Tenk før du skriver: 7 måter å gjøre e-postene dine mer profesjonelle
Til tross for de mange digitale kanalene folk bruker til å koble på arbeidsplassen i dag, er e-post et av de mest brukte profesjonelle kommunikasjonsverktøyene. Enten du samhandler med å ansette ledere, nåværende arbeidsgivere eller kolleger, vil du være så polert som mulig i dine meldinger.
Business News Daglig spurte forretnings-og karriereeksperter for deres råd. Sett din beste virtuelle fot frem hver gang du klikker Send med disse tipsene:
Husk at noen kan lese den når den er sendt.
Som alle skriftlige meldinger på en online plattform er ordene dine ikke private. Hvis du ikke er i orden med alle som ser e-posten din, bør du ikke sende den. Du kan ikke ta tilbake meldingen din når den er levert, så vær forsiktig med hva du skriver.
"Før du trykker på Send, spør alltid deg selv:" Ville jeg være stolt av denne e-posten hvis den var på forsiden av avisen ?' Fordi det som er skriftlig, kan det enkelt deles med andre, sier Jennifer Brown, grunnlegger og administrerende direktør for PeopleTactics.
Få mest mulig ut av signaturen.
Signaturer gjør at mottakerne dine får en følelse av hvem du er på profesjonelt nivå. Sørg for at du inkluderer din tittel, firmanavn, tilleggsinformasjon, sosiale medier og nettsteder, sier Lisa Chase Patterson, president for The Book Bank Foundation.
I tillegg, hvis du bruker epost fra skrivebordet og telefonen, er det viktig at Du matcher din signatur på begge enhetene, sa Zach Feldman, sjef akademiker og medstifter av New York Code + Design Academy. Det er uprofesjonelt å signere meldinger med grunnleggende signaturer som "Sendt fra min iPhone." [Gå utover iPhone Mail-appen med disse e-postprogrammene for iOS .}
Lag maler for ofte brukte svar.
Hvis du mottar vanlige spørsmål, er det smart å bruke maler for å sikre at du gir tilsvarende tilbakemelding med hvert svar. Dette sparer deg tid fra å artikulere unike, passende meldinger, sier Lori Bruhns, eier og president for Lori Bruhns LLC.
"Etter min erfaring kan de fleste fagpersoners e-postrespons bli forhåndskrevne og tweaked noensinne så lite for å gjøre det personlig og signifikant til den spesifikke e-posten som ble besvart, "sa hun. "Jeg foreslår at du tenker på de tre tre e-postene som mottas mest, og skriver et svar på hver enkelt."
Hold det enkelt og organisert.
Måten du formaterer e-postene på, er like viktig som ordene du velger. For å presentere e-postene dine effektivt, bruk punktposter for viktige elementer, sier Cynthia Bazin, president for SmartChic. Dette gjør det mulig for mottakere å skanne e-posten din og bestemme den overordnede hensikten som de fleste fagfolk vil sette pris på, la hun til.
Todd Horton, grunnlegger og administrerende direktør i KangoGift, anbefaler å holde e-postene enkle. Ikke spørre for mange spørsmål og forvent et raskt svar, sa han. I stedet begrense deg til bare ett hovedspørsmål eller poeng per e-post.
"Dette gjør to ting: Det hjelper med å gjøre meldingen enklere å fordøye og gjør det mer håndterlig for mottakeren å behandle," tilføyde Horton.
Alltid korrekturlesing.
Feil, skrivefeil og stilistiske feil kan få deg til å virke uprofesjonelt eller inkompetent. Prooflesing er avgjørende for å øve før du sender en e-post.
"Skrive tankene dine ned og ikke korrekturlese dem før du trykker Send kan ødelegge ethvert håp du hadde på profesjonalitet," sa Ed McMasters, markedsførings- og kommunikasjonsdirektør på Flottman Company.
For å unngå utilsiktet sending av en uferdig e-post, legg til mottakerens adresse etter at du har skrevet og redigert meldingen.
"I hvilken som helst e-post, bedrift eller ikke, liker jeg å sette mottakerens e-postadresse i siste øyeblikk, like før sender, sier Kerri Garbis, president og medstifter av Ovation Communication. "På den måten kan jeg være sikker på å lese og lese på nytt hva jeg har skrevet og gjøre nødvendige endringer uten å bekymre deg for en utilsiktet sending."
Tenk på timingen din.
Når du sender e-post, kan du glemme dem helt og få deg til å virke uansvarlig og upålitelig. Lori Kaye, grunnlegger av Lion Linq, sa at du bør svare på sjefen din, klienten, vennen din eller prospektet samme dag de sender deg e-post.
"Hvis du ikke har et passende svar eller de riktige materialene, bare la dem vet at du har mottatt sin melding, og gi dem [datoen] ... de kan forvente å få den informasjonen de trenger, "la hun til.
Bruk emnelinjen din klokt.
Mange undervurderer e-postens betydning linje. Siden de tjener som forhåndsvisning for resten av e-posten, må emnelinjer være konsise, men grundige nok til å fange leserens oppmerksomhet.
"Folk prioriterer hvilke e-poster de leser først av hvem avsenderen er - du skal les e-post fra sjefen din med en gang - og for det andre av hva emnelinjen sier, sier David Erickson, visepresident for online markedsføring på Karwoski & Courage.
Han sa at du spør deg selv hva som vil gjøre din mottaker interessert i å lese hele meldingen din og å veve det inn i emnelinjen.
Noen kildeintervjuer ble utført for en tidligere versjon av denne artikkelen.
ASUS Transformer Book T300 Chi Review: Er det bra for virksomheten?
Asus sier at den nye Transformer Book T300 Chi er bra for både arbeid og spill, men mangelen på tilkoblingsmuligheter kan slå virksomheten til. På den lyse siden er Chi en slående 2-i-1-bærbar datamaskin med en superlim design, en nydelig 12,5-tommers skjerm, en avtagbar tastaturdokk og en clamshell-design som gjør det mer praktisk overalt enn Surface Pro 3.
Nekotisme Negativer: Fallgruvene til å ansette familiemedlemmer
BusinessNewsDailys Chris Prickett sier ansette familie til jobb i din småbedrift har sine fordeler og ulemper. Billig arbeidskraft, ubetinget lojalitet og innebygd kjennskap er noen. Bare vær sikker på at du har en reserveplan på plass. Hvis du synes det er vanskelig å kvitte deg med en misfornøyd medarbeider, tenk deg å sitte over bordet fra ham på Thanksgiving-middag.
Populære Innlegg