Dokmee Cloud Review: Best Low Cost Document Management Software
Vår 2018-analyse og analyse av dokumentstyringssystemer fører oss igjen til å anbefale Dokmee Cloud som det beste dokumentstyringssystemet for bedrifter på et budsjett. Vi valgte Dokmee Cloud fra dusinvis av dokumentstyringssystemer vi vurderte. For å lese vår fullstendige metodikk og for en mer omfattende liste over dokumentstyringssystemer, besøk vår beste plukker-roundup-siden.
Hvorfor Dokmee?
Dokmee Cloud er et lavprissystem fra Office Gemini som kan kjøres fra hvilken som helst datamaskin eller mobilenhet som er koblet til Internett. Det skybaserte systemet har fem prisplaner, inkludert en gratis en.
Kostnad
Bedrifter på et budsjett vil være mest tiltrukket av den lave prisen på Dokmee Cloud. Fordi det ikke er programvare å kjøpe, betaler du en månedlig avgift for tjenesten, i stedet for store kostnader på forhånd.
Redaktørens notat: Leter du etter et dokumentstyringssystem for din bedrift? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruker du spørreskjemaet nedenfor for å få søstersiden vår. BuyerZone gir deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:
Her er en oversikt over Dokmee Clouds priser planer:
2GB Plan
- Gratis
- Første bruker inkludert
- Enkel bruker
- Kun e-postsupport
- Gratis mobilapp
10GB Plan
- $ 29 per måned
- Første bruker inkludert
- $ 15 for hver ekstra bruker
- E-postsupport
- Gratis mobilapp
25GB Plan
- $ 39 per måned
- Første bruker inkludert
- $ 15 for hver ekstra bruker
- E-poststøtte
- Gratis mobilapp
50GB Plan
- $ 59 per måned
- Første bruker inkludert
- $ 15 for hver ekstra bruker
- E-postsupport
- Gratis mobilapp
100GB Plan
- $ 99 per måned
- Første bruker inkludert
- $ 15 for hver ekstra bruker
- E-postsupport
- Gratis mobilapp
Hver plan inneholder alle funksjonene Dokmee Cloud tilbyr. Selv den gratis 2 GB-planen gir like mye funksjonalitet som de dyrere alternativene. Det er ikke tilfelle med de fleste andre systemene vi vurderte.
Vi liker at du har flere planer å velge mellom basert på hvor mye du er villig til å betale. Mens noen av de andre leverandørene tilbyr et utvalg av planer, har svært få dette så mange forskjellige.
Enkel å bruke
Små bedrifter vil bli imponert over hvor enkelt dette systemet skal brukes. Fordi det er skybasert, kan det være oppe i løpet av få minutter. Det er ingen programvare for å installere, vedlikeholde eller oppgradere, noe som kan være verdifullt for små bedrifter som ikke har IT-staber.
For å sikre at dataene dine er beskyttet i skyen, huser Dokmee sitt system i et sikkert datasenter med begrenset tilgang nøkkelkorttilgang og videoovervåking. For å hindre at systemet går ned, er det også en elektrisk distribusjonsbane i datasenteret, et uavbrutt strømforsyningssystem med 24 timers batteridriftskopiering, en stedet-standbygenerator med automatisk overføringsbryter og brenselplass på stedet. Alle disse feilsøkene kan gi deg litt mer selvsikkerhet om at dataene dine ikke bare skal lagres sikkert, men også tilgjengelig når du trenger det.
Systemets grensesnitt er spesielt attraktivt. Hjemmesiden er fylt med fargede fliser for hver seksjon, for eksempel mapper / filer, søk, skann, last opp filer, arbeidsflyt-innboks og revisjonsrapport. Dette oppsettet er blant de enkleste å navigere i alle dokumentstyringssystemene vi analyserte.
For å lagre dokumenter bruker Dokmee Cloud en tradisjonell kabinett-og-mappe tilnærming. Du kan lage så mange skap og mapper i dem som du vil. Du kan lagre dokumenter ved å laste opp eller dra og slippe filer fra datamaskinen, og ved å skanne dem direkte inn i systemet.
For å gjøre det litt enklere å legge til filer, integrerer Dokmee Cloud med Microsoft Office. Med denne integrasjonen kan du lagre filene du jobber med i Word, Excel eller Outlook i skapene og mappene med et klikk.
Det er også enkelt å søke etter filer. I tillegg til å bla gjennom skap og mapper for å finne dokumenter, kan du gjennomføre et avansert søk som lar deg finne filer basert på flere faktorer, for eksempel filtype, datoen den ble satt inn i systemet og bestemte søkeord innenfor innholdet.
Funksjoner
Selv om dette er et billig system, tilbyr det mange nyttige funksjoner. Selv om den skybaserte løsningen ikke har alle de verktøyene som Dokmee har med seg selv, har det de mest verdifulle.
