Forhindre ansettelsesavhengighetsproblemer med en smart tidsavbruddspolicy

Har du en ansatt som stadig ringer ut "syk" eller tar for mye tid? Mens mange ansattes fravær er legitime, kan gjentakende uferdiget fravær virkelig forstyrre en virksomhet - spesielt hvis arbeidstakeren tar betalt tid.

Ditt første instinkt kan være å disiplinere arbeidstakerne, anklage dem for å utnytte eller til og med true å brenne dem. Men hvis deres grunn til manglende arbeid kvalifiserer som et lovlig beskyttet fravær, kan du lande deg selv i varmt vann.

Tricia Meyer, grunnlegger og administrerende advokat ved Meyer Law, bemerket at det er viktig for arbeidsgivere å forstå føderale eller statslige lover angående ansattes permisjon slik at de ikke skaper ulovlige politikker eller gjør urettferdig krav til sine arbeidere. Her er hva du trenger å vite om å opprette en smart avgangspolicy og håndtering av ansattes fravær.

Redaktørens notat: Leter du etter informasjon om tids- og nærværssystemer? Bruk spørreskjemaet nedenfor, og våre leverandørpartnere vil kontakte deg for å gi deg den informasjonen du trenger:

Hva skal inkluderes i retningslinjene dine

Enten du skriver din første avgangspolicy eller oppdaterer din eksisterende, Våre kilder anbefales, inkludert noen få viktige ting.

Medarbeiderens arbeidstimer: Definer forventet arbeidstid og antall arbeidstimer per uke, samt en klokke inn / ut-prosedyre for å sikre at ansatte oppfyller disse kravene

Tilgjengelig betalt og ubetalt permisjon: Bortsett fra vanlig betaltid (inkludert syke dager, personlige dager og feriedager), opplist ut betalte (eller ubetalte) helligdager, forlat perioder (f.eks. Dødsfall eller juryplikt) , og føderalt beskyttede fravær som FMLA og uførepermisjon.

"Skriv en klar beskrivelse av hva lønnet og ubetalt permisjon er tilgjengelig for ansatte, inkludert når og hvordan de kvalifiserer for permisjon og hvor mye permisjon de tilfaller hver uke, lønnsperiode, måned eller år, "s hjelp Jaime Lizotte, HR-løsningssjef hos ComplyRight.

Innkallingsprosedyre: Hva er prosedyren for å ringe inn syk eller varsle selskapet når en ansatt ikke vil være med? Skal noen bli varslet om en ansatt blir forsinket? Er ansatte ansvarlige for å finne en erstatning for ledig tidsavbrudd?

"Vær sikker på å forklare politikken for å be om permisjon, inkludert eventuelle frister for ferieforespørsel og uteblivelse," fortalte Lizotte Mobby Business. delt blant alle ansatte, veiledere og ledere. I tillegg bør ledere være opplært om hvordan det skal søkes rettferdig, ifølge HRhero.

Konsekvenser for brudd:

Den siste delen av retningslinjene dine bør stave ut konsekvensene dersom en ansatt ikke følger retningslinjene. "Skriv ned trinnene som vil bli tatt for ulike brudd, for å beskytte din virksomhet mot anklager eller diskriminering nedover linjen," sa Lizotte.

Opphold juridisk kompatibel

Som arbeidsgiver har du en juridisk forpliktelse til å behandle ansatte rettferdig når det kommer til permisjonen din. Forsknings føderale lover som FMLA, amerikanerne med funksjonshemmingsloven (ADA), loven om uniformerte tjenester for ansettelses- og nytilpasningsrettigheter (USERRA) og tittel VII i lov om borgerrettigheter fra 1964. Du bør også gjøre deg kjent med statens arbeidstakers erstatningslover , ifølge HRhero.

"Du må sørge for at du ikke angrer eller til og med nektar fravær av en ansatt for enhver beskyttet grunn," sa Lizotte. "Sørg også for at du behandler hver ansatt det samme, slik at du ikke ender med diskriminering eller urettmessig oppsigelse krav."

