr og programvare. Faktisk kan en løsning være like ved fingertuppene. Wright legger vekt på e-post som den enkleste og enkleste måten å vedlikeholde dokumentasjon på. "Vi kan bruke e-post som dagbok for hva vi gjorde, hvem vi snakket med, hvordan vi gjorde noe. Det kan være svært verdifullt, "sa Wright. Han bemerket at mange store e-posttjenester tilbyr ubegrenset lagringsplass for så lite som $ 20 per år.

På grunn av disse omstendighetene kan en liten bedrift velge å lagre mange dokumenter på et e-postsystem og registrere mye av hvordan det gjør forretninger. Med prisen på harddisk og skytholding forkortet, har bedrifter nå mange rimelige alternativer å velge.

For mye dokumentasjon kan imidlertid være problematisk. "Vi lever i den elektroniske fiskebollen," sa Wright. "Det gjelder like mye for mor og pop som det gjør USAs Department of State. Elektroniske poster kan vises hvor som helst. "Med andre ord, vær forsiktig.

Nedtelling til skattedag: Hvilke bedrifter trenger å vite

22 Motiverende sanger for bedriftseiere og entreprenører

• Social Media Savvy: En uke med tips for å hjelpe virksomheten din

---



Korttrimmer: Hvordan håndtere ideelle visittkort

Et visittkort er ofte Det første som en potensiell forretningskontakt eller klient vil se. Sørg for at de ikke ser en "Joker". Her er et halvt dusin ting du trenger å vite. TMI Kortet ditt skal formidle hvem du er, hva du gjør og hvordan du kommer til deg. Alt annet er bare fluff og distraherende fluff på det.

(Generell)



Hvorfor er salget de fleste entreprenører feil?

Mike Shook, Managing Partner at Accelerence, bidro med denne artikkelen til MobbyBusiness's Expert Voices: Op-Ed & Insights. Harvard Business Review har nylig lansert en historie som fokuserer på hvilke entreprenører som tar feil. Etter vår oppfatning liker vi å fokusere på hvordan vi kan hjelpe entreprenører med å få ting riktig - spesielt i deres kritiske vekststadium.

(Generell)