Bedriftsretningslinjene som kan komme deg i juridiske problemer

Tenker du på å forby etterfulgt arbeidstid eller disiplinere medarbeiderne for å klage på jobbene deres på sosiale medier? Du vil kanskje tenke nøye før du gjør kunngjøringen - du kan være i strid med dine medarbeideres juridiske rettigheter.

"Selv om en rekke retningslinjer på overflaten kan virke gunstig, kan visse språk i politikken føre til potensielle problemer , sier Aldor Delp, visepresident for HR-løsninger for ADP Small Business Services. "I mange tilfeller er det ikke en spesifikk lov som hindrer arbeidsgiver i å ha visse retningslinjer. Det kommer ned til hvordan slike retningslinjer blir utarbeidet og håndhevet. Arbeidsgivere kan utilsiktet løpe av loven ved ikke å vurdere virkningen av arbeidsplassens regler på ansatte "Personvern og nondiskrimineringsrettigheter."

I en nylig webcast for ADP med tittelen "Kan mitt firma forby det?" Sosiale medier, Kroppskunst, Røyking og mer, "Delp diskuterte noen forskjellige" grå områder "som kunne lande bedriften din i juridiske problemer hvis du ikke er forsiktig.

Personlig utseende. Det er rimelig å kreve at ansatte overholder visse retningslinjer for antrekk og utseende for å opprettholde et profesjonelt bilde. Det er imidlertid viktig å sørge for at retningslinjene dine ikke er i konflikt med krav på grunn av en ansattes religion, kultur eller andre beskyttede klasser, og hvis de gjør det, må det være mulig å foreta rimelige innkvartering. Eventuelle begrensninger eller regler om tatoveringer, piercinger, hodeplagg, ansiktshår, "passende" klær, personlig hygiene osv., Skal tydelig fremgå, brukes rett og diskutert i privat hvis du føler at en ansatt bryter dem.

Off- pliktsoppførsel. Når dine ansatte er utenfor døgnet og utenfor lokalet, bør du ikke polere sine personlige aktiviteter, for eksempel røyking eller forbruk av alkohol. Noen stater selv beskytter arbeidstakere eksplisitt mot "livsstilsdiskriminering." Hvis noen offisiell adferd påvirker en ansattes ytelse, bør du adressere den fra et ytelsesperspektiv og følge selskapets disiplinære protokoll.

Sosiale medier. Det nasjonale arbeidslivslovens § 7 (NLRA) sier at ansatte har retten til å diskutere lønn, ytelser og andre ansettelsesvilkår, og dette gjelder også deres sosiale medieraktivitet. Forbud mot sysselsettingsdiskusjoner om sosiale medier, og i noen stater, og ber om ansattes personlige kontoadgang, er mot loven. Ordne retningslinjene nøye, og sørg for at eventuelle disiplinære tiltak basert på et sosialmediepost ikke krenker en ansattes NRLA-rettigheter.

Røyking / e-sigaretter. Enhver arbeidsgiver kan forby røyking av vanlige sigaretter eller e-sigaretter på arbeidsplassen og på selskapets eiendom. Imidlertid har mange statlige lover retningslinjer for røyking innenfor en viss avstand fra innganger og ventilasjonssystemer. Hvis dine ansatte får lov til å røyke utenfor kontorbygningen, må du sørge for at retningslinjene dine overholder disse restriksjonene.

Arbeidsplassdatering. Det er vanskelig å håndheve direkte forbud mot romantisk engasjement blant ansatte, men det kan være lurt å motvirke forhold som utgjør en interessekonflikt, som en mellom en sjef og en ansatt, eller krever at ansatte skal avsløre sitt forhold til selskapet. Noen arbeidsgivere tar en "hands-off" -tilnærming og svarer bare hvis forholdet påvirker arbeidsplassen negativt, men alle ansatte skal være oppmerksomme på prosedyrer og retningslinjer for klager om trakassering og upassende oppførsel.

