Hva er forretningsprosessautomatisering (og hvordan kan det hjelpe din bedrift)?
Her er problemet med teknologi: Det virker ikke alltid. Hvert produkt, service eller løsning kan fungere perfekt godt alene, men hvis det ikke er systematisk kombinert, vil operasjonelt kaos sannsynligvis oppstå. Dette skyldes at jo flere teknologier en bedrift implementerer, jo mer kompliserte systemer blir - og jo større hodepine vil de trolig føre til i det lange løp. BPA er en type programvare eller systembasert metode som tar vanskelige, overflødige eller ellers komplekse oppgaver og forenkler dem til strømlinjeformede hender. -fri prosess. På vanlig engelsk betyr det at BPA bruker mindre teknologi for å få den samme jobben, noe som gjør operasjonen mye mindre komplisert og mye mer effektiv. Målet med BPA er å spare virksomheter tid og penger ved å fullføre kjedelige oppgaver automatisk, noe som øker produktiviteten ved å la medarbeiderne fokusere på sine kjerneområder av talent.
Hva er noen eksempler på forretningsprosessautomatisering?
BPA kan brukes i praktisk talt ethvert aspekt av en bedrift. Fra dokumentbehandling og arbeidsflytautomatisering til e-postvarsler og andre gjentatte oppgaver, kan BPA bidra til å redusere kostnadene og unngå spildt arbeidskraft i et bredt spekter av operasjonelle områder. Tre hovedeksempler er kundeadministrasjon, markedsføring og kundesupport.
Klientstyring
Administrerende kunder og kontoer kan være overveldende for små bedrifter. Bruk av BPA-programvare kan gjøre livet ditt mye enklere.
"Som et voksende nettverksmarkedsføringsbyrå med to kontorer og kunder over hele landet, er det mange bevegelige stykker på hver konto," sa Katelyn McKinley, direktør for klienttjenester på markedsføringsselskapet Blue Corona Inc.
Hvor som helst fra tre til 10 personer, kan være å håndtere hver av Blue Coronas kunder, slik at byrået bruker BPA-programvaren Central Desktop som et sentralt knutepunkt for ansatte og klienter, sa McKinley.
Vi bruker Central Desktop for å sikre at vi aldri slipper ballen, og hvert kontomedlem er oppdatert på hva som skjer med kontoen, vet hva som må gjøres til enhver tid og kan få tilgang til alle filer de trenger ved å klikke på en knapp ", sa hun.
For å illustrere, her er noen måter som McKinley sa, at Central Desktop har hjulpet automatisere og effektivisere agenturets prosesser:
Samarbeid.
Når nye kunder logger på, opprettes et prosjekt fra en mal som har alle selskapets standard kickoffmilestre de og oppgavene. Disse inkluderer å pinge salgsrepresentanten for å laste opp den signerte kontrakten for hele laget for å se, faktureringsavdelingen for å opprette den første fakturaen, og kontoadministratoren for å planlegge en kickoff-samtale og fylle ut en rekke klientinntaksdokumenter som deretter deles med Resten av kontoutlegget.
- Automatiske oppdateringer. Når endringer gjøres i en eksisterende kundes kontrakt (for eksempel en endring i budsjettet, et nytt tilleggstjeneste), er det en notisblokk for kontoadministratorens oppdateringer ; Oppdateringen sendes automatisk til alle relevante parter (hovedsakelig fakturering) for å varsle dem om endringen.
- Dokumentbehandling. Når klienter laster opp dokumenter de vil dele med selskapet (f.eks. bilder, dokumenter), er deres konto Teamet blir varslet via e-post og kan logge inn for å laste ned dem, legge ved til kommende oppgaver og mer.
- Bedriftens intranett. Når ansatte logger inn, er standard siden selskapet Intranett. Der kan ansatte få statusoppdateringer fra andre ansatte, lese bedriftsoppdateringer og prognoser, se bedriftskalenderen og kommende arrangementer etc. Fra Intranett kan de også be om PTO / ferie (som automatisk sendes til HR for godkjenning), gå til selskapets retningslinjer / håndbok online og mer.
- Systemet som selskapet brukte tidligere involverte derimot en klesvaskliste over ulike tjenester for å utføre individuelle oppgaver. I selskapets barndom brukte McKinley og hennes ansatte tjenester som Box.com til å dele filer, Basecamp for prosjektledelse og e-post bare for samarbeid. I stedet fant de at forskjellige mennesker og ulike avdelinger stolte sterkt på ett system og sjelden utnyttet andre, sa Mckinley. "Jeg kunne gå videre og videre om måtene [automatisering har hjulpet] vår virksomhet, men å ha en programvare for å håndtere fildeling, prosjektledelse og internt og eksternt samarbeid har eksponentielt økt effektiviteten og kvaliteten på arbeidet vårt, sier McKinley. .