En av de største fordelene ved dette systemet er at fordi det er skybasert, Den er tilgjengelig fra hvilken som helst datamaskin med internettilgang. Uansett hvor du er, har du full tilgang til systemet.
Du kan også trykke inn i systemet fra Dokmee-mobilappen, som er tilgjengelig på Android, iOS og Windows-enheter. Den gir tilgang til alle filer og lar deg legge til notater i dokumenter, se tidligere versjoner og sende dem. Dokmee-appen er blant de mest imponerende vi fant mens du forsket på dokumentstyringssystemer.
Sikkerhetsrestriksjonene og revisjonsloggen gir tette kontroller over hvem som har tilgang til filene dine. For å sikre at ansatte ser bare dokumentene de burde, kan du stille inn begrensninger på skapene de har tilgang til. I tillegg inneholder revisjonsloggen detaljert informasjon om når filer blir vist og av hvem, samt hvilke endringer de har gjort.
Du kan også redigere dokumenter i systemet. Du kan gjøre endringer i filer, se tidligere versjoner, slå sammen filer, og kutte, kopiere og lime inn filer og mapper. Disse verktøyene eliminerer behovet for å åpne dokumentene i et eget program når du må gjøre endringer.
Andre funksjoner inkluderer muligheten til å skanne dokumenter inn i systemet i PDF-, TIFF- eller JPG-formater; muligheten til å sette opp arbeidsflyter for å holde prosjekter og oppdrag på sporet og fremover; og muligheten til å lage en favorittmappe for dokumentene du bruker regelmessig.
Kundeservice
Vår erfaring med Dokmets kundeservice var positiv. For hvert spørsmål ga representanten detaljerte svar som ga oss en klar forståelse av hvordan systemet fungerer. Vi var fornøyd med tiden representanten tok for å svare på spørsmålene våre. I motsetning til noen av de andre leverandørene som prøvde å skynde oss fra telefonen, var det klart at Dokmee-representanten ønsket å sikre at vi forsto hva systemet tilbyr.
Dokmee gir også hjelp over live chat, en funksjon som ikke er alle konkurrentene by på. Vi testet det ved å stille flere spørsmål på forskjellige tidspunkter i løpet av dagen, og hver gang ble våre spørsmål besvart umiddelbart. I vår erfaring med andre tilbydere som tilbyr livechat, ble våre spørsmål noen ganger ubesvarte, eller vi ble fortalt at ingen var tilgjengelige, og til å sende oss en forespørsel i stedet.
Kundesupport er tilgjengelig via telefon, e-post eller live chat mellom 8 og Kl. 11.00 CT mandag til torsdag og 8 til 7 pm på fredag. Svært få av leverandørene vi så på tilbud, støtter det sent på kvelden.
En grundig brukerhåndbok er også innebygd i systemet. Det svarer på spørsmål om ting som hvordan du logger inn og lager arkivskap, og hvordan du laster opp filer og lager arbeidsflyter.
Begrensninger
Den største begrensningen i Dokmee Cloud er at den ikke har alle klokkene og fløyter tilbys ikke bare av sine konkurrenter, men også av selskapets eget lokalsystem. Noen av funksjonene det mangler, er muligheten til å angi tilgangsbegrensninger etter mappe og fil og å bruke et OCR-verktøy. Videre integrerer den ikke med andre programmer enn Microsoft Office.
En annen ulempe er at, avhengig av planen du velger, har du kanskje ikke telefonstøtte tilgjengelig. Imidlertid er mangelen på visse funksjoner og støtte avstanden til en så lav pris. Hvis disse ekstrafunksjonene er viktige for deg, oppfordrer vi deg til å vurdere et annet dokumenthåndteringssystem. Men hvis du gjør det, vær forberedt på å bruke betydelig mer for det.
Klar til å velge et dokumenthåndteringssystem? Her er en oversikt over vår komplette dekning:
- Dokumenthåndteringssystemer: En Kjøpersveiledning
- Best Dokumentstyringsprogramvare og -systemer 2018
- Best Document Management System Samlet
- Beste dokumentadministrasjon for små bedrifter
- Best Mobile Document Management
Hvordan velge den beste App Maker for din bedrift
Tidlig adopters i småbedrifter tilpassede app spillet var først og fremst eiere av restauranter og treningssentre, men nå, takket være en økning i mobil utvikling alternativer, mange SMB eiere lage apps for å nå sine kunder, bedre kundeservice, økt intern effektivitet og øke merkekjennskap . Til tross for den åpenbare verdien av å ha en tilpasset app, stopper mange små og mellomstore bedrifter kort når de konfronteres med det store utvalget av alternativer for utvikling.
Leter du etter en bedre måte å håndtere og øke din småbedrift på? CRM-programvare (Customer Relationship Management) kan gjøre hele forskjellen. Enten du er ute etter en robust CRM-programvareløsning, en enkel konstruert for svært små bedrifter eller en gratis versjon som passer ditt budsjett, er det et CRM-programvarevalg for deg.
Populære Innlegg