Utenlandske språk. Engelskspråklig språkpolitikk for arbeidsplassen kan være i strid med Tillegg VII i sivilretteloven, særlig hvis det forbyr ansatte å snakke på andre språk. Krever at ansatte kan snakke engelsk under visse forhold, for eksempel å kommunisere med kun engelsk-alene kunder / kolleger eller samarbeide i en nødssituasjon, kan være tillatt, forutsatt at det er nødvendig for effektivitet og sikkerhet på arbeidsplassen. Men det er ikke bare ansattes retningslinjer for oppførsel som kan føre til problemer. Alon Rotem, generell rådgiver ved online juridisk tjeneste Raket advokat, minnet arbeidsgivere om at konsekvensene av manglende overholdelse av gjeldende arbeidslovgivning om problemer som permisjon, ansattes klassifisering, lønninger og arbeidstimer kan være alvorlige.

"Dårlig utformet sysselsettingspolitikk kan lett skape hodepine for HR-avdelinger, sier Rotem, hvis selskap nylig lanserte en arbeidsstøtte-løsning som heter Legal Benefits. "Selv om ellers kompatibel HR-politikk kan få arbeidsgivere i vanskeligheter dersom de ikke også brukes rettferdig. Oftere enn ikke, skyldes feilene fra en enkel mangel på kunnskap om loven enn noen skremmende plan fra arbeidsgiveren til å bytte ut sine arbeidere."

Vanlige feilstier inkluderer unøyaktige retningslinjer for lønns- og timepolitikker som de vedrører overtid og brudd, samt unntatte / ikke-eksploderte feilkategorier som de vedrører jobbeskrivelser, sa Rotem. Ideelt sett bør retningslinjene dine vurderes av en advokat, sier han, men i det minste bør du kjøre dem av HR-veteraner for å sikre at det ikke er noen røde flagg.

"Lovene som regulerer arbeidsgiver-ansattes forhold blir kontinuerlig oppdatert, og selskapene anbefales å regelmessig gjennomgå og oppdatere deres retningslinjer i samsvar med dette, sa Rotem. "Politikken bør brukes konsekvent til alle ansatte. Uferdig anvendelse av en HR-politikk kan forårsake kaos på ansattes moral og skape alvorlige juridiske ansvar for bedriftseiere."

Når du har sjekket retningslinjene dine for å overholde stat og føderale lover, er neste skritt å sikre at alle i din bedrift er tydelige på reglene og deres konsekvenser. Dette betyr å gi hver ansatt varsel og løpende tilgang til enhver HR-politikk, samt mulighet til å stille spørsmål. Til slutt, når du arbeider med tøffe ansattes problemer, kan arbeidsgivere nesten alltid dra nytte av å bruke sunn fornuft og medfølelse mot situasjonen, sa Rotem.

For mer informasjon om viktige arbeidslover å se på som arbeidsgiver, sjekk ut denne næringsnyheten Daglig artikkel .

Håndboken for evolverende arbeidstakere: 6 Spørsmål som skal overveies

Men dette er lettere sagt enn gjort. En ny undersøkelse av HR compliance-ressurs XpertHR fant at selv om de fleste bedrifter (78 prosent) har gjort endringer i håndboken deres de siste to årene, fortsetter den største utfordringen for 41 prosent å holde håndboken oppdatert med en stadig skiftende arbeidsplass og arbeidsstyrke.

(Ledelse)

Elektronisk kommunikasjon er ikke erstatning for personlig kontakt.

, Bidro denne artikkelen til MobbyBusiness's Ekspertstemmer: Op-Ed & Innsikt. YAHOO! Konsernsjef Marissa Mayer har nylig rystet næringslivet ved å insistere på at YAHOO! S ansatte kommer inn i arbeid i stedet for å jobbe hjemmefra. Hennes avgjørelse angrep en sterk tro som holdes av et økende antall mennesker: Elektronisk kommunikasjon - videokonferanser, telefonsamtaler og e-postmeldinger - kan erstatte personlig kommunikasjon.

(Ledelse)