Hvordan velge en e-posttjeneste for bedrifter

E-post er en uunnværlig del av å drive en liten bedrift . Det er ofte den beste - og minst påtrengende måte - å kommunisere med ansatte, kolleger og samarbeidspartnere. Men hvis e-post er så viktig, bør du tenke hardt før du velger en e-posttjeneste for bedriften din. Ikke alle e-postplattformer er opprettet like, så det er viktig å velge en med funksjonene du trenger. Samtidig vil du unngå å overbetale for funksjoner som du ikke trenger. Her er fem faktorer å vurdere før du avgjør en e-postplattform for virksomheten din.

1. Gratis eller betalt?

Den eneste tingen du ikke kan få med en gratis webposttjeneste, er evnen til å bruke merkets navn som en del av e-postadressen din. Hvis du for eksempel registrerer deg for en gratis Gmail-konto, får du en e-postadresse som [brukernavn] @ gmail.com; men ved å abonnere på Google Apps for Business kan du sikre en e-postadresse som leser [brukernavn] @ [yourbusiness] .com. I de fleste tilfeller må du allerede eie ditt eget webdomener for å kunne bruke det som en del av e-postadressen din, men registrering av et domene kan koste så lite som $ 10 per år. Andre tjenester, for eksempel Microsoft Office 365, gir deg ditt eget domenenavn uten at du må betale ekstra hostingavgifter.

Hvorvidt det er viktig for deg (og eventuelle ansatte) å ha en merket e-postadresse, er i hvert fall opp til deg . En e-postadresse som inneholder ditt eget domenenavn, kan potensielt øke den oppfattede troverdigheten til bedriften din. På den annen side kan en generisk e-postadresse være bra for de minste bedriftene, spesielt hvis du er eneeier.

2. Lagringsplass

Selvfølgelig er en merkevare-e-postadresse ikke den eneste fordelen med en betalt e-posttjeneste. Betalte plattformer tilbyr mange andre fordeler, for eksempel utvidet skylagring for e-post og andre filer. Mange gratis e-posttjenester tilbyr begrenset lagringsplass og tvinger deg til å slette meldinger når innboksen din blir full. Hvis du driver en liten bedrift som er avhengig av e-post, og du foretrekker å arkivere meldinger i stedet for å slette dem, kan innboksen din fylle opp med det. Ved å abonnere på en betalt tjeneste, kan du få tilgang til en mye større innboks.

Det er noen andre relaterte bekymringer å vurdere. For eksempel varierer den maksimale størrelsen på et e-postvedlegg mye mellom forskjellige tjenester, med noen tjenester som capping vedlegg på 10 GB, og andre lar deg sende store filer opptil 300 GB eller mer, så lenge filen allerede er lastet opp til skyen.

3. Sikkerhet

Uansett om du betaler for e-post eller bruker en gratis tjeneste, vil du ha stram sikkerhet for din forretningsinnboks - spesielt hvis du kjører virksomheten din, innebærer utveksling av private klientdata. Og andre sensitive data kan knyttes til din e-postkonto, for eksempel bankkontonummer og selvangivelser. Enda mer enn med din personlige e-post, er det viktig å holde cyberkriminelle ute av din bedriftskonto.

Før du avgjør en e-posttjeneste, må du sjekke sikkerhetsforanstaltninger som for eksempel sosial og sosial filtrering. Støtte for tofaktorautentisering er også viktig; funksjonen bidrar til å holde utenforstående i din innboks ved å kreve at brukerne har to deler med informasjon for å logge inn. Den første er ditt vanlige passord, og det andre er en ny generert kode som sendes til enten mobiltelefonen din eller en annen e-postadresse. Andre sikkerhetsfunksjoner som skal kontrolleres inkluderer innebygde antivirusforanstaltninger for å holde skadelig programvare fra datamaskinen din, noe som er spesielt viktig hvis du laster ned mange vedlegg.

4. Samarbeidsverktøy

En god forretnings e-postplattform gjør det lettere for deg å jobbe sammen med dine ansatte eller kolleger. De beste plattformene inkluderer verktøy som hjelper deg med å samarbeide. For eksempel inkluderer tjenester som Gmail og Outlook en innebygd kalender som en del av e-postboksen din. Og i noen få enkle trinn kan du dele kalenderen din med andre slik at de kan se og redigere den på farten. Det kan virkelig hjelpe med planlegging og samarbeid.

Email threading er en annen funksjon som kan hjelpe deg med å jobbe sammen med kolleger. Gjengede e-postmeldinger gjør det lettere å følge lange utvekslinger fordi svar vises en etter en i en enkelt tråd, i stedet for å bli spredt i hele innboksen din i den rekkefølgen de ble mottatt.

5. Bonusfunksjoner

Når du har funnet en e-posttjeneste som dekker alle grunnleggende, kan du se etter flere funksjoner som kan øke produktiviteten. Noen plattformer som Gmail og Outlook inkluderer for eksempel integrert videochatt. Det betyr at du kan bruke en enkelt tjeneste for både å utveksle meldinger og møte eksternt, slik at den daglige operasjonen blir enklere og mer effektiv.

Noen e-postplattformer inneholder også direktemeldingsfunksjonalitet. Instant messaging er bedre enn e-post for sanntids diskusjoner, siden du kan bytte ut mange korte meldinger i rask rekkefølge. Hvis du sender en øyeblikkelig melding, kan du foretrekke å sende en e-post hvis innholdet i meldingen ikke er så viktig.

Finne og følge min lidenskap i finansbransjen

Da jeg var barn, kunne ingenting ha spådd min fremtidige karriere innen økonomi. Det eneste som forbød at jeg vokste opp i den lille ukrainske landsbyen og Wall Street, så på amerikansk tv-serie med min bestemor. Det var alltid noen historier om investering, lager, olje etc., og jeg drømte om å forstå og komme inn i denne verden.

(Virksomhet)

Gjør musikk beroligende den savvy shopper?

Kanskje at bakgrunnsmusikk i matbutikken ikke er en så dårlig idé. Hvis du vil oppfordre kjøpere til å bruke, er bakgrunnsmusikk en god ide. Trikset, ifølge ny forskning, er å finne riktig volum. Musikk som er for høyt, eller ingen musikk i det hele tatt, kan ha en negativ innvirkning på forbrukeradferd og på kreativitet generelt.

(Virksomhet)