Markedsføring og kundesupport
Som et alternativ til å bruke en enkeltbedriftsautomatiseringsprogramvare, kan bedrifter også lage et appøkosystem for å effektivisere driften. Nøkkelen er å integrere forskjellige webapper på en sammenhengende måte som får dem til å jobbe sammen i stedet for å fungere som separate systemer, sier Gabriel Mays, grunnlegger av nettstedbyggingsplattformen, bare legg til innhold.
"Vi bruker forretningsautomatisering for å effektivisere vår markedsføring og kundeservice innsats, "sa Mays. "For markedsføring blir nye bloggartikler automatisk lagt ut på Twitter, Facebook, LinkedIn og Google+. Dette fjerner smerten ved å måtte legge til manuelt i hvert av disse nettverkene, slik at vi kan fokusere på andre ting."
Forretningsautomatisering har også hjalp Mays gjennomføre e-postmarkedsføringskampanjer. "Besøkende som er med på vårt nyhetsbrev, blir automatisk lagt til vår e-postmarkedsliste og sendt et gratis kurs på å gjøre deres nettside bedre i løpet av en uke, [med] en leksjon hver dag," sa han.
Den samme teknologien kan brukes til å forbedre kundesupporten. For eksempel, når en forespørsel om hjelp er sendt, opprettes en billett i selskapets help desk programvare for å sikre at forespørselen blir sporet riktig, forklarte Mays. Videre lastes eventuelle filer som sendes inn med hjelpebeskreven automatisk til en Dropbox-konto for enkel tilgang og lagring, la han til.
Forretningsautomatisering kan også integreres med CRM-programvare (Customer Relationship Management). "Kunder som kontakter oss gjennom salgskanaler blir automatisk lagt til i CRM, slik at vi kan følge opp," sa Mays. "Videre transkriberes alle telefonsvarer som er igjen på vårt telefonsystem etterpå, og sendes til oss via hjelpebilsystemet for enkel oppfølging neste morgen."
Fortsatt ikke overbevist om at forretningsautomatisering passer for deg? Her er flere eksempler på hvordan bedrifter bruker BPA til å maksimere sine ressurser:
Færre adminoppgaver
"Vi driver en reisesenter-virksomhet for Disney-destinasjoner. Vi bruker automatiseringsprogramvare for alt - kundestyring, auto-e-post, betalingspåminnelser, takknemmer, forhåndsplanlegging av spørreskjemaer, påminnelser om reiseforsikring og til og med automatisk månedlige utbetalinger for visse ting. Vi bruker Infusionsoft og har skreddersydd den til reiselivsbransjen. Det har frigjort timer for å kunne virkelig tilpasse våre kunders ferier og snakke med folk på telefonen, slik at vi ikke gjør så mye admin. Det har også trimmet ned bunnlinjen med alt som kan automatisere at ansatte ikke trenger å spore eller spore. -
Amy Sinclair, eier,
Erfaringens øre Optimalisert nettsideadministrasjon "Jeg bruker AffiloTools for den daglige ledelsen og overvåking av våre nettsider og spottingsproblemer og fikser dem før de får KissMetrics hjelper meg med å finne ut hvordan våre kjernekunder bruker våre nettsider. Customer.io hjelper våre kunder på viktige øyeblikk når vi bruker våre nettsteder. Optimalt er viktig for å optimalisere våre destinasjonssider for å forbedre konverteringsfrekvensene. Endelig tilbyr Geckoboard en høyt nivå oversikt over bedriftens ytelse og brukes på vårt kontor. " -
Simon Slade, administrerende direktør og medstifter,
Affilorama Bedre prosjektledelse "Den automatiske forretningsprosessprogramvaren vi bruker er Redmine. Redmine gjør det mulig for ansatte å holde oversikt over prosjekter og oppgaver og Hold deg oppdatert med nye utviklinger. Programvaren sender automatisk en e-post når noen mottar en ny oppgave eller fullfører en gammel. Redmine sporer historien til hvert prosjekt og oppgave, slik at du kan gå tilbake til noe som helst for å referere til noe eller se hvordan det utviklet seg. Det er også et alternativ å stille spørsmål gjennom Redmine, som har hjulpet oss til å kommunisere mer effektivt. Før implementeringen av Redmine ble noen av oppgavene våre tapt eller glemt. det siden vi begynte å bruke det. Det har gjort oss mer ansvarlige og virkelig forbedret vår tidsstyring. " -
