Hvordan velge medisinsk praksishåndteringsprogramvare


Hvordan velge medisinsk praksishåndteringsprogramvare

Din medisinske praksis styringssystem kan enten forbedre din effektivitets effektivitet eller skape et mareritt for dine ansatte. Enten det er en velsignelse eller en byste avhenger av hvilken løsning du velger.

I denne veiledningen vil vi undersøke hvilke praksisstyringssystemer som gjør det og hjelpe deg med å gå gjennom beslutningsprosessen. Hvilke funksjoner bør du vurdere? Hvilke spørsmål skal du spørre når du handler rundt? Å velge riktig praksishåndteringssystem kan hjelpe deg med å strømlinjeforme driften hver dag og øke kontantstrømmen, men feil system kan kutte øvelsen til et nært stopp. Hvis du leter etter denne typen programvare i 2018, må du sørge for at du velger en leverandørpartner som vil være der for deg hvert skritt.

Først bør du vite hvorfor du trenger et treningssystem. Her er noen fordeler med å ha en:

  • Effektivisering: Det er nøkkelen til å koordinere noen av de mest viktige økonomiske og logistiske aspektene i din praksis, inkludert planlegging, fakturering og økonomisk analyse.
  • Automatisering: Et treningssystem som inkluderer en pasientportal kan også ta litt av byrden av resepsjonen din, slik at pasientene kan be om avtaler og fylle ut skjemaer på nettet. Hvis du velger det systemet som passer best for din spesialitet og arbeidsflyt, vil det spille en stor rolle i din kliniske og økonomiske suksess.
  • Fakturering: Hvis du bestemmer deg for å holde din medisinske fakturering internt i stedet for å outsource den til en medisinsk faktureringstjeneste , din praksis styringssystem vil bidra til å sikre krav er sendt til betalere på en riktig og riktig måte. Sammen med en flittig stab kan treningssystemer bidra til å øke mengden krav som aksepteres av betalere på første pass. Medarbeiderne kan også bruke programvaren til å svare på avslag og avslag, samt generere økonomiske rapporter og trekke data for å analysere praksisens finanspolitiske helse. Det er viktig å merke seg at du også trenger en sertifisert medisinsk koder på ansatte hvis du har til hensikt å fakturere gjennom treningsstyringssystemet, spesielt med den siste forandringen til ICD-10.
  • Pasientkommunikasjon: Et praksisstyringssystem kan også brukes som et verktøy for å generere og sende pasientbalanseoppgavene, samt forutbestemme om pasientene skal skylle noe utenom lommen før avtalen, noe som gjør det enklere å samle inn betalinger når det gjelder pleie.

Allerede kjenner Alt om praksis styringssystemer? Se våre anbefalinger for de beste praksishåndteringssystemene for småpraksis og ny praksis.

Redaktørens merknad: Leter du etter mer informasjon om administrasjonsprogramvare for medisinsk praksis? Fyll ut spørreskjemaet nedenfor, og våre leverandørpartnere vil kontakte deg for å hjelpe deg med å avgjøre din beslutning.

Selv om leger sjelden trenger å kommunisere med deres praksisstyringssystem, er programvaren en uunnværlig daglig partner for medarbeiderne. Mellom å engasjere seg med pasienter og støtte inntektssyklusen, har praksisstyringssystemet du velger, en stor rolle å spille i suksessen eller feilen i din praksis. Med dette i bakhodet talte Mobby Business til eksperter og konsulenter for å finne ut de riktige spørsmålene som skal stilles når man vurderer hvilket praksisstyringssystem som skal kjøpes.

Kostnad: Kostnaden for ethvert praksisstyringssystem er svært variabel avhengig av dine behov, funksjonene du velger, og størrelsen på din praksis. De fleste bedrifter vil bare kunne gi deg et ballparkestimat uten å sitte ned og gå gjennom detaljene for det du ber om. Og når det gjelder å praktisere styringssystemer, kan det være mange skjulte kostnader og valgfrie funksjoner som raskt kan øke basisprisen.

