App Overload? Finne den rette samarbeidsløsningen for bedriften din
Hvor mange apper bruker bedriften din? Fra prosjektledelse til kundeforholdsstyring (CRM), sosial til fildeling og analyse til kalendere, i dagens hyperforbundne verden, er app overbelastning uunngåelig for mange bedrifter. Denne overkillen legger en belastning ikke bare på en virksomhets arbeidsflyt, men også på arbeidstakere.
Strømlinjeforming er løsningen. Ved å bruke samarbeidsprogramvare og intranettløsninger kan bedrifter få tilgang til alle nødvendige apper på ett sted. Dette gjør det enklere og mer effektivt å håndtere arbeidsbelastninger og teamsamarbeid enn når man får tilgang til verktøy som er spredt rundt på nettet, på enkelte maskiner og i hele selskapets nettverk. I mange tilfeller gir samarbeidsprogramvare og intranettløsninger også bedrifter muligheten til å integrere sine foretrukne programmer i intranettet eller bruke dem i takt med leverandørens utendørs løsninger. [ Dagens økonomi krever Samarbeid for vekst ]
For å illustrere fordelene med samarbeidsprogramvare og intranettbygging, ga Dan Latendre, administrerende direktør for Igloo Software, en cloud intranet-leverandør som har som mål å bekjempe app overbelastning, et eksempel. Han citerte hvordan Igloo blir brukt i virkeligheten på Children's Hospital Foundation, barnas medisinske senter for innsamling av barn.
"Før Igloo var deres samarbeidsmetoder e-post, møter og penn og papir," sa Latendre. "Siden deres mål er å doble filantropi fra $ 45 millioner til $ 90 millioner de neste fem årene, trengte de et sett samarbeidsverktøy som vil tillate dem å gjøre det de gjør, bare bedre."
Tidligere på en typisk dag , stiftelsen brukte flere søknader om arbeid og rapportering, sa latendre. Dette inkluderte Google Apps, Google Analytics, nettverksbygger Wufoo, dashboardklient Logi Analytics, nettbasert prosjektstyringsverktøy TeamGantt, og leverandør av digital asset management-løsninger MerlinOne.
"Igloo integrerte alle disse programmene gjennom Okta og et enkelt sign-on-miljø, "sa Latendre. "Nå er alle disse ulike verktøyene samlet på ett sted. De har nå en informasjonsportal hvor ansatte kan få tilgang til alle disse forskjellige applikasjonene."
I tillegg implementerte samarbeidsprogramvaren Stiftelsen å gjenoppbygge og få tilgang til informasjon i en sentralisert plassering.
"I stedet for å stole på en delt stasjon for å finne en ansattsliste eller en liste over prosedyrer, kan de samle all denne informasjonen på ett sted med wikier," sa Latendre. "For noen typer informasjon bruker de Igloo sine opprinnelige dokumentdelingskapasiteter, men de legger også inn Google-dokumenter når de deles utenfor Igloo eller når de trenger samarbeid i sanntid."
Wikis kan også brukes til å lagre og tilgang til all slags informasjon, for eksempel firmapolitikk, gjør disse dataene til en sann kunnskapsbase, sa Latendre.
Som barnas sykehusfond kan mange små bedrifter dra nytte av samarbeid og intranettløsninger ved hjelp av disse verktøyene for å gjøre arbeidsflyten enklere og mer effektivt. Utfordringen er imidlertid å finne de riktige løsningene for bedriften din og gjennomføre dem med minimal forstyrrelse.
Latendre ga følgende tips om valg og vellykket implementering av samarbeidsprogramvare for virksomheten din.
1. Bestem hvilke apps lagene dine virkelig trenger og hvordan de skal bruke dem.
Før du vurderer leverandører, er det viktig å forstå forretningsproblemet du prøver å løse, og hvorfor du vil løse det. Avhengig av behovene til et team, avdeling eller organisasjon, varierer de typer verktøy som passer. Kanskje en globalt spredt salgsavdeling ønsker å forbedre åpenhet og åpenhet i et miljø der de kan dele informasjon og stille spørsmål - en microblogging-applikasjon kan hjelpe kommunikasjon her. Eller kanskje et markedsføringsteam ønsker det samme for avdelingen deres, men de vil også ha synlighet i konferansene som er planlagt for året - en microblogging og en kalenderapplikasjon vil være bra for samarbeidet.
