Fordelene ved papirløs lønnsomhet

Ikke lenger lønnsom lønn krever at du skriver ut og vedlikeholder fjell av papirarbeid. Dagens nettbaserte lønnsystemer hjelper småbedrifter til å gjøre prosessen helt papirløs.

I stedet for å måtte skrive ut lønningsrapporter, betale ansatte med papirtjekker, og registrere tid og oppmøte via et tidsskrift, kan du betale for alle lønnsprogrammer på nettet. Disse oppgavene er elektroniske.

"Papirløs lønn er et begrep som beskriver hvordan en hel lønn kan behandles uten å generere papir, sier Eric Wade, en papirløs lønnsekspert for lønnssystemleverandøren Paychex, til Mobby Business.

Det er flere komponenter i en papirløs lønn, inkludert registrering av arbeidstakernes tid elektronisk, ansatte blir betalt via elektroniske betalingsmåter (i motsetning til en omsettelig papirtjekke), leverer lønnsstubber til ansatte elektronisk, lønnsrapporter blir generert elektronisk og leverer W-2 til ansatte elektronisk, "sa han.

redaktørens notat: ser du etter informasjon om lønnsystemer? Fyll inn spørreskjemaet nedenfor, og du vil bli kontaktet av lønnsselskaper som er klar til å diskutere dine lønnsbehov.

Mens du har alle disse oppgavene fullført online, kan det gjøre noen småbedriftseiere nervøse, det er en rekke fordeler med å kjøre en papirløs lønn. Spesielt er det en ekstremt grønn praksis, sier Wade.

"Bytte til papirløs lønn er miljøvennlig, noe som krever færre papir- og trykkressurser," sa han.

Fordelene er imidlertid langt fra begrensede til miljømessige fordeler. Det er også enorme kostnadsbesparelser. Wade sa at forskningen fra Electronics Payments Association og American Payroll Association (APA) fant at bedrifter sparer mellom $ 2,87 og $ 3,15 per lønn drevet av å betale ansatte elektronisk, for eksempel via direkte innskudd, i stedet for via papirkontroll. Bedrifter sparer ytterligere $ 1,20 ved å tilby betalestubber på nettet, funnet forskningen.

"APA indikerer også at hvis en sjekk er tapt og må byttes ut, kan det bli en ekstra kostnadsbesparelse på $ 8 til $ 10 per erstatningskontroll , Sier Wade.

Papirløse lønnsystemer bidrar også til at småbedriftseiere betaler og arkiverer skatter i tide, sier Tomer London, medstifter og sjefsproduktofficer for lønnssystemleverandøren Gusto. Papirløse lønnsprogrammer registrerer alle lokale, statlige og føderale skatter automatisk, slik at bedriftseiere ikke lenger må huske å sende inn skjemaer eller foreta betalinger, sa London.

"Løpende lønn manuelt er en tidkrevende, komplisert og feiltakelig prosess, "sa London. "Som et resultat blir en tredjedel av småbedriftseiere bøtelagt hvert år for å arkivere eller betale sine lønnsskatter feil."

Wade pekte på flere andre fordeler med papirløs lønn:

• Det sparer tid - Arbeidsgivere lagre tiden de ville ha brukt til å forberede sjekker, levere sjekker til ansatte, løse tapt og uleverte sjekker, fikse innkjøpsproblemer og behandle svindelproblemer. Bedrifter sparer også tiden de ville ha brukt til å svare på ansattes spørsmål som de ansatte kunne løse ved å se informasjonen deres online.
• Pålitelighet - Arbeidsgivere er i stand til å betale ansatte i tide uansett helligdager eller uventede hendelser, for eksempel dårlig vær eller naturkatastrofer. Medarbeiderne vet at de vil bli betalt i tide og ikke trenger å komme inn i arbeid for å hente sine sjekker eller vente på at kontrollene skal leveres.
• Tilgjengelighet - Arbeidsgivere har lett tilgang til lønnsopplysningene sine online eller via en mobil enhet. Medarbeidere har også praktisk tilgang til lønnsopplysningene deres, som ofte inneholder personlig informasjon, direkte innbetalingsinformasjon, paystubs og W-2s.

London sa papirbasert lønn også iboende manuell og compartmentalized mens papirløse systemer tillater mange integrasjoner med populære regnskapsprogramvare, som QuickBooks og Xero.

"Folk trenger ikke lenger manuelt å registrere lønnsposter," sa London.

Før du går helt papirløs, bør bedrifter imidlertid først sørge for at deres stater tillater det. Wade sa at enkelte stater krever at arbeidsgivere tilbyr papirtjekker som betalingsalternativ, mens andre stater pålegger at ansatte kan velge bort fra online paystub levering.

I tillegg krever Internal Revenue Service at alle ansatte samtykker i å motta deres W -2 skjemaer på nettet. Ansatte som ikke samtykker, må motta en papirkopi.

Hvis du er interessert i å lære mer om hva du skal se etter i et lønnssystem, sjekk ut vår lønnssystemkjøpsguide. Hvis du vet hva du vil, vil vi oppfordre deg til å lese om hva vi anbefaler som de beste lønnsystemene for en rekke forretningstyper.

Redaksjonens notat: Ser du etter informasjon om lønnsystem? Fyll inn spørreskjemaet nedenfor, og du vil bli kontaktet av lønnsselskaper som er klar til å diskutere dine lønnsbehov.

Best Total Skatt Programvare for Small Business: Intuit TurboTax

Vi anbefaler Intuit TurboTax som den beste generelle skatteprogramvaren for små bedrifter. Vi valgte TurboTax fra dusinvis av online skatteprogramvare alternativer. For å forstå hvordan vi valgte TurboTax, kan du finne vår metodikk og en liste over programvareleverandører på vår beste side. Hvorfor TurboTax?

(Solutions)

Shopify gjennomgang: Best e-handelsplattform for små bedrifter

Vi anbefaler Shopify som den beste generelle e-handelsprogramvaren for små bedrifter. Vi valgte Shopify fra dusinvis av e-handelsprogramvareløsninger fordi den har alt du trenger for å starte, Kjør og administrer en vellykket e-handelsvirksomhet. Hvorfor Shopify? Shopify er fullpakket med tonnevis av funksjoner som hjelper deg med å starte og administrere nettbutikken din.

(Solutions)