E-post Etiquette: Dos and Don'ts of Professional Emails
Å svare på e-post er en nødvendighet i næringslivet, men å ta seg tid til å skrive ut et gjennomtenkt, høflig svar på hverandre kan spise en god del av dagen din. Google har lagt til en smart svar-funksjon i Inbox by Gmail og Google Allo som gjør det mulig for e-postbrukere å velge raske, automatisk genererte svar som er foreslått for dem basert på e-postteksten.
Mens det er tid og et sted for dette, Uformelle svar på profesjonelle e-postmeldinger kan gjøre mer skade enn godt, ifølge Sharon Schweitzer, grunnlegger av protokoll og etikett over hele verden. Automatiserte svar kan redusere forbindelsene mellom avsendere og mottakere, og å skape mer generiske snarere enn tilpassede e-postmeldinger kan føre til feilkommunikasjon.
Jodi RR Smith, eier av etikettkonsulentvirksomhet Mannersmith, og Schweitzer delte sitt råd for å holde e-postene skikkelig og profesjonelt, inkludert
Dos
Gjør: Bruk riktig hilsen
Å åpne en epost med "hei" eller "hei" kan være OK for kollegaer. du er vennlig med, men for nye kontakter, rådde Schweitzer med å starte e-posten din med en skikkelig respektfull hilsen, for eksempel «god morgen», «god ettermiddag», «god kveld» eller «hei». dag "eller" hilsener "er andre fraser som ofte brukes på den internasjonale arenaen," la hun til.
Gjør: Proofread
Før du sender, må du passe på å nøye korrekturlese og redigere e-posten din. Du bør se etter feilstavinger, homonymer, grammatikk og tegnsetting feil, sa Smith. Uforsiktig e-post feil vil bare få deg til å se dårlig ut til mottakerne dine.
"Disse feilene ser uprofesjonelle og reduserer sannsynligheten for at e-posten blir tatt seriøst," la Schweitzer. "Email programvare leveres med mange profesjonelle verktøy som stavekontroll. Bruk dem."
Gjør: Hold deg konsistent
Det er alltid best å holde e-postene dine korte og søte. E-post er ikke ment å være like kort som tekstmeldinger, sa Smith, men de er ment å være en form for rask kommunikasjon. Hvis e-postadressen din er for ordentlig, kan du prøve å redigere den for å gjøre det mer konsistent.
"Mottakere vil bare lese første linje eller to før de bestemmer seg for å beholde eller slette [en epost]," sa Smith. "Vær sikker på at du sier hva du trenger å si tilstrekkelig."
Gjør: Hold deg rolig
Send aldri e-post mens du er sint eller ellers emosjonell, sa Smith. I stedet prøver å roe seg ned og snakke med personen du trenger for å møte ansikt til ansikt eller over telefonen hvis det ikke er mulig å møte i person. Hvis du gjør det, kan du unngå unødvendige forandringer, sa Smith.
The Don'ts
Ikke bruk buzzwords
Akronymer og buzzwords kan forvirre mottakere og få deg til å se uprofesjonell, sa Smith. Hold deg til å skrive ut fulle ord og bruk lekmanns vilkår for å få poenget ditt over, selv om unntak kan gjøres avhengig av hvem du e-posterer. For eksempel kan akronymer være akseptable i sporadisk intern e-post, men enhver e-post du sender - spesielt til klienter - skal skrives på språk som er lett å forstå, sier Smith.
Ikke: Sett noen ned
Emails kan deles raskt og enkelt, og det er konsekvenser for å forringe andre i varig, digital kommunikasjon. Unngå pinlig selv - eller verre, å miste jobben din - ved å sørge for at du ikke gjør noen kollegaer eller samarbeidspartnere dårlig.
"Du vil aldri si noe dårlig om noen i en epost," sa Smith. "Det er rett og slett for enkelt for det å bli videresendt og få det til å bli lest av noen som det ikke var ment for."
Ikke: Punktlig dårlig
Når du skriver en profesjonell e-post, behold utropstegnene til et minimum. Et utropstegn er for mange, sa Smith. Hold din tegnsetting profesjonell, og med mindre du er vennlig med den tiltenkte mottakeren, sa Smith at du bør unngå å bruke uttrykksikoner i e-post, også.