Men med så mange virksomhetssamarbeidsprogrammer som er tilgjengelige a la carte, kjemper organisasjoner med spredningsdata. Deres informasjon er lagret på ulike områder der data og samtaler ikke er forenet. Organisasjoner må logge på en bestemt applikasjon for å finne et dokument og til en annen app for å finne tilbakemelding fra kollegaene sine. Deretter må de også jakte på foreslåtte redigeringer til en presentasjon i deres e-postboks. Ifølge Spiceworks, et nettverk for IT-fagfolk, vil det gjennomsnittlige små og mellomstore selskapet trolig bruke mer enn fire vertsbaserte tjenester - det vet selvsagt selvfølgelig. Hvis du ser på forsknings- og rådgivningsfirmaet Forrester, klatrer dette nummeret til 9,3.
Igloo tilbyr en rekke nettapps for samarbeid med sosialt næringsliv, for eksempel blogger, kalendere, fildeling, fora, mikroblogger og wikier. Igloos modulære apper er utformet for å takle de spesifikke smertene som bedriftsbrukere vender seg til forbrukertjenester. Avhengig av organisasjonens kommunikasjons- og samarbeidskrav, gir appene brukerne fleksibiliteten til å individuelt bruke de spesifikke appene de vil ha, eller integrere dem i en sammenhengende sosial intranettløsning. Det hjelper brukerne med å skape et virtuelt arbeidsmiljø for å gi en enkelt informasjonskilde, samtidig som de forbinder eksternt og distribuert personale.
2. Implementering er en trinnvis prosess.
Ifølge Gartner vil 80 prosent av sosialvirksomhetens innsats mislykkes i å oppnå tilsiktede fordeler gjennom 2015. Så selv før implementering av samarbeidsverktøy er det viktig å ta de riktige skritt for å sikre at du fullt ut forstår bedriftens behov og implementeringskrav - og for å sikre at løsningen er vellykket vedtatt og brukt langsiktig av ansatte.
Ved implementering av samarbeidsverktøy er vedtaket av ansatte nøkkelen. Det er viktig å identifisere hvordan sosial teknologi vil forbedre personalets arbeidsflyt. For eksempel, i stedet for å sende en presentasjon, og glemmer å CC den riktige personen, kan brukerne laste opp presentasjoner til bestemte avdelinger eller teamområder. Herfra kan ansatte kommentere under presentasjonen med foreslåtte endringer. Deres arbeidsflyt som helhet er strømlinjeformet, men likevel forent.
Etter at verktøyene er implementert, er det like viktig å fortsette nivået av støtte og ta eierskap. Tilordne en fellesskapssjef som vil mestere og utvide intranettet og dens verktøy etter at den er implementert, sikrer at momentet fortsetter. Med denne personen som har ansvaret for rapportering og overvåking, samt iverksette tiltak for å forbedre intranettet, vil du ha en mer engasjert og aktiv brukerbase.
Opprinnelig publisert på MobbyBusiness .
Starte en bedrift? Råd for tusenårige entreprenører
Er du en ettersøker entreprenør i alderen 18 og 33? I så fall er du tusenårig og en del av den første generasjonen for å vokse opp med Internett, sosiale medier og mobilteknologi. I motsetning til tidligere generasjoner har tusenårene ikke blitt nødt til å tilpasse seg disse nye teknologiene. "De forstår dynamikken og kraften på nettet bedre enn alle andre som må oppleve det senere i livet," sa Boris Wertz, grunnlegger av Version One Ventures.
Når du bygger en bedrift, gjør det som spenner deg
Jeg har litt av en ukjent bane når det gjelder forretningsopplevelse. Jeg har to universitetsgrader i kunsthistorie og utdanning. De er ikke først rødme, hva du kan tenke på som "forretningsferdigheter", men begge førte meg til min entreprenørskapsstrategi. Kunsthistorie handlet om lidenskap - jeg elsket det.
Populære Innlegg