Det er alltid best å ha en erfaren advokat gjennomgå retningslinjene dine for å sikre at det ikke er problematisk språk eller regler.

"Arbeidsgivere bør konsultere fagfolk for å sikre at de overholder ulike føderale og statlige lover med hensyn til deres politikk og gjennomføre beste praksis," sa Meyer Mobby Business. "En arbeidsgiverpolitikk skal være tydelig skrevet og sendt til alle ansatte for gjennomgang / bekreftelse."

Sporing og håndtering av ansattes fravær

Ansattefravær er mer enn bare en compliance problem, og hvordan du håndterer dem, påvirker bedriftens kostnader, lønnsomhet, kultur, ansattes moral og mer, sa Raj Narayanaswamy, medstifter og medansvarlig for Replicon.

"Måten du velger å overholde disse fraværskravene, kan ha en vidtgående innvirkning på mer enn bare din lovlige avdelingen, så ta deg tid til å forstå fullt ut hvordan tiden blir brukt i din bedrift, sier han.

Lizotte bemerket at arbeidsgivere enkelt kan spore arbeidstakerens fravær ved å enten lage en prosess i deres firma der de dokumenterer fravær regelmessig, for eksempel med papir, eller å finne en elektronisk løsning som gjør det enkelt for dem å komme inn på ansattes fravær som de oppstår.

"Hvis arbeidsgiveren har til hensikt å skalere selskapet, vil jeg anbefale å bruke et tredjeparts programvareprodukt til å spore, som Det er vanligvis mindre administrativt belastende sammenlignet med sporing i regneark, er mindre sannsynlig å inneholde feil, og lar arbeidsgiveren sikre lettere overholdelse av statlige og føderale lover, sier Meyer.

Før du nærmer deg en ansatt om kronisk fravær, er det klokt å gjennomføre en intern revisjon for å avdekke roten til problemet, sa Lizotte. Er din medarbeider velger å ringe ut av jobben fordi de føler seg stresset og presset og trenger litt tid til å dekomprimere? Ringer de ut på grunn av en familiesituasjon (for eksempel omsorg for barn eller eldrende foreldre)? På grunn av helsemessig atferd av seg selv?

Neste, sa Lizotte å se på selskapets holdning til unscheduled fravær. Tolerer du det fordi alle trenger tid av og til? Føler du at den er misbrukt fordi du ikke vet hvordan du skal klare det annerledes? Eller er det rynket på det, og de ansatte vet det, men det skjer fortsatt?

"Ved å gjennomføre denne revisjonen og svare på disse spørsmålene, vil du kunne identifisere ... [og] forstå eventuelle fraværende saker du måtte ha, og [da] implementere en plan, "sier Lizotte.

Før du tar noen disiplinære tiltak mot en ansatt, anbefaler vi at du konsulterer en HR-profesjonell og / eller advokat for å sikre at du holder deg lovlig.

Slik starter du en bedrift før alderen 25

På bare 24 år gammel, Richard Zelson kjenner allerede ins og outs av å drive sin egen virksomhet. Tidligere i år lanserte den unge gründeren MyStream, en mobilenhetapp som lar brukerne lytte til musikk samtidig med menneskene rundt dem. Vi spurte Zelson for sine topptips for å starte en bedrift under 25 år.

(Virksomhet)

Live Tweeting Tips for små bedrifter

Har du noen gang vært på et arrangement der du har blitt oppfordret til å tweet med en bestemt hashtag? Kanskje det var en forretningskonferanse, presidensdebat eller sesongpremiere av ditt favoritt-tv-show. Hvis du har gjort det, har du levd tweeted før. Live tweeting er fortellingen og distribusjonen av nyttig informasjon til et publikum om et arrangement via en sosial plattform, skrev Brit McGinnis i sin bok "Hash The Tag: The Komplett Beginner's Guide to Live Tweeting "(Amazon Digital Services, 2016).

(Virksomhet)