Bunnlinjen: Gå inn i samtalen og vite hva det er du trenger og hva du ikke gjør. Din høyeste prioritet gjennom denne prosessen bør være å få en skriftlig liste over hvilke funksjoner du vil få for nøyaktig hvilken kostnad før du samtykker i å samarbeide med noen leverandør. Uten klar skriftlig bekreftelse kan det være vanskelig å vite hva som er inkludert og hva som koster ekstra, og du kan ende opp med å betale et tilleggsgebyr for en funksjon du kunne ha bodd uten.

Brukervennlighet: Implementere en ny Systemet og tilpasning til det er vanskelig nok som det er, så det er viktig å sørge for at folk som skal bruke den nye programvaren, er komfortable å navigere gjennom det. Alle jobber annerledes, så sørg for å konsultere med dine ansatte og inkludere dem i beslutningsprosessen. De skal i det minste være moderat komfortable med systemet, og ideelt sett vil leverandøren gi deg en representant for bedriften som hjelper deg med å guide dem gjennom læringskurven.

Bunnlinjen: Hvert praksisstyringssystem er organisert på en annen måte , så det er viktig å vite hva dine ansatte er ute etter. Noen praksishåndteringssystemer bruker for eksempel et sentralt dashbord for å organisere programvarens forskjellige funksjoner, mens andre bruker mange rullegardinmenyer og flere popup-vinduer. Å vite hva som er mest effektivt for trenings arbeidsflyt er nøkkelen til en vellykket overgang. Et hvilket som helst nytt system vil naturligvis sakte produktiviteten litt først, men det bør ikke slipe treningen din til en skremmende stopp.

Cloud-based eller Local Hosting: Det er to primære måter å være vert for praksishåndteringsprogramvare på: Selskapets servere nås gjennom skyen, eller på lokale servere kjøpt og vedlikeholdt av din praksis. Hvis du foretrekker å være vert for systemet lokalt, må du betale for serverne, som kan være dyrt, og du trenger IT-personale dedikert til å opprettholde og oppdatere systemet. Hvis serverne dine går ned, kan du bli igjen uten tilgang til dataene dine. Enda verre, hvis sikkerheten til systemet er kompromittert, kan sensitive pasientdata gå tapt. Med det skybaserte alternativet er disse problemene leverandørens. Systemoppdateringer er selskapets ansvar, og du kan være rimelig sikker på at dataene dine er sikre. Den opprinnelige kostnaden er også mindre; I stedet for å kjøpe servere, er skyalternativet ofte et månedlig abonnementsavgift. Men hvis du velger å gå med cloud-hosted alternativet, er det viktig å sikre at selskapet har effektive sikkerhetstiltak på plass.

Bottom line: Du vil få skriftlig bekreftelse på at din praksis har data lagret i skyen; Du trenger også en forsikring om at hvis du bytter system, vil leverandøren ikke holde data i gissel. Det er ikke uvanlig at et selskap forsøker å kreve praksis for å ta sine egne data når de forlater for et nytt system. I så fall må du kanskje velge mellom å betale opp eller miste alle dine hardt opptjente data, noe som betyr at du må starte fra grunnen av med et nytt system.

Erfaring med spesialiteter: Du vil også Ønsker å sikre at praksishåndteringssystemet du velger, brukes mye innenfor spesialiteten din. Det er nyanser til forskjellige spesialiteter som ganske enkelt ikke kan reflekteres av et generelt system, så du må vite om leverandøren tok hensyn til spesialitet når du utformet systemet. Ellers kan du ende opp med et barebones system som ikke er optimalisert for de funksjonene du trenger. For eksempel varierer den generelle praktiseringsbehovet sterkt fra en dermatologs, og for optimal ytelse vil du være sikker på at treningssystemet ditt kan tilpasses dine behov.

