Riktig kommunikasjon på arbeidsplassen i alderen av chat og tekst

Kommunikasjonsverktøy har skapt sprang i de siste 20 årene. Vi har flyttet fra telefonsamtaler og fakser til e-post og tekst. Med disse endringene kom et nytt språk og nye regler for profesjonell kommunikasjons etikette. Eksperter anbefaler at du forlater humor ut av e-postmeldinger for å unngå feilfortolkning, og argumenter fulgte med bruken av salutasjoner og signaturer i svar og fremover, for ikke å nevne kampen om personlige anførselstegn i signaturblokker.

Blits frem til i dag. Nå er mange produktivitetsverktøy inkludert direktemeldinger i deres lagrom og har tatt den utfordringen et skritt videre med innføring av uttrykksikoner i sine systemer. Mens mange av oss bruker smiley-ansikter, triste ansikter og "LOL" i vår uformelle kommunikasjon med venner og familie, bør de brukes i profesjonell korrespondanse?

"Disse typer kommunikasjonsverktøy gir fleksibilitet," sa Dennis Collins, senior direktør for markedsføring på West Unified Communications. "Mange ganger får kommunikasjonsverktøyene skylden, ikke brukeren, for upassende bruk. I stedet bør ledere fokusere på resultatene av økt og umiddelbar kommunikasjon, og ikke måten å komme seg dit."

Fordelene og ulemperne med digital kommunikasjon verktøy

Det er mange positive til å bruke Slack, Teamwork Chat og det brede utvalget av lignende kommunikasjonsverktøy. Sharon Schweitzer, en internasjonal forretningsetikksekspert, forfatter og grunnlegger av tilgang til kultur, sier samarbeidsverktøy gir lag med en bestemt plattform for å diskutere og utvikle prosjekter, slik at alle kan dele og konsolidere sine ideer.

"Den åpne utveksling mellom medarbeidere tillater dem å overføre og motta informasjon så raskt [som mulig], forsterkningsproduktivitet og kryssholdskommunikasjon, "sa hun. "For et prosjekt som inneholder flere lag eller personer som jobber eksternt, hjelper disse appene til å koble til medarbeidere, gi fremdriftsoppdateringer og lette samarbeid. Appene gir også en utpekt plattform for arbeidsplasskommunikasjon uten forstyrrelser av Facebook Messenger eller Google-chat, noe som gjør det mulig for et større kontor effektivitet. "

Å veilede at åpen utveksling kan være en utfordring. Mens Collins oppfordrer småbedriftseiere og ledere til å omfavne teknologien og gå med strømmen, oppfordrer han også å sette parametere.

"Sett forventninger," sa han, "og gir veiledninger for deres bruk. forskjell. Du kan snakke en måte i en e-post og uttrykke samme følelse i en chatmelding, bare annerledes på grunn av den mer uformelle naturen. "

Dette inkluderer bruk av uttrykksikoner. Collins har flere grunner til at det er bra å bruke uttrykksikoner i chatter, først og fremst når det gjelder kontekst.

"Innhold som ikke er relevant er bare støy," sa han. "Vi blir oversvømmet med innhold, men når innholdet har sammenheng, er det lettere å forstå. Emoticons gir den sammenhengen, gjør endimensjonale meldinger mer robuste og viser bøyning." Det gir det som personen sier en visuell kommunikasjon føler, legger til et ekstra lag for å fortelle om ordene som skrives er ment som en vits, for eksempel seriøs eller sarkastisk.

Øyeblikkelig kommunikasjon har også andre fordeler. Det bryter ned hierarkiske grenser. I stedet for en e-post til en sjef, så en annen til sjefen sin, den ene til den store sjefen og ned igjen, nå kan et spørsmål bli spurt i sanntid. Fordi folk ikke har den oppmerksomhetsspenningen de pleide, gir kortere meldinger med større frekvens bedre og mer umiddelbare svar, og holder et prosjekt fremover i stedet for å vente på et spørsmål og svar som reiser oppover stigen og ned igjen.