"De små blinkende ikonene er for tekstmeldinger," sa Schweitzer. "De er upassende og uprofesjonelle i en e-postadresse. Emoticons kan overføre e-post til et spamfilter eller søppelpostkasse."
Ikke: Glem samtalen nærmere
Slutt e-posten din med en lukking som "best" "hilsen", "hilsen", "takk" eller en annen passende frase.
"Ved å la mottakeren vite at et svar ikke er nødvendig, fortsetter e-post-syklusen ikke for alltid," sa Schweitzer .
Andre nærmere alternativer inkluderer "ikke nødvendig svar", "takk igjen", "se deg på møtet" og "vennligst gi meg beskjed om jeg kan ha ytterligere hjelp."
Hvordan CC og BCC riktig
Kullkopi (CC) og blind carbon copy (BCC) verktøy er vanskelig. Noen ganger er de nyttige, men hvis de brukes feil, kan de være problematiske.
Når du bruker CC-funksjonen, sa Smith å huske på at mindre er mer. Du må også tenke på hva det er som du sender og hvor viktig det er for andre.
"Tror virkelig på hvem som trenger å være i løkken på denne kommunikasjonen," sa Smith. «Trenger de denne informasjonen, eller er det noe de kan legge til i samtalen?»
Schweitzer la til at noen ganger er folk så stolte av sitt arbeidsprodukt at de legger til et dusin mottakere i CC-linjen og deretter legger seg i rampelyset av etterglød når alle kommenterer hvor mye eller hvor godt de gjør. Dette kan tolkes som glatt skryt, et rop for oppmerksomhet eller selvsentrering, så hold CC-ene til bare de som trenger å vite.
Med BCC-funksjonen kan du legge til noen i en e-samtale uten at andre vet det, så det kan være litt vanskeligere å bestemme når eller om det er riktig å bruke det. Smith sa at det er tider når BCC-ing andre er en god ide.
Hvis du planlegger noe, men ikke alle i samtalen kjenner hverandre, bruker BCC alle e-postadressene privat til de er klare til å dele dem med gruppen.
- Hvis du har blitt bedt om å fullføre en oppgave, kan du ved at du inkluderer henvendelsen via BCC, at personen vet at oppgaven er i gang.
- Hvis du svarer til en klient som ikke er fornøyd , BCC-ing sjefen din vil sørge for at han eller hun ikke vil bli overrasket, bør kunden ringe.
- Smith sa det er best å forlate de som ikke faller inn i kategorien "trenger å vite" av en email og redusere rot i deres innboks. Og hvis du ikke er sikker, sa Smith at den beste tilnærmingen til å ta er å spørre personen du vil CC eller BCC hvis de ønsker å bli med.
For flere forretningsmetikettips, besøk denne Mobby Business Guide .
Noen kildeintervjuer ble utført for en tidligere versjon av denne artikkelen.
5 Måter å holde medarbeiderne engasjert i løpet av ferien
Feriesesongen er glad, stressende og spennende for de fleste, spesielt som nedtelling av ansatte til Thanksgiving, Christmas eller Hanukkah. "Jeg elsker ferieånden og positiviteten det bringer både til liv og arbeid. Det gir energi og energi gir kreativitet og motivasjon, sier Andrew Filev, administrerende direktør i Wrike, en prosjektledelse.
Spilder tid på jobb? 6 måter å være mer produktive
Hvis du vil bli som mye arbeid gjort som mulig hver dag, vil du best bli servert ved å holde smarttelefonen tucked away når du kommer til kontoret. Personlig bruk av teknologi er en av de ledende syndere bak unproductive aktivitet på jobben, ifølge en ny studie fra CareerBuilder. Nesten 25 prosent av arbeidstakere sier at de på en vanlig arbeidsdag vil tilbringe minst en time på personlige samtaler, e-post eller tekster, mens 21 prosent anslår at de bruker minst en time i sin tid på kontoret søker på Internett for ikke-arbeidsrelatert informasjon.
Populære Innlegg