Bottom line: For å finne ut hvor bra hver bedrift utfører i den forbindelse, kan det være verdt å nå ut til andre leger du kjenner opererer i ditt felt og spørre dem hvordan de liker deres praksisstyringssystem.

Interfacing: En annen stor vurdering når du velger et treningssystem bør være hvor godt det vil bli grensesnitt med det elektroniske helsepostsystemet (EHR) systemet din praksis bruker. Interfacing refererer til at begge systemene kan kommunisere med hverandre og dele relevante data. Drift av to systemer som grensesnitt bra kan redusere hvor lang tid det tar deg og dine ansatte å skrive inn og overføre data. Hvis du planlegger pasienter og registrerer demografisk informasjon, skal disse dataene automatisk innføres i EHR-systemet når pasienten kommer inn for et besøk. På samme måte, etter at pasienten har blitt tatt vare på, bør EHR-systemet automatisk sende praksishåndteringssystemet den relevante faktureringsinformasjonen basert på tjenestene du oppgav.

Bunnlinjen: Selv et godt praksisstyringssystem kan bli et mareritt for din praksis hvis det ikke fungerer bra sammen med din EHR. Hvis de to systemene ikke kan kommunisere ordentlig, kan dine ansatte finne seg selv inn og inn igjen de samme dataene om og om igjen, og ta dem bort fra mer presserende oppgaver.

Tilpasning: Systemet som din praksis bruker bør være lydhør for dine behov. Enten det er å tilpasse utseendet på malerne, skal du legge inn data på eller lengden på avtaler i planleggingsfunksjonen. Enkelheten og bredden av tilpasning er noe du må forstå før du logger på den stiplede linjen.

Bunnlinjen: Å vite hva du trenger er viktig før du engasjerer en leverandør; hvis du ikke er sikker på hva et system kan gjøre, be om å bli vist hvor mye du kan endre det. Finn også ut om tilpassing av bestemte funksjoner betyr en ekstra kostnad for din praksis. Bare fordi det kan gjøres, betyr det ikke at det vil bli gjort gratis.

Pasientportal: En pasientportal er en stor del av et praksisstyringssystem som kan lindre mye stress fra dine ansatte og fremskynde pasientbesøk. Portalen gjør det mulig for pasientene å logge inn fra sine egne datamaskiner og fylle ut papirene som de ellers ville trenge å fullføre ved ankomst for deres avtale. Med demografi, forsikringsinformasjon og planleggingsforespørsler fylt ut eksternt, kan øvelsen ta de neste trinnene som trengs før tiden. I beste tilfelle, når en pasient går gjennom døren, har forsikringen blitt verifisert, alle nødvendige vedlegg har blitt bestemt, og all personlig informasjon er oppdatert. Det er imidlertid viktig å ta en titt på pasientportalen før du kalkulerer den som et pluss. En forvirrende eller klumpete pasientportal kan forstyrre pasientene dine og gjør det vanskeligere å skaffe den nødvendige informasjonen.

Bottom line: Mens portalen er et utmerket verktøy, må du sørge for at noen leverandører viser deg denne funksjonen i detalj, og husk å vurdere komponenten fra et pasientperspektiv som kanskje ikke er kjent med behovene hos en medisinsk praksis.

Rapportering og dataanalyse: I tillegg til å utføre faktureringsoppgaver, vil du trenge en praksis styringssystem som kan skape robuste rapporter og analysere data slik at du vet nøyaktig hvor din praksis står økonomisk. Bare å administrere inntektssyklusen din er ikke nok til å forbli levedyktig; detaljerte rapporter og analyser kan gå langt for å hjelpe deg med å prosjektet og til og med forbedre kontantstrømmen. For eksempel vil du kunne identifisere hvilke leger som er mest produktive for din praksis, eller du kan fortelle hvilke nabolag hovedparten av pasientene kommer fra.

