FileHold Express Review: Best Document Management System for små bedrifter
Vår 2018-analyse og analyse av dokumentstyringssystemer fører oss til å anbefale FileHold Express som det beste dokumentstyringssystemet for små bedrifter. Vi valgte FileHold fra dusinvis av dokument styringssystemer vi vurderte. For vår fulle metodikk og en mer omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, besøk vår beste plukker-rundup-siden.
Hvorfor FileHold?
FileHold har et intuitivt grensesnitt som er bra for små bedrifter å få tak i. Den bruker den samme arkiveringsstrukturen som Windows Utforsker, noe som gjør det enkelt å lære og introdusere nye ansatte.
Enkel å bruke
Det som gjør FileHold så attraktivt for små bedrifter, er at det har samme utseende som programmer de er vant til. Arkiveringsstrukturen inneholder samme kabinett, skuff, mappe og undermappe tilnærming som Windows Explorer bruker. Når det er installert, bør ansatte raskt kunne komme opp til fart.
Vi var imponert over systemets rene grensesnitt. I motsetning til andre systemer som er rotete med ikoner og bilder, ser alt du ser når du logger på, at dokumentbiblioteket går ned til venstre på siden og en søkefelt øverst. Du arkiverer, søker og gjennomgår dokumenter alle fra samme side. Mange av de andre systemene vi undersøkte tvinger deg til å veksle frem og tilbake mellom sider.
Redaktørens notat: Leter du etter et dokumentstyringssystem for din bedrift? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruker du spørreskjemaet nedenfor for å få søstersiden vår. BuyerZone gir deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:
Systemets MyFileHold-mapper er svært nyttige . Disse er separate mapper på toppen av det generelle biblioteket med skap og skuffer for de mest brukte dokumentene, dine sjekket ut filer, eventuelle varsler eller påminnelser du har, filene du nylig har åpnet, og dokumentene du nylig har lagt til systemet. Dette gir et øyeblikksbilde av dokumentene du arbeider for, og elementene som trenger umiddelbar oppmerksomhet.
FileHold gir en god mengde tilpasning. Ansatte kan skreddersy deler av systemet til deres personlige preferanser. Du kan tilpasse raske koblinger til en rekke oppgaver, for eksempel å legge til filer, koble dokumenter sammen og sjekke ut filer. Du velger de spesifikke metadataattributtene - for eksempel dokumenttype, versjon, antall koblede filer og forfatter - som vises ved siden av filens navn.
Du kan arkivere dokumenter i systemet på flere måter. Du kan dra og slippe filer allerede på datamaskinen eller nettverket, samt skanne dokumenter direkte inn i systemet. Med Microsoft Office-integrasjon kan du legge til dokumenter du arbeider med i Word, Excel, Outlook eller PowerPoint med et enkelt klikk.
En gang i systemet, et dokument i en innboks. Her definerer du metadataegenskapene og velger hvor du vil at den skal arkiveres. FileHold tilbyr en rekke attributter som kan knyttes til hver fil, så du kan velge forskjellige egenskaper for ulike typer dokumenter. For eksempel kan attributter for fakturaer inneholde klienten fakturaen er for, og datoen den skal betales, mens en brosjyre kan ha egenskaper som hvem som opprettet den og når den ble lagt til systemet.
FileHold tilbyr flere enkle måter for raskt å finne dokumentene du leter etter. Det enkleste alternativet er å skrive inn ord eller setninger du leter etter i et dokument i hoved søkefeltet, som ligner på Google-søkefeltet. Dette søker i hele biblioteket med filer. I stedet for bare å få tilbake dokumenter med den nøyaktige ordlyden du søkte etter, returnerer dette alternativet resultater som inneholder synonymer, stemmede ord og ord som er nært knyttet til de opprinnelige søkeordene dine. Når resultatene returneres, kan du klikke på en fil, og en forhåndsvisningsboks fremhever ordene du søkte etter, slik at du raskt kan se om det er dokumentet du trenger. Du kan også utføre avanserte søk som lar deg lete etter filer basert på metadataegenskaper.
Funksjoner
Vi var spesielt imponert over de mange samarbeidsverktøyene, som inkluderer en innsjekkings- og betalingsfunksjon som blokkerer mer enn en person fra å jobbe på samme dokument samtidig. Du kan også stille inn varsler som automatisk informerer medarbeidere når dokumenter blir sjekket inn og ut eller når endringer gjøres i filer.
Programvaren holder en revisjonslogg av alle som får tilgang til hver fil, og når de gjør det, og arbeidstakere kan se tidligere versjoner av dokumenter etter at endringer er gjort.
Heldigvis for bedrifter med eksternt ansatte, er systemet tilgjengelig overalt, via en hvilken som helst Internett-tilkoblet datamaskin eller mobilenhet. Når du er logget på eksternt, lar programvaren deg søke, hente og jobbe på ethvert dokument som er lagret i systemet. Ikke alle de selvbehandlede systemene vi undersøkte tilbyr denne omfanget av ekstern tilgang.
