5 Enkle utprøvde måter å forbedre dine e-postvaner på

Føler du at e-postene dine tar livet ditt? Hvis du bruker hele tiden inn og ut av kontoret, leser og svarer på meldinger, har du sannsynligvis riktig. Men den gode nyheten er at det er noen raske og enkle måter å få kontroll over innboksen din, som gjør at du føler deg mye mer produktiv og mye mindre stresset.

Klar for en epostoverhaling? Følg disse fem anbefalte tipsene.

Avslutt

Du tror kanskje du gjør deg selv en tjeneste ved å abonnere på relevante nyhetsbrev, men du kan være bedre å finne andre måter å holde deg i løkken uten å tette opp innboksen din. . Hvis du mottar mange e-postmeldinger hver dag, er det allerede overveldende, og hvis du er en abonnenthøyder, gjør du bare ting vanskeligere for deg selv.

Ifølge en studie fra Harris Interactive, kan ansatte ikke holde tritt med mer enn 50 e-postmeldinger på en dag, rapporterte ABC News. Undersøkelsen, som spurte om 2.000 amerikanske voksne, fant at bare 6 prosent av ansatte sa at de kunne bære mer enn 50 e-postmeldinger per dag. Studien fant også at en av fem ansatte føler at de er under press på grunn av overbelastning av e-post.

Ved å kutte ut noen eller alle abonnementene du ikke absolutt trenger, kan du også kutte ut noe av stresset du opplever som et resultat av en fullstendig innboks.

Planlegg e-postbrudd

Det kan virke som å være tydelig, men å sjekke e-postene dine hvert 5. minutt kan få deg til å stresses og gjøre deg mindre produktiv. Hvis du kontinuerlig sjekker og svarer på e-postmeldinger hver gang et nytt meldingsvarsel kommer opp, får du aldri noe høyt prioriterte arbeid. Men å la folk hengende i innboksen din, er heller ikke bra for bedriften. I stedet forsøker du å planlegge bestemte blokker av tid gjennom dagen for å åpne og svare på e-post.

En studie publisert i journalen Computers in Human Behavior så arbeidere som begrenset seg til å sjekke e-posten bare tre ganger om dagen. Studien fant at disse arbeidstakere var mindre spente, mindre stressede og mer produktive enn de som sendte meldingene sine på og sjekket e-postene deres hele tiden, rapporterte New York Magazine.

Hvis du er bekymret for manglende haster meldinger fra klienter eller viktige oppdateringer fra sjefen din, kan du prøve å sette opp filtre i innboksen din for å varsle deg bare når de betydelige e-postene kommer gjennom. Lagre resten av meldingene dine for de tildelte e-postbruddene.

Legg igjen e-post på kontoret

Når du er ute av kontoret - det er når du kommer hjem etter en lang dag, når det er helgen eller til og med når du er på ferie - sørg for at du har fått e-postene slått av. Med de fleste ansatte som bruker smarttelefoner knyttet til arbeidsmeldingene, kan det føle seg umulig å unnslippe fra kontorets ansvar og påkjenninger, men studier viser at det å holde denne tilkoblingen faktisk er dårlig for helsen din.

Ifølge en undersøkelse av arbeidsplassalternativer , 59 prosent av amerikanske arbeidstakere bruker sine mobile enheter til å gjøre arbeid etter normale åpningstider, rapporterte Fortune.com. En annen undersøkelse fra Good Technology viste at 68 prosent av personene sjekker arbeidsmeldingen før klokka 8, 50 prosent sjekker det mens de er i seng, 57 prosent gjør det på familieutflukter, og 38 prosent kontrollerer selv e-posten ved middagsbordet. Dette kan imidlertid forårsake mer enn bare stress på din mentale helse; det kan også forårsake fysiske problemer. Sammen med psykologiske problemer, kan du sjekke epost utenfor arbeidstiden også føre til gastrointestinale og kardiovaskulære problemer, en studie i tidsskriftet Chronobiology International, som rapportert av Fortune.com.

Det er OK å sjekke inn hvis du forventer en viktig oppdatering, men det er bedre for deg hvis du kan unngå å bo i kontormodus på ubrukte timer.

Bytt til direktemeldinger

Noen ganger er den beste e-poststrategien å vite når du ikke skal bruke e-post i det hele tatt. Hvis du har frem og tilbake med sjefen din eller en medarbeider som ikke krever et møte ansikt til ansikt, men tar opp verdifull tid via e-post, kan du dra nytte av bedriftens direktemeldingssystem. Du kan også bruke andre chatalternativer som Slack eller Gchat. Instant messaging (IM) kan ta litt av ventetiden ut av samtalen din og holde deg borte fra din allerede stressende innboks.

Ifølge en rapport fra The Radicati Group fortsetter bruken av direktemeldinger fra bedrifter å vokse; Antall IM-kontoer på verdensbasis utgjorde 3,2 milliarder kroner i 2015. Og det brukes ofte i de samme situasjonene der mange vanligvis vil stole på e-post. Og ifølge The Guardian har mange bedriftseiere funnet at bytte til direktemeldinger har redusert stress og forenklet daglig intern kommunikasjon. For eksempel sa Steven Drost, administrerende direktør i Stipso, at han pleide å våkne opp til 100 e-postmeldinger hver dag, men etter å ha byttet til IM, anslått han at innboksen var omtrent 60 prosent mindre full, The Guardian rapporterte.

Instant messaging kan også være en distraksjon. Bruk derfor av chat-klientens alternativer ved å sette statusen opptatt eller utilgjengelig når du er i møter eller jobber med et prosjekt som krever uendret oppmerksomhet.

Hold e-postkort kort

Ingen liker å lese lenge, relaterte e-poster, så ikke kast bort tiden din med å sende wordy e-post, enten.

Ifølge en studie fra MailTime, jo lengre en epost er, desto mindre sannsynlige mottakere er faktisk å lese den. Undersøkelsen fant at 19 prosent av folkene ikke vil lese en epost som er lengre enn ett avsnitt, 51 prosent vil ikke lese forbi andre ledd, 76 vil ikke lese en epost som er lengre enn tre avsnitt, og 84 prosent vil ikke lese e-postmeldinger lengre enn fire avsnitt. Så, hvis du vil spare deg selv og sørge for at meldingen din er faktisk effektiv, hold den kort.

Dette inkluderer også e-post fremover; å sende ut store, uorganiserte tråder er overveldende for dine medarbeidere og ansatte, forfor sa. I stedet prøver du å plukke ut viktige detaljer og sende ut bare det som er nødvendig (og til hvem - ikke vær så sjenerøs med svar-alle-knappen heller.)

10 Praktiske tips for bruk av slakk på jobben

1. Bruk flere koder. Visste du at du kan merke flere personer når du legger inn en melding? Mange nye Slack-brukere skjønner ikke at du kan merke så mange som du vil. Bruk bare @ -ikonet og brukernavnet for hver person du vil få varsel om meldingen. 2. Send en direkte melding ... i en gruppe. En annen enkel funksjon å gå glipp av i Slack er det faktum at du kan rette meldingsfolk i en gruppe.

(Virksomhet)

Lanserer en Crowdfunding-kampanje? Velg ditt ord nære

Det er ikke hva du sier, men hvordan du sier det som kan avgjøre hvor vellykket din crowdfunding-kampanje er, ny Forskningsfunn. En studie fra forskere ved University of Illinois i Chicago viste at språklig stil, slik som man snakker, er kritisk viktig i crowdfunding-kampanjer, spesielt for sosiale entreprenører.

(Virksomhet)