Bottom line: Ved å identifisere gjennom disse rapportene hva som fungerer og hva som ikke gjør det, kan du holde øvelsen på en sikker måte mot suksess og lønnsomhet. Og hvis et praksishåndteringssystem lar deg dele disse rapportene elektronisk med andre medlemmer av din praksis, er det enda bedre.

Opplæring: Selv om systemet er utrolig enkelt å bruke, vil det alltid være en læringskurve. Vurder også varierende grad av teknisk kompetanse blant dine medarbeidere. Uansett hvor intuitiv, når de ansatte er tilpasset til et nytt stykke programvare, trenger de noen veiledning nå og igjen. En virkelig engasjert leverandør vil tilby omfattende opplæring, enten på stedet eller en-mot-en over nettet.

Bunnlinjen: Det er viktig å motta skriftlig opplæringsprosessen som selskapet engasjerer seg i og eventuelle tilleggskostnader for Personellopplæring i gjennomføringsperioden. God opplæring betyr at ansatte raskt kan bli vant til og komfortabel med treningsstyringssystemet, og det vil redusere mengden produktiviteten vil lide ettersom øvelsen gjør overgangen fra ditt tidligere system.

Leverandørstøtte: A leverandør-partner bør forventes å være der for deg når noe går galt. Det er uunngåelig, som det er med alle komplekse systemer, at du til slutt vil støte på et problem, og leverandøren skal være tilgjengelig for å hjelpe deg med å gjenopprette fra eventuelle problemer du måtte ha. Videre, hvis et problem oppstår på slutten, må du vite at de vil være responsive og ansvarlige for feilen. I noen tilfeller kan et selskap tildele din praksis en direkte kontakt. Det er en nyttig ressurs for enhver praksis, da denne personen vil være kjent med ditt eget system og måten din praksis fungerer på. Andre selskaper har imidlertid bare et teknisk support call center; Det kan være vanskeligere å løse et problem hvis personen som tar anropet, ikke er kjent med treningssystemets opplæring. Videre er det viktig å vite om støttetjenester opererer 24/7 eller hvis du kun kan kontakte teknisk assistanse i løpet av normale åpningstider.

Bunnlinjen: Et godt forhold til en praksisledelsesleverandør er basert på tillit, og det er nødvendig fra starten. Hva slags støtte du kan forvente og eventuelle tilleggskostnader for den støtten, er noen flere betingelser du bør få skriftlig fra begynnelsen.

Eksperter og fagpersoner konsultert for disse tipsene inkluderer: David Zetter, hvem er grunnlegger og lederkonsulent av Zetter Healthcare , samt medlem av National Society of Certified Healthcare Business Consultants ; Adina Friedman, medisinsk systemanalytiker på CTS Guides ; og Joseph E. Glaser, nukleærmedisinske lege basert på Radiologic Associates PC .

Hvis mulig, kjøp en komplett programvarepakke.

Hvis din praksis bare har begynt, kan det være verdt tiden din å kjøpe alt du trenger på en gang. Ideelt sett kan du oppnå både et praksishåndteringssystem og et EHR-system fra samme leverandør, som også er produsenten. På denne måten kan du være sikker på at systemene kan kommunisere på en optimal måte, og fremtidige oppdateringer vil bli gjort med hvert system i tankene. På denne måten har du også en engangs kontakt for tekniske problemer, støtte og trening for begge systemene.

"Bunnlinjen er å gjøre det så smertefritt og enkelt som mulig," sa Glaser. "Med tanke på hvor store disse systemene kan være, og at du stoler på disse tingene, betyr det så tungt at de må jobbe veldig bra. Hvis du starter fra grunnen, få alt på en gang og sørg for at du har alt du trenger. "

Demo minst tre systemer.

Det er ikke nok å bare demo ett system og bestemme at det ser bra ut. Du må oppnå en referanseramme for sammenligningene dine, og derfor anbefaler Zetter å møte minst tre til fem leverandører og stille dem kritiske spørsmål om produktene de tilbyr.