For å sikre at ansatte bare ser filene og dokumentene de skal, tilbyr FileHold et utvalg av 11 sikkerhetsroller, alt fra skrivebeskyttet til system administrasjon. Du kan også angi bestemte tilgangstillatelser for hele skap og mapper, samt for individuelle filer.
Andre standardfunksjoner inkluderer en kalender som holder oversikt over ukompliserte oppgaver, muligheten til nesten å koble filer i systemet og skanneprogramvaren som
Du kan kjøpe valgfrie funksjoner for en ekstra kostnad, inkludert arbeidsflytegenskaper, muligheten til å lage gjestekontoer for skrivebeskyttede brukere og elektronisk signaturfunksjonalitet.
Kostnad
Siden FileHold er et selvstendig system, er de fleste av kostnadene bare engangsavgifter. Prisen er oppdelt i flere deler, med kostnader for programvaren, brukerlisenser og installasjon, implementering og opplæring.
Systemet er tilgjengelig i to prisplaner: FileHold Express og FileHold Enterprise. Express-planen er designet for bedrifter med 20 eller færre ansatte, mens Enterprise-planen plasserer større bedrifter. Begge planene har samme brukeropplevelse, funksjoner og verktøy. Forskjellen er i prisstrukturen.
Dette er engangskostnadene for FileHold Express:
- Serverprogramvare: $ 3,750 (inkluderer fem brukere og seks måneders støtte)
- Ekstra lisenser: 200 dollar hver, opptil 20 brukere (inkluderer web- og desktop-dokumentvisere)
Den eneste gjentatte kostnaden er for kontinuerlig støtte. Du har mulighet til å betale et årlig gebyr som gir deg oppgraderinger til programvaren og pågående teknisk støtte. Denne prisen er 20 prosent av ditt opprinnelige gebyr. For små bedrifter som trenger en omfattende dokumenthåndteringsplattform med alle viktige funksjoner, er Express-planen en god verdi på grunn av engangsprisen.
Hvis den opprinnelige kostnaden er for mye for flere bedrifter, tilbyr FileHold både rentefri finansiering og utleie alternativer. De fleste av de andre systemene vi analyserte tilbyr ikke disse betalingsplanene.
Kundeservice
Totalt var vi veldig fornøyd med kundeservicen vi mottok fra FileHold. Den foretrukne måten å nå støtte på er via e-post. FileHold reagerte på vår e-postforespørsel innen 10 minutter. Representanten besvart alle våre spørsmål i detalj, med lenker til nettstedet med tilleggsinformasjon.
Når systemet er oppe, kan du kontakte FileHolds kundesupportsteam via e-post eller online hjelpebillett. (Telefonservice er ikke et alternativ.) Det er også omfattende ressurser på selskapets nettside, inkludert en rekke brukerhåndbøker. I tillegg inneholder programvaren innebygd tilgang til hjelpeguider.
Begrensninger
Den største potensielle ulempen til FileHold er at den primært er et selvstendig system, så du må eie din egen server og trenger en IT ekspert på hånden som er kunnskapsrik i å opprettholde servere, noe som kan medføre tilleggskostnader. Et Cloud-alternativ er tilgjengelig, men det er ikke hostet av FileHold, så du må ordne en tredjeparts skytservice for å være vert for den og betale kostnadene ved å bruke den.
En annen mulig mangel er at kundestøtte kun er tilgjengelig via e-post og på nettet. Selv om vi mottok et ekstremt raskt svar når vi sendte e-post, kan noen virksomheter slås av ved ikke å bare ringe noen til hjelp.
Det er også viktig å merke seg at dette systemet ikke er kompatibelt med Mac-maskiner. Hvis kontoret din er Mac-basert, vil vi oppfordre deg til å vurdere vår beste dokumenthåndteringsprogramvare for mobil, da den gir full tilgang fra en hvilken som helst nettaktivert enhet.
Klar til å velge et dokumenthåndteringssystem? Her er en sammenfatning av vår komplette dekning:
- Dokumenthåndteringssystemer: En Kjøperhåndbok
- Best Dokumentstyringsprogramvare og -systemer 2018
- Beste dokumentstyringsprogramvare Total
- Best Low Cost Document Management
- Best Mobile Dokumentbehandling
En veiledning for å velge riktig småbedriftslån
Hvis du trenger et bedriftslån i 2018, kan det være en forvirrende prosess å finne riktig utlåner og type lån. Å peke deg i riktig retning må du først svare på noen få kritiske spørsmål: Hvor mye penger trenger du? Hva trenger du pengene til? Hvor raskt trenger du pengene? Hvor lenge vil det ta deg å betale det tilbake?
Velge en webvertjeneste: En kjøpsguide
Plukke en web hosting service er en vanskelig beslutning for bedriftseiere. Det er hundrevis av selskaper å velge mellom som tilbyr flere tjenester og planer. Fra delte web hosting til dedikerte servere, hvordan vet du hvilken tjeneste du skal velge? I denne veiledningen raser vi web- og cloud-hostingtjenestene som vi tror er de beste for bedrifter i 2018, og hvorfor vi valgte dem.
Populære Innlegg