Det kan også være en ulempe for bruk av uttrykksikoner, innenfor eller utenfor organisasjonen din. Ifølge en ny studie fra Amsterdam Universitet, inkludert smiley ansikter i din epost korrespondanse fører leserne til å se deg som mindre kompetent. Hvis det er en bekymring, har Schweitzer noen råd: For profesjonell utveksling, legg ut emojiene, LOL og memes.

"Husk at din online arbeidsplattform først og fremst er en profesjonell sfære designet for å lette effektiv og effektiv dialog," anbefalte hun. "Spamming kolleger med GIF er en sikker måte å forårsake problemer og irritere lagkameratene dine. Hold meldingene dine korte og søte."

Hun støtter også å bruke profesjonelle kommunikasjonsplattformer internt. "Eksternt verktøy risikerer å eksponere privat, konfidensiell, varemerket, finansiell eller annen sensitiv informasjon til publikum eller konkurrenter. Åpne kanalen til de interne gruppene som samarbeider sammen, og vær sikker på å lukke samtalen til alle som ikke er involvert i prosjekt. "

Et annet negativt er bruken av plattformene for personlig virksomhet. Det bør ikke brukes til å sende meldinger til medarbeidere om ikke-forretningsmessige emner som helgerplaner eller personlige problemer.

Råd for ledere og ansatte

Innenfor en organisasjon, men bruk av vanlige emojis, memes og GIFs kan fremme kjennskap og fremme den samarbeidsmessige følelsen. Nøkkelen er å gi og håndheve retningslinjene for passende typer kommunikasjon over kommunikasjonsverktøyet og -kanalen på arbeidsplassen.

"Bruk det som en ledermulighet," sa Collins, "ikke en sjefshandling. Sett deg ned med teamet og forklar protokoll for innvendig og utvendig kommunikasjon og arbeid på protokollene sammen. Forklar hva som er OK og hva som ikke er. Når du er bestemt, overvåker og engasjere - utfør det du forkynner. "

" Ledelsen kan koordinere med HR for å utarbeide skriftlige retningslinjer for bruk av plattformen, "la Schweitzer. "HR-ledere kan trene og debriefe ansatte på plattformens funksjon, verktøy og retningslinjer slik at bruken er fortsatt profesjonell. Retningslinjer forhindrer personlig og uautorisert bruk (for eksempel kontorsladder). Oppgi ansatte for å avstå fra å sende personlige eller sensitive meldinger, være klare at det, som med alle nettbaserte meldingssystemer, er meldinger ikke private. "

For å forhindre at teamet ditt distraheres ved varsler, opprett en overstyring av ledelsen eller politikk som krever at de justerer innstillingene slik at de kun mottar varsler som gjelder dem og deres arbeidsgruppe. Dette reduserer bortkastet tid og øker produktiviteten.

Endelig understreker at en meldingsplattform ikke er en erstatning for personlige møter, telefonsamtaler eller videokonferanser, som alle er mer personable og effektiv kommunikasjon. Selv om elektroniske apper er praktiske, bør de aldri legge til rette for mellommenneskelige interaksjoner i sanntid. Det er greit å sende øyeblikkelig beskjed for å se om noen er tilgjengelige for å snakke, men diskusjoner av substans bør fortsatt foregå i person. Ingen elektronisk smiley ansikt eller "LOL" kan erstatte et sant smil eller et lag, ler, diskuterer og jobber sammen.

Jobbjegere Favorere på nett Søk etter nettverk

Det gamle ordtaket "Det er ikke det du vet, men hvem du vet," ringer fortsatt sant, men nettbaserte ressurser blir stadig viktigere for jobbsøkingen, og det finner nye undersøkelser. Nesten 80 prosent av amerikanske jobbsøkere bruker nettbaserte ressurser når de søker etter arbeid - nesten samme prosentandel som de som setter seg til profesjonelle og personlige forbindelser for leder, ifølge studien, utført av Pew Research Center.

(Karriere)

Dads sliter med å finne arbeidslivsbalanse

Det ser ut til at arbeidet ser ut til å bli tullet på forholdet mellom far og deres familier, finner en ny studie. KarriereBuilders årlige farsdagsundersøkelse fant at 22 prosent av fedre sier at deres arbeid har negativt påvirket forholdet til barna sine, mens 26 prosent mener at jobben deres har skadet forhold til betydelige andre.

(Karriere)