"Mange mennesker vil bare se ett system ... og si, "Å, jeg liker denne," sa Zetter. "I stedet demo tre til fem forskjellige systemer slik at du virkelig kan forstå hva som er best."

Større er ikke alltid bedre.

Mange bedrifter er ofte fokusert på bedriftspraksis og sykehus. Deres systemer, i disse tilfellene, vil skreddersys for de slags enorme operasjoner, og kan ikke være egnet for en liten praksis. Noen store selskaper tilbyr også små og mellomstore alternativer, men det er mange pålitelige leverandører som bare fokuserer på mindre praksis. Når det gjelder å øve ledelsen, betyr større ikke alltid bedre.

"Jeg ville være veldig skeptisk til de store selskapene for den lille utøveren," sa Friedman. "For de mid-sized til større praksis, er det en annen sak."

Installer ditt PM-system først.

Ved å installere praksishåndteringssystemet først kan du få kontantstrømmen til et jevnt nivå, og personalet er komfortabelt med systemet før du begynner den skremmende prosessen med EHR-implementering. Å ha praksishåndteringsmaskinen kjører jevnt kan gjøre den uunngåelig humpede turen til overgang til et nytt EHR-system litt enklere å håndtere.

"Jeg anbefaler å implementere praksishåndteringssystemet først og ha det på plass i omtrent seks måneder," Zetter sa. "Alle blir vant til planleggingen, og du bygger opp kontantstrømmen, og på den måten når du implementerer EHR, påvirker du ikke hele kontoret."

Ring lokale referanser innen spesialitet.

Ekspertene vi snakket med å være enstemmig i denne avgjørelsen: oppsøke dine egne, lokale referanser som opererer innenfor spesialiteten din. Ikke sett deg bare for listen over referanser et selskap gir deg; Disse er nok bare deres lykkeligste kunder og kan ikke være relevante for dine interesser uansett.

"Du kommer ikke til å ha et perfekt system, så når du ringer etter referanser, er det gode spørsmål å spørre," sa Zetter. "Det er alltid problemer med installasjonen, men nøkkelen er hvordan leverandøren håndterte den og hvor raskt. Spør om de ville gjøre den samme beslutningen igjen eller ikke, og gå med samme leverandør."

"Du må bare vite hva du vil," sa Glaser. "Noen ganger er det så enkelt som å spørre andre folk du kjenner. Gå til de andre i ditt felt og diskutere det."

"Det er veldig viktig for en liten medisinsk praksis å få svært lokale vitnemål," sa Friedman. "Reglene innen hver forsikringsstat opererer annerledes. Det er veldig viktig å snakke med andre leverandører om forsikringsinnlevering."

For mer informasjon om treningssystemer, se våre anbefalinger for programvare for småpraksis og programvare for ny praksis .

Redaktørens merknad: Leter du etter mer informasjon om administrasjonsprogramvare for medisinsk praksis? Fyll ut spørreskjemaet nedenfor, og våre leverandører vil kontakte deg for å hjelpe deg med å ta avgjørelsen.


Best Small Business Accounting Software 2018

Best Small Business Accounting Software 2018

I vårt søk etter den beste regnskapsprogramvaren for små bedrifter, så vi etter løsninger som er rimelige og enkle å bruke. Vi så også etter tidsbesparende funksjoner som tar hodepine ut av småbedriftsregnskap, for eksempel automatiserte poster, fakturering, faktura betaling, kostnadsrapporter, finansielle rapporter og forsoning.

(Solutions)

Utstyrsleasing: En veiledning for bedriftseiere

Utstyrsleasing: En veiledning for bedriftseiere

Hvis du er i markedet for nytt utstyr eller teknologi for bedriften din i 2017, men ikke har råd til å kjøpe den, er leasing et alternativ å vurdere. I stedet for å kjøpe utstyret eller teknologi direkte, gir leasing mulighet til å foreta mindre månedlige utbetalinger, vanligvis over en flerårig periode.

(Solutions)