Det er vårrensetid for e-postinnboksen din

Den gjennomsnittlige e-postbrukeren bruker 2,5 timer om dagen og siver gjennom 147 meldinger, viser forskning. Det er en av de viktigste tidssugene i den moderne arbeidsplassen å administrere denne meldingen av meldinger. Men det finnes måter å spare tonnevis av ved å gi innboksen din gjennom våren rengjøring.

Alex Moore, administrerende direktør i Baydin, tilbyr 10 tips om hvordan du gir innboksen den lange forsinkende vårrengjøring det fortjener. Hans firma utvikler påminnelsestjenester for populære e-postklienter som Outlook og Gmail som gjør det mulig for brukere å ta kontroll over når de sender og mottar e-postmeldinger.

Søk og du skal finne

Bruk søk ​​for å finne bestemte e-poster. Det tar bare en tredjedel av tiden. Moderne e-postklienter inkluderer svært kraftige søkemuligheter - tilbringe 15 minutter å lære å bruke dem, og det vil betale utbytte i mange år.

Slå av

Prøv å slå av meldinger på datamaskinen og telefonen. Hver gang et varsel kommer opp, tar det hjernen i løpet av et minutt for å gjenvinne konsentrasjonen fullt ut.

Forego folder folly

Ikke bry deg med kompliserte mappesystemer - forskning viser at det er betydelig raskere å finne meldinger ved å bla gjennom en liste av alle meldinger du noensinne har mottatt enn ved å se gjennom et "organisert" sett med mapper.

Timing er alt

Send meldinger i optimale tider - vanligvis like før arbeid eller lunsj, og sjelden sent på ettermiddagen. En melding sendt kl. 07.00 er nesten fire ganger større sannsynlighet for å bli åpnet enn en sendt klokken 16.00.

Fjern kløften

Legg kun meldinger som fortsatt trenger din oppmerksomhet i innboksen din. Flytt resten til en enkelt gammel postmappe eller arkiver dem. Dine gamle meldinger vil fortsatt være søkbare, og det vil bli vanskeligere for e-postmeldinger som ikke er "ferdige" for å falle gjennom sprekkene.

Brevity er sjelen av hvite

Prøv å skrive kortere e-poster. Du vil bli overrasket over hvor godt folk svarer på korthet i e-post. En god retningslinje: Prøv å holde mesteparten av meldingene dine (selv om det ikke er klart!) Under fem setninger.

Det handler om å blokkere og takle

Hvis tidsplanen tillater det, må du opprette bestemte tidsblokker hver dag for å håndtere din epost . I løpet av disse tider, gå gjennom e-postene dine i batchene. Men prøv å ikke gjøre det første om morgenen - du vil starte dagen med det viktigste arbeidet ditt, snarere enn det tilsynelatende mest presserende.

Har et system

Finn ut et system for å utsette meldinger til senere. Forskning viser at mer enn en tredjedel av all e-post ikke trenger oppmerksomhet nå, men trenger det igjen senere. Noen alternativer inkluderer en e-postpåminnelsestjeneste som kan bringe meldinger til deg senere.

Gjør det enkelt

Hvis du sender en e-post hvor du ber om mer enn én ting, nummerer dine forespørsler og legg dem nær toppen av meldingen for å gjøre det enkelt for mottakeren å finne ut hva han / hun trenger å gjøre.

Si hva du mener

Gjør den første setningen i e-postbeskrivelsen din. De fleste e-postklienter viser en liten utdrag av meldingen i innboksvisningen. Hvilken av disse er mer sannsynlig å få oppmerksomheten din? "Viktig møte neste fredag. Vennligst RSVP!" eller "Hei Frank, jeg skriver bare for å gi deg beskjed."

Stopp spill tid: Slik prioriterer du oppgavelisten din

Som bedriftseiere vet, er det aldri mangel på arbeid som må gjøres. Som oppgavene fortsetter å hakke opp, kan det være utfordrende å prioritere og sjekke alle oppgavene på listen. "Prioritering jobber litt mer strategisk, og det tar verdifull tid og tenkte at vi hjernevasker oss selv til å tenke vi ikke har ikke, "Dana Brownlee, grunnlegger av profesjonell utvikling trening og ledelse konsulentfirma Professionalism Matters, fortalte Mobby Business.

(Ledelse)

Høgskolens professorer avslører hva de elsker (og hater) om deres jobber

Du har kanskje gått i skole i årevis, men har du noen gang holdt opp med å tenke på hvordan det er å være på den andre siden av foredragshallen? Undervisning, som de fleste yrker, kommer med sine egne unike fordeler (som å gjøre en forskjell i folks liv) og utfordringer (som lavt lønn og ikke så morsomt ansvar som graderingspapirer).

(Ledelse)