Vladimir Gendelman, administrerende direktør,
Bedriftsmapper Effektiv sporing av personer "På MIT Sloan er vårt mål å bygge et samfunn av innovatører for bærekraft ut av våre studenter og alumner, fakultet og forskere og samarbeidspartnere , regjeringen og frivillige organisasjoner. Det utvidede samfunnet gir et bredt spekter av kontakter, og vi har begynt å bruke SalesForce for å holde styr på alle. Cirrus Insight lar meg lage kontakter i vår database, logg e-post og se grunnleggende informasjon om folk når jeg hører fra dem, uten å forlate gmail. Det er en stor hjelp. " -
Jason Jay, direktør for bærekraftig initiativ, MIT Sloan
Mindre komplisert juridisk arbeid Vi bruker tilpasset programvare for å automatisere det juridiske arbeidet for å få kunder ut av mobiltelefonkontrakter. Fra kundens synspunkt er de tre juridiske trinnene som er involvert (1) oppdager et brudd, (2) angir en gyldig innvending, og (3) bytter til en ny leverandør i henhold til gjeldende leverandørens kundeavtale. Vår automatiseringsprogramvare gjør det mulig for kundene å fullføre disse tre trinnene på omtrent 5 minutter på CellBreaker.com over en 7-dagers periode. Super enkelt; super fort; og garantert å være effektiv. -
Jon Colgan, grunnlegger og administrerende direktør,
CellBreaker.com Forbedret prognose Bruk av Excel som et redskapsverktøy fungerer bra, men det er ikke en rimelig metode som jeg er klar over Hold regneark oppdatert og nøyaktig i tide. Til slutt er det utførelse og betaling for et handelsprogram som lider. AFS TradePro TPMs prognosemuligheter gjør at Popcorn, Indianas driftsteam kan planlegge produksjonen bedre. Vårt innkjøpsteam kan gjennomgå langsiktige prognoser for å sikre råvarer, og logistikk kan planlegge transport trenger å støtte ekstra volum under en kampanje. Etter 60 dager med å være i live på TPM-systemet, reduserte Popcorn, Indiana sine salgsfremmende fradrag med over 50 prosent. TPM hjalp også Popcorn, Indiana reduserer sine prognosefeil Key Performance Indicators (KPI) med halvparten; eliminere behovet for å gjennomgå og sortere flere Excel-arbeidsbøker som tidligere ble levert i ulike formater av hver salgsrepresentant; og arm salgsteamet med faktabasert informasjon for å starte fruktbare diskusjoner med kunder. "-
John Kittle, visepresident for forretningsplanlegging og innsikt,
Popcorn, Indiana Mer effektiv kommunikasjon " AffinityLive er hvordan vi automatiserer vårt byrås prosess. Vi ser økt produktivitet og samlet effektivitet i virksomheten. AffinityLive forener prosessen vår og strømlinjer kommunikasjonen på tvers av alle avdelinger og kontorer. Fra faktureringspunktet tok det 10 dager å få ut våre vedlikeholdsfakturaer; nå tar det bare to. Automatisering hjelper oss med å forsterke helsevesenet, vitenskap og teknologi merkevarer som gjør verden til et bedre sted. -
Rebecca Angelos, direktør for operasjoner,
HDMZ Opprinnelig publisert på Mobby Business
.
8 Entreprenører Del nyttårets oppløsning
Mange mennesker gjør Nyttårs resolusjoner relatert til deres personlige mål. Selv om det er flott å sikte på å være sunnere eller tilbringe mer tid med familien din, bør du også gjøre oppløsninger i ditt faglige liv. Det er rom for forbedring i alle virksomheter, og det nye året er en flott tid å evaluere dine styrker og svakheter.
5 Proven lokale markedsføringstaktikk for å oppnå og beholde kunder
Markedsføring som en lokal småbedriftseier har sine utfordringer. For en ting, vil du at din bedrift skal få den anerkjennelsen den fortjener, men det er vanskelig å etablere et rykte når du nettopp har begynt. Ifølge en rapport fra BrandMuscle, bruker 48 prosent av små bedrifter mindre enn $ 500 per måned på markedsføring.